Als je ooit Excel hebt gebruikt, weet je hoe krachtig en veelzijdig het kan zijn. Maar laten we eerlijk zijn: naarmate je organisatie groeit, kunnen die vertrouwde spreadsheets meer aanvoelen als een uitdaging dan als een oplossing.
Excel als basis voor personeelsplanning, maar met beperkingen
Als het gaat om personeelsplanning, doen veel bedrijven (delen van) het proces nog steeds in Excel. Je hebt waarschijnlijk je huidige werknemers met hun gerelateerde gegevens in een goed systeem. Maar elementen zoals vacatures, externe inhuur en het werkelijke aantal medewerkers per afdeling versus de ideale (of toegestane) situatie, maken het vaak ingewikkelder. Laat staan het maken van een budget of prognose, wanneer je toekomstige salarissen wilt toevoegen of een scenarioanalyse wilt uitvoeren.
De nadelen van Excel
Op een gegeven moment stuit je op wegversperringen als je het bij Excel houdt. Personeelsplanning wordt steeds moeilijker en foutgevoeliger. Het is moeilijk om je aan een standaardproces te houden en het zal veel handmatig werk vergen. En misschien wel het belangrijkste als het gaat om gevoelige HR-gegevens in Excel-bestanden: je hebt geen 'single version of the truth' en loopt tegen beveiligingsproblemen aan.
Voor bedrijven die werken met personeelsplanning software, zoals Vena, is dit verleden tijd. Het is een platform dat is ontworpen om het beste uit Excel te halen en tegelijkertijd de veelvoorkomende problemen op te lossen. In deze blog vertellen we je hoe Vena je kan helpen om je personeelsplanningsproces naar een hoger niveau te tillen, zodat het efficiënter, betrouwbaarder en schaalbaarder wordt.
1. Workflow- en procesbeheer optimaliseren voor personeelsplanning
De flexibiliteit van Excel is geweldig, maar uw personeelsplanningsprocessen vereisen vaak opeenvolgende stappen, verschillende gebruikersrechten of formele goedkeuringsworkflows, en dat is waar Excel tekortschiet. Vena overbrugt deze hiaten met webgebaseerd workflow management: taken worden op volgorde gezet en rechten toegewezen, goedkeuringsprocessen zijn ingebouwd, compleet met audit trails voor transparantie. Salarissen zijn bijvoorbeeld alleen zichtbaar voor de mensen die absoluut toegang nodig hebben, waardoor procesintegriteit wordt gewaarborgd zonder starheid.
2. Datakwaliteit en nauwkeurigheid verbeteren
Het bijhouden van actuele, volledige en consistente gegevens is cruciaal voor personeelsplanning. De afhankelijkheid van Excel van handmatige gegevensinvoer en het delen van bestanden verhoogt het risico op fouten en beschadiging van gegevens. Vena vermindert dit met gecentraliseerde gegevensopslag, waardoor fouten door handmatige invoer of het delen van bestanden worden verminderd. Invoersjablonen beveiligen aangewezen velden en zorgen zo voor consistentie. Toch kun je gebruikers nog steeds de flexibiliteit geven die ze nodig hebben, bijvoorbeeld om nieuwe vacatures in te voeren of individuele compensatie-elementen toe te voegen.
3. Efficiënte data-integratie met ERP en HR-systemen
Planning houdt vaak in dat gegevens uit ERP-systemen of specifieke HR-systemen zoals AFAS/Workday worden gehaald, of dat prognoses worden geëxporteerd naar oplossingen zoals Power BI. Excel heeft moeite met grote datasets en het onderhouden van betrouwbare koppelingen met externe systemen. Vena vereenvoudigt dit met robuuste data-integratie. Eenmalige verbindingen maken realtime import en export mogelijk, zodat je verzekerd bent van nauwkeurige en actuele gegevens zonder dat de modellen uitdijen.
4. Snellere prestaties en real-time berekeningen
Grote datasets en complexe formules kunnen Excel traag maken, vooral in samenwerkingsomgevingen. Vena's database elimineert deze knelpunten. Miljoenen rijen kunnen in enkele minuten worden geïmporteerd of gekopieerd, terwijl real-time berekeningen naadloos op de achtergrond worden uitgevoerd. Hierdoor kunnen gebruikers gegevens invoeren, modellen bijwerken en resultaten analyseren zonder prestatievertragingen. Zodra je een salaris wijzigt of een dienstverband toevoegt, worden alle gerelateerde elementen zoals pensioenkