Eine agile strategische Personalplanung

Was ist Personalplanung?

Strategische Personalplanung ist ein Prozess, mit dem sichergestellt werden soll, dass das Angebot an Fähigkeiten und Talenten in einer Organisation der Nachfrage des Unternehmens entspricht. Um die Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen, wollen Sie die besten Talente für diese Aufgabe gewinnen, entwickeln und an Ihr Unternehmen binden. Um dies richtig zu tun, brauchen Sie einen Einblick in Ihre derzeitige Belegschaft, Sie wollen wissen, wie hoch Ihr künftiger Bedarf ist, und Sie wollen den Überblick über die zu ergreifenden Maßnahmen mit den entsprechenden finanziellen Konsequenzen behalten.

Die strategische Personalplanung ist kein eigenständiger Prozess in einem Unternehmen; sie ist mit vielen anderen Planungsprozessen und anderen Abteilungen außerhalb der Personalabteilung verbunden. Der Vorstandsvorsitzende (das Unternehmen) möchte die Auswirkungen seiner Belegschaft kennen, um neue Strategien und Initiativen zu entwickeln. Die Personalabteilung möchte in der Lage sein, diesen Bedarf mit ihren Prozessen gut zu decken. Die Finanzabteilung wiederum möchte in der Lage sein, ihre Trends, Ziele und Ergebnisse zu messen, zu analysieren und darüber zu berichten. Alle haben ein Interesse an einem gut funktionierenden Personalplanungsprozess.

Herausforderungen

Die Arbeitskräfte sind einer der wertvollsten Vermögenswerte eines Unternehmens. Nicht nur in Bezug auf die Kosten, sondern vor allem in Bezug auf den Wert, den sie für ein Unternehmen darstellen. Trotzdem ist die Personalplanung immer noch einer der dynamischsten und unberechenbarsten Planungsprozesse in Unternehmen. Dies liegt nicht zuletzt an den vielen Variablen, die ihn beeinflussen, dem Fehlen eines integrierten Ansatzes und dem Mangel an geeigneter Unterstützungstechnologie.

1. Gute Prognosen bleiben schwierig

Viele Unternehmen tun sich schwer mit ihrer Einstellungsplanung. Die korrekte Vorhersage des künftigen Qualifikationsbedarfs war schon immer eine Herausforderung, aber durch die Auswirkungen der Pandemie ist er noch unbeständiger und schwieriger vorherzusagen als zuvor.

2. Reagieren statt antizipieren

Hinzu kommt, dass man sich häufig nicht auf langfristige Personalinitiativen konzentriert und sich hauptsächlich auf kurzfristige Maßnahmen beschränkt. Das Ergebnis ist, dass man nur reagiert, anstatt die Belegschaft proaktiv so zu entwickeln, dass sie den künftigen Anforderungen am besten gerecht wird.

3. Silos, die nicht gut zusammenarbeiten

Eine weitere häufige Herausforderung ist die mangelnde Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen, wenn es um die Personalplanung geht. Die bekannten Silos sind auch im Bereich der Personalplanung durchaus intakt. Dies führt zu einer Diskrepanz zwischen den gegenseitigen Erwartungen, uneinheitlichen Abteilungsplänen und falschen Finanzprognosen.

Sieben Schritte zu einer agilen strategischen Personalplanung

Angesichts der oben genannten Herausforderungen können Sie sich vorstellen, dass eine gut funktionierende strategische Personalplanung die Verbindung zwischen den verschiedenen Interessengruppen aus Wirtschaft, Finanzen und Personalwesen sicherstellt und die gegenseitige Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit verbessert. Welche 7 Schritte können Sie unternehmen, um dies zu erreichen?

1. Bestimmung der kritischen Fähigkeiten

Schauen Sie sich die langfristigen strategischen Ziele Ihres Unternehmens an und verbinden Sie Ihre strategische Personalplanung mit diesen. Das klingt nach einer offenen Tür, und doch sehen wir sehr oft, dass es keine gute Verbindung zwischen der strategischen Personalplanung und der Geschäftsstrategie des Unternehmens gibt. Das liegt oft daran, dass die kritischen Fähigkeiten (was brauchen wir wirklich, um in Zukunft erfolgreich zu sein?) nicht ausreichend berücksichtigt werden.

2. Analyse des derzeitigen Personalbestands

Achten Sie natürlich auf Dinge wie Alter, Art der Verträge und demografische Erwartungen. Darüber hinaus sollten Sie klar zwischen Qualität und Quantität unterscheiden. Wie ist die Leistung der derzeitigen Belegschaft und gibt es Raum für Verbesserungen? Haben Sie ein klares Bild von den High Potentials und bieten Sie ihnen ausreichende Entwicklungsmöglichkeiten? Wissen Sie, warum diese Mitarbeiter so gute Leistungen erbringen, und können Sie dies häufiger anwenden? Daraus kann sich eine Entwicklungsstrategie ergeben. Bei der Quantität geht es, wie Sie vielleicht vermuten, um die Anzahl der benötigten Mitarbeiter, die Fluktuation und interne Verschiebungen.

