Wollten Sie schon immer wissen, wie ein Purchase-to-Pay-Prozess funktioniert? Ich möchte Sie durch mein Interview mit meinem Kollegen Yvo Slagman, P2P-Spezialist bei Finext, führen. In diesem Artikel gehe ich näher auf Yvos Methodik ein, indem ich drei Projekte mit Kunden aus dem Lebensmittel-, Bau- und Gesundheitssektor vergleiche.
Den Purchase-to-Pay-Prozess in Angriff nehmen: How to!
Jedes Projekt beginnt mit unterschiedlichen Zielen, und doch lassen sich viele Gemeinsamkeiten zwischen ihnen feststellen. Das Ziel des Lebensmittelunternehmens bestand beispielsweise darin, die Zunahme der indirekten Ausgaben in den Griff zu bekommen, das des Bauunternehmens darin, die Verwaltungskosten zu senken, und das des Gesundheitsunternehmens darin, die Effizienz des P2P-Prozesses zu steigern. Sie können sehen, dass sich alle Ziele um Effizienz drehen, und Yvo erklärt, dass es in jeder Organisation viele Möglichkeiten gibt.
Umsetzung
Yvo war während eines Projekts in verschiedenen Rollen tätig, z. B. als Projektleiter bei der Bau- und Lebensmittelorganisation und als Spezialist bei der Gesundheitsorganisation. Zum Projektteam gehörten Vertreter der IT-Abteilung, der Beschaffung, der Kreditorenbuchhaltung und manchmal ein technischer Implementierungsberater des Anwendungsanbieters. Auf meine Frage, welche Zusammensetzung zu den besten Ergebnissen führt, antwortet Yvo : "Die erfolgreichsten P2P-Teams sind multidisziplinäre Teams, bei denen die operative Beschaffung und die Rechnungsbearbeitung unter einer Leitung liegen. Dann liegt die Verantwortung in der Kette und nicht in der Abteilung, und die Entscheidung über die Kette kann von einer Person getroffen werden.
In der Gesundheitsorganisation ging das Projekt von der Notwendigkeit aus, ein System zu ersetzen. Zu diesem Zeitpunkt waren drei verschiedene Systeme im Einsatz, eines für die Beschaffung, eines für die Rechnungsbearbeitung und eines für die Vertragsverwaltung. Die Wahl fiel schließlich auf Proactis wegen seiner integrierten Lösung, die einen großen Effizienzschub für den Prozess bringt, die Benutzerfreundlichkeit erhöht und den Verwaltungsaufwand reduziert. Dies war in der alten Situation aufgrund der Verwendung verschiedener Systeme nicht möglich. Yvo erklärt: "Der Ausgangspunkt sollte sein, dass man zu einer einzigen Anwendung übergeht, aber das ist natürlich nicht immer machbar. Wenn man zum Beispiel ein großes ERP-Paket in der Organisation hat, ist es manchmal besser, eine verfügbare Lösung von dort zu verwenden.
Dies war der Fall bei dem Lebensmittelunternehmen, das sich dafür entschied, die direkten Ausgaben über das ERP-System und nur die indirekten Ausgaben über die P2P-Anwendung Proactive abzuwickeln. Bei diesem Projekt bestand das Hauptziel darin, die indirekten Ausgaben unter Kontrolle zu bringen, was ein Ziel der Finanzabteilung war, deren Leiter auch der Kunde war. Die Zielsetzung der Finanzabteilung führte zu einer Zusammensetzung des P2P-Teams ohne einen Vertreter der Beschaffungsabteilung, was dem Projekt nicht zuträglich war. Auch hier zeigte sich also, dass die Zusammensetzung eines multidisziplinären Teams wünschenswert ist.
In der Bauorganisation war der Finanzmanager auch der Kunde, nur war das Projekt anders konzipiert. Hier wurde ein Lenkungsausschuss eingesetzt, der übergreifende Entscheidungen über die Kette traf. Um das Ziel der Kostensenkung zu erreichen, entschied sich diese Organisation für einen Systemwechsel von ISProjects zu Basware.
