Allzu oft führt der Planungsprozess immer noch zu politischen Spielchen, wie z. B. Sandbagging. Planungsprozesse stehen und fallen mit dem Verhalten der Menschen. Wie können Sie die kollektive Weisheit Ihrer Organisation auf intelligente Weise freisetzen? Mit den 5 Key Performance Questions erhalten Sie einen effektiven Dialog. Und damit Pläne und Prognosen, die aufgehen.
5 Fragen, die Sie bei Ihrer Planung unbedingt stellen müssen
Der Planungsprozess führt manchmal zu politischem und dysfunktionalem Verhalten, wie z. B. dem "Backcasting". In diesem Fall gibt die oberste Leitung Ziele vor, zu denen die Prognose führen soll. Es kommt auch vor, dass Mitarbeiter das Management bei Laune halten wollen, unangenehmen Fragen zu Prognosen ausweichen und schlechte Nachrichten zurückhalten. Weitere Beispiele sind das "Sandbagging", bei dem die Ergebniserwartungen heruntergeschraubt werden, um Anerkennung zu erhalten, wenn die Prognose übertroffen wird, und das "Gaming", bei dem die Budgetziele nach unten korrigiert werden, um das Bonussystem zu übertreffen.
Verkehr in beide Richtungen
Wie können Sie diese Verhaltensweisen positiv verändern? Der springende Punkt ist, Fragen zu stellen, die richtigen Fragen. Mit Antworten auf die grundlegenden Fragen nach der aktuellen und zukünftigen Leistung seines Geschäftsbereichs. Der Grundgedanke ist, im Dialog zu einer gemeinsamen Begründung für die Antworten zu gelangen.
Wichtige Fragen zur Leistung
Um diesen Dialog zu erreichen, haben wir die Key Performance Questions, kurz KPQs, entwickelt. Die folgenden 5 KPQs führen zu einem effektiven Dialog über den Planungsprozess und spornen die Menschen zum Handeln an:
1. Rückblick: Wo stehen wir?
- Haben wir unseren Plan bis jetzt erreicht?
- Wie genau ist die Vorhersage bisher?
- Was haben wir getan, um auf den richtigen Weg zu kommen?
2. Wie realistisch ist der Plan, das Budget oder die Prognose?
- Inwiefern unterscheidet sich die aktuelle Prognose von der vorherigen?
- Sind die zugrunde liegenden Annahmen gültig?
- Stimmt die Prognose mit dem vorangegangenen Planjahr überein?
3. Ist der Plan, das Budget oder die Prognose "ausreichend"?
- Werden wir unsere Ziele mit der aktuellen Prognose erreichen?
- Welche zusätzlichen Ressourcen oder Investitionen sind erforderlich?
4. Was wäre wenn?
- Wo liegen die Chancen und Risiken?
- Welche Notfallpläne haben wir für diesen Fall festgelegt?
- Wie sieht es mit der Bandbreite in der Prognose aus?
5. Wie werden wir uns anpassen?
- Wie können wir die Umsetzung des Plans sicherstellen?
- Welche Maßnahmen können wir ergreifen, um auf den richtigen Weg zu kommen?
Die richtige Reihenfolge für den Planungsprozess
Wir erleben oft, dass sich eine Überprüfung sofort auf die3. Frage konzentriert, wodurch der Dialog über den Planprozess ins Stocken gerät. Der Grund dafür, dass die Frage "Ist der Plan realistisch?" der Frage "Ist der Plan ausreichend?" vorausgeht, liegt darin, dass Sie zunächst wissen müssen, ob der Plan und die damit verbundenen Zahlen realistisch sind, bevor Sie überhaupt beurteilen können, ob Sie Ihr Ziel mit demselben Plan erreichen können. Umgekehrt können Sie zwar prognostizieren, dass Sie die Ziele erreichen werden, aber das sagt nichts, wenn die Prognose nicht realistisch ist.
Eine gründliche Antwort
KPQs sind offene Fragen, die Ihnen helfen, sozial erwünschte Antworten zu vermeiden. Außerdem ist unser Gehirn bei offenen Fragen darauf eingestellt, so gründlich wie möglich zu antworten. Bei offenen Fragen fangen wir an, über den Kontext nachzudenken und neu zu ordnen, einzuordnen und zu bewerten. Und ehrlich gesagt ist das der Haupteffekt, wenn man diese Fragen stellt, unabhängig von der gegebenen Antwort.
Diese fünf grundlegenden Fragen bieten also einen leistungsstarken Leistungsdialog, der zu mehr Offenheit statt zu politischem Verhalten wie Teppichklopfen oder Backcasting führt. Dadurch werden der Planungsprozess und die Prognosen genauer und die Entscheidungen besser.
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