Läuft Ihr Budgetierungs- und Planungsprozess wie am Schnürchen? Nein? Dann befinden Sie sich in guter Gesellschaft. Viele Unternehmen kämpfen mit der Durchlaufzeit und der Qualität dieser Prozesse. Die Lösungen liegen oft nah beieinander und lassen sich mit den richtigen Werkzeugen in Angriff nehmen. In diesem Artikel erörtern wir, wie Sie die Herausforderungen rund um die Durchlaufzeit am besten angehen können. Dieser Artikel ist Teil einer Serie: Mit diesen Tipps zur Budgetierung in CCH Tagetik können Sie direkt mit den Prozessen der Finanzplanung (FP&A) und der integrierten Unternehmensplanung (IBP) in Ihrem Unternehmen arbeiten. Den ersten Artikel dieser Serie, in dem wir die Herausforderungen des Budgetierungs- und Planungsprozesses diskutieren, können Sie hier lesen.
Warum ist eine Verkürzung der Vorlaufzeit so wichtig?
Wie bereits beschrieben, erleben wir in Organisationen häufig, dass das Sammeln von Plandaten sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Dadurch bleibt den Fachleuten keine Zeit für eine sinnvolle Analyse. Außerdem sind die Plandaten dadurch oft veraltet, bevor der Prozess abgeschlossen ist. Das ist natürlich eine Verschwendung von Zeit und Mühe, aber glücklicherweise kann man es auch anders machen.
Indem Sie Ihre Vorlaufzeit erheblich verkürzen, können Sie schneller reagieren und Ihre Organisation anpassen. Denken Sie daran, dass Sie in der Lage sein werden, rechtzeitig auf sich schnell ändernde Marktbedingungen zu reagieren, die Analysezeit zu verkürzen und die Zahlen umfassender zu nutzen.
Wie macht man das?
Bei den Kunden, bei denen wir diese Vorlaufzeit bereits verkürzt haben, sehen wir, dass der Gewinn hauptsächlich darin besteht, dass der manuelle Datensatz kleiner wird. Der Budgetierungs- und Planungsprozess wird immer ein Prozess sein, bei dem die Eingabe von Finanzdaten obligatorisch bleibt; manchmal durch Top-Down-Zielvorgaben der Geschäftsführung, ein anderes Mal durch die Verarbeitung von Daten aus dem Unternehmen. Worauf Sie als Unternehmen jedoch Einfluss nehmen können, ist die Menge an manuellen Daten, die Sie anfordern. Durch den Einsatz intelligenter Techniken wie Allocate, Spread oder fortgeschrittene verknüpfte Datenmodelle können Sie aus einem kleinen Satz von Datenpunkten und Treibern den gleichen Detaillierungsgrad wie bei manuellen Eingaben erreichen, allerdings mit erheblich weniger Aufwand.
Zuweisen
Wenn Sie in der Lage sein wollen, bestimmte Kosten Ihrer Hauptverwaltung schnell umzulegen, verfügt CCH Tagetik über eine hervorragende Umlagefunktion. Sie ermöglicht Ihnen nicht nur die Umlage über verschiedene Schlüssel, sondern auch die Erstellung gestufter Umlagen. Auf diese Weise können Sie schnell einen ersten detaillierten Datensatz erstellen, der auf einem einzigen Datenpunkt und mehreren Treibern basiert. Von dort aus können Sie dann weiterarbeiten. Wenn Sie Ihr Modell richtig pflegen und die Geschäftslogik in Ihrer Organisation weiter schärfen, können Sie damit schnell einen fundierten Aufbau Ihrer Budgetdaten erstellen.
Verbreitung von
Wenn Sie dann weitergekommen sind und wissen, wo Sie am Ende des Jahres landen wollen, ist es wichtig, die Entwicklung Ihrer Leistung im Laufe der Zeit darzustellen. Eine gängige Analyse der Finanzabteilung besteht darin, die Ist-Werte mit den periodischen Budgetdaten zu vergleichen. Unterschiede zwischen der Finanzabteilung und dem Unternehmen führen oft zu Gesprächen, bei denen ein echter Mehrwert geschaffen wird. Um zu diesem Punkt zu gelangen, ist es daher auch wichtig, dass Ihre Budgetdaten die Realität widerspiegeln. Hierfür gibt es eine Technik, die sich Spreading nennt. Mit dieser Technik wird automatisch eine Verteilung der eingegebenen Zahlen auf die Achsen Ihres Arbeitsblatts berechnet. In der Praxis wird dies am häufigsten für die periodische Verteilung von Jahresendprognosen verwendet. Natürlich sind hier auch Verteilungen über andere Dimensionen denkbar. Das Schöne an einer intelligenten Implementierung von CCH Tagetik ist, dass Sie die Verteilungsfunktionalität nicht nur linear oder über ein einfaches Muster verteilen können, sondern die Software auch auf Muster aus den Vorjahren zurückgreifen lässt. Auf diese Weise erhalten Sie für stabilere Positionen, z. B. in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung, relativ schnell eine genaue Prognose.
Erweiterte Datenmodellierung
Oftmals lassen sich die Treiber aus den Finanzdaten ableiten, aber viel häufiger liegen ihnen nicht-finanzielle Daten zugrunde. Daher ist es sinnvoll, diese Treiber in einem maßgeschneiderten Datenmodell in CCH Tagetik zu erfassen. Denken Sie an Vorhersagen aus anderen Bereichen Ihres Unternehmens, wie z.B. Verkaufstrichter, aber auch an externe Daten zur Demografie oder Marktentwicklung. Diese Daten sind oft käuflich, so dass für Ihren Prozess nur noch die Integration übrig bleibt. Die Technik, die Sie dafür in CCH Tagetik am besten einsetzen können, ist der Analytical Information Hub. Mit dieser Technik lassen sich solche Entwicklungen heute ganz einfach speichern und in Ihrem Planungsprozess weiterverwenden.
Nutzen Sie Ihren Vorteil
Wenn alle Bausteine vorhanden sind, müssen Sie nur noch die Berechnungen starten. Lassen Sie das Tool die ganze einfache Arbeit für Sie erledigen. Von da an liegt es an den Finanzfachleuten, einen Mehrwert zu schaffen. Durch Einblicke und Strategien helfen Sie Ihrer Organisation, sich weiterzuentwickeln.
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