3. Analysieren Sie die erwartete Lücke bei Ihren zukünftigen Arbeitskräften

Sobald Sie Ihren derzeitigen Personalbestand analysiert haben, können Sie auch einen Blick in die Zukunft werfen. So können Sie beispielsweise feststellen, welche Mitarbeiter aufgrund ihres Alters in den Ruhestand gehen und welches Fachwissen sie mitnehmen werden. Wie planen Sie, dieses Fachwissen zu absorbieren? Werden Sie die derzeitigen Mitarbeiter weiterbilden oder umschulen? Oder werden Sie sich für eine externe Lösung entscheiden? Das Weltwirtschaftsforum geht davon aus, dass bis 2025 50 % der Arbeitnehmer umgeschult werden müssen.

4. Arbeiten Sie immer an verschiedenen Szenarien

Viele Unternehmen machten sich bereits Gedanken über die Auswirkungen neuer technologischer Entwicklungen wie der Robotisierung auf ihre bestehende Belegschaft. Aber wer hat die aktuelle Pandemie und die Beschleunigung der Digitalisierung in seine Szenarien einbezogen? Die Welt hat sich in einem schnelleren Tempo verändert, und dies wird sich auf verschiedene Arbeitsplätze auswirken. Auch die wirtschaftlichen Folgen werden sich auf den Arbeitsmarkt auswirken. Wie schön ist es, wenn man ein solches Szenario bereits einkalkuliert hat und daher weiß, was in Bezug auf Einstellungen, Entlassungen und Umschulungen zu tun ist? Eine gute Antizipation kann größere Entlassungswellen verhindern.

5. Verknüpfen Sie Ihre Einstellungserwartungen mit den Finanzen

Mit der richtigen Technologie sind Sie als Personalabteilung in der Lage, Ihre Einstellungserwartungen tatsächlich mit den Finanzen zu verknüpfen. So können Sie sofort nachweisen, was es kosten wird, die Expansionspläne des Unternehmens zu erfüllen, und was es für den Cashflow bedeutet, wenn er tatsächlich steigt oder sinkt.

6. Verbesserung der Vorhersagegenauigkeit

Heute können Sie mit Hilfe statistischer Prognosen die Personalfluktuation und ihre Auswirkungen auf die künftige Belegschaft und ihre Ziele vorhersagen. So können Sie bereits in einem früheren Stadium geeignete Maßnahmen einleiten.

Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Personalkosten sehr detailliert zu planen und zu kalkulieren, können Sie auch Lohnkosten, variable Vergütungen und andere personenbezogene Kosten viel genauer berechnen. Dadurch wird die Genauigkeit der Prognose erheblich verbessert und Sie können auch direkt die Auswirkungen von Veränderungen in allen möglichen Szenarien berechnen.

7. Umsetzung, Überwachung und Anpassung

Wenn Sie die oben genannten Schritte durchlaufen haben, können Sie endlich mit der Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen beginnen. Dies sollte ein kontinuierlicher Prozess sein, da sich die Situation fast täglich ändert. Sie müssen sich als Organisation ständig anpassen und umstellen. Das können Sie nur, wenn Sie Ihren aktuellen Prozess kontinuierlich analysieren können. Eine solide Analyselösung ist dafür unerlässlich.

Datengestützte Personalplanung

Wenn es um die strategische Personalplanung geht, kommen verschiedene Instrumente zum Einsatz. Neben den bekannten Einzellösungen sehen wir zunehmend Plattformlösungen, die diese Herausforderungen angehen. Das macht es einfacher, die verschiedenen Silos zu verbinden. Einige kommen eher aus dem Bereich des Human Capital Management (HCM), wie zum Beispiel Workday. Andere werden eher als Planungslösungen gesehen, wie Anaplan und Pigment.

Die strategische Personalplanung wandelt sich durch den Einsatz der richtigen Technologie von einem arbeitsintensiven Prozess mit fragmentierten, nicht konsistenten Daten aus verschiedenen Quellen zu einem datengesteuerten Prozess, der die Abteilungen miteinander verbindet und zu einem wichtigen Motor für die Erreichung strategischer Ziele wird. Der Prozess wird dadurch zuverlässiger, um ein Vielfaches effektiver und vor allem beweglicher. Wie notwendig dies ist, hat Covid-19 im vergangenen Jahr unterstrichen.

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