Obwohl sich die Ziele der Unternehmen voneinander unterschieden, entschieden sich alle drei Organisationen für die Einführung einer neuen Anwendung als Lösung zur Erreichung der Ziele. Die Implementierung dieser neuen Anwendung war jedoch nicht das Einzige, was zur Erreichung der Ziele beitrug. Vielmehr wurde auch eine Reihe von Prozessänderungen vorgenommen. Zum Beispiel die Vorabgenehmigung bei einer Bestellung, anstatt erst, wenn die Rechnung bereits vorliegt, oder dass das Anlegen neuer Lieferanten weniger attraktiv ist, damit der Besteller schneller zu den Vertragslieferanten gelangt. Yvo sagt dazu: "Es handelt sich um eine einfache Prozessänderung, die sicherstellt, dass das Geld bei der richtigen Partei ankommt." Unmittelbar danach sagt Yvo, dass es sich um eine einfache Änderung auf dem Papier handelt, aber die Umsetzung hängt sehr stark von der Veränderungsbereitschaft der beteiligten Personen ab.
Yvo argumentiert, dass ''Menschen, Systeme und Prozesse'' immer zusammen betrachtet werden sollten, um einen Ansatz zu bestimmen und Ziele zu erreichen. Ohne gute und die richtigen Leute wird es sehr schwierig, ein System zu implementieren oder Prozesse zu ändern und so die Ziele zu erreichen".
Was meinen Ansatz auszeichnet, ist das Bestreben, beide Seiten des Spektrums, Beschaffung und Finanzen, gleichzeitig an einen Tisch zu bringen. Meine Aufgabe dabei ist es, dafür zu sorgen, dass beide Seiten am Tisch sitzen und sich darüber im Klaren sind, dass eine Änderung auf einer Seite Auswirkungen auf den gesamten Prozess hat. Es geht also nicht um die beste Lösung für die Finanzabteilung, nicht um die beste Lösung für die Beschaffung, sondern um die beste Lösung für den P2P-Prozess.
P2P und Daten
Bei jedem von Yvos P2P-Projekten spielen Daten eine große Rolle. Auf die Frage, welche Rolle die Daten in einem P2P-Projekt spielen, antwortet Yvo : "Das ist eine doppelte Rolle. Daten treiben das Projekt an und bestimmen den Erfolg des Projekts. Zu Beginn des Projekts geben die Daten Aufschluss über den Reifegrad des P2P-Prozesses und lenken somit den Kurs, den Sie während des Projekts einschlagen werden. Darüber hinaus kann der Erfolg Ihres Projekts durch eine intelligente Nutzung der verfügbaren Daten gemessen werden.
Yvo hat unterschiedliche Reifegrade im P2P-Prozess erlebt. Bei der Verwendung einer P2P-Anwendung stehen in der Regel mehr Prozessinformationen zur Verfügung als bei der Verwendung von Daten aus einem ERP-System, zum Beispiel. Mit den Daten aus einer P2P-Anwendung kann Finext das Process Mining besser anwenden, da das Unternehmen bereits über eine Vielzahl von Daten verfügt.
Bei den Projekten im Gesundheitswesen und im Baugewerbe bestand derWunsch, "einen automatischeren Abgleich von Rechnungen und Aufträgen zu erreichen und die gleiche oder mehr Arbeit mit weniger Mitarbeitern zu erledigen ". Zu den wichtigen Indikatoren bei diesen P2P-Projekten gehörten daher die Anzahl der Rechnungen pro VZÄ (Ihre Verarbeitungskapazität) und der 2- oder 3-Wege-Abgleich (Abgleich Ihrer PO-Rechnungen mit den Bestellungen). In der Organisation des Lebensmittelsektors lag der Schwerpunkt neben diesen Indikatoren auch auf den Ausgaben unter Vertrag (von Vertragslieferanten gekaufte Waren). Yvo erklärt : "Die Ausgaben im Griff zu haben, das ist es, was Sie wollen" . Dies sind allgemeine Indikatoren für jedes P2P-Projekt, unabhängig davon, in welcher Organisation man sich befindet. Je nach Zielsetzung setzen Sie dann Prioritäten für die KPIs, die Sie während des Projekts überwachen wollen.
Neben den allgemeinen Indikatoren gibt Yvo auch eine kleine Randbemerkung zur Verwendung von Daten: "Daten sind nicht heilig. Es kann auch vorkommen, dass die Daten zeigen, dass ein Prozess sehr effizient ist und nur wenige Genehmigungsschritte erforderlich sind, aber dass Personen von außen mit einem Papier für Unterschriften durch die Organisation gegangen sind. In diesem Fall gibt es keine Aufzeichnungen darüber, dass dieser Prozessschritt durchgeführt wurde, obwohl er sich auf die Durchlaufzeit von der Bestellung bis zur Zahlung auswirkt.
P2P und Automatisierung
Derzeit hört und liest man viel über Automatisierung im P2P-Bereich. Welche Rolle spielt sie Ihrer Meinung nach bei Ihren Projekten? ''Die größten Chancen liegen in einer guten P2P-Anwendung. Wenn man 8-9.000 Rechnungen pro Jahr in einem Unternehmen hat, kann man damit schon einiges optimieren."
"Außerdem sehe ich in der Robotic Process Automation (RPA) ein großes Potenzial, wenn man seine Prozesse nicht in einem System unterbringen kann. Hier kann man einen Teil abdecken, den man nicht einfach automatisieren kann, so dass man durch den Einsatz von RPA beispielsweise von 80 % Optimierung auf 90 % oder 100 % kommen kann. Beispiele für die Anwendung von RPA im P2P-Bereich sind feste Buchungen, Mailbox-Verarbeitung für elektronische Rechnungen oder Mahnungen, wenn Sie Informationen in mehreren Systemen erfassen müssen. Yvo sieht diesen Trend wachsen und erhält immer mehr Anfragen zum Einsatz neuer Technologien, um den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten.
Schlussfolgerung und Ergebnisse
Schließlich wurden P2P-Anwendungen in den Unternehmen des Gesundheitswesens und des Lebensmittel- und Baugewerbes erfolgreich eingeführt und sowohl von der Beschaffung als auch von der Kreditorenbuchhaltung genutzt. Auf die Frage, wann Sie ein P2P-Projekt abschließen, sagt Yvo sofort : "Niemals! Haha!'' Das Ziel ist es, so effizient wie möglich zu arbeiten, mit einer vielleicht zu 100 % automatisierten Rechnungsbearbeitung ohne menschliches Eingreifen. Darüber hinaus muss jeder im Unternehmen in der Lage sein, eine Bestellung aufzugeben, was von den Mitarbeitern einiges an Wissen und Erfahrung erfordert. Die Verbesserung Ihres P2P-Prozesses ist also eher ein fortlaufender Prozess als ein Projekt mit einem Anfang und einem Ende.
Ich schließe das Interview mit meiner dringlichsten Frage, was die idealen Zutaten für ein reibungslos funktionierendes P2P-Projekt sind. Zunächst erklärt Yvo, dass die Verfügbarkeit von Ressourcen gegeben sein sollte, und damit meint er einen guten Projektleiter und gute verfügbare Leute, die von der Organisation Zeit für ihren Beitrag erhalten.Dies sollte natürlich zur Grundhygiene gehören, aber ich sehe zu oft, dass dies nicht der Fall ist. Zweitens weist er darauf hin, dass man ein klares Ziel vor Augen haben muss. Wenn man nicht genau weiß, worauf man als Team hinarbeitet, sei es auf bestimmte KPIs oder eine bestimmte Situation, hat kein P2P-Projekt eine Chance, erfolgreich zu sein. Er schließt mit einer innovativen Zutat ab. Wenn Sie Ihren P2P-Prozess wirklich in Richtung einer 100%ig automatisierten Rechnungsverarbeitung optimieren wollen, müssen Sie (auch) innovativere Methoden wie RPA einsetzen als nur eine P2P-Anwendung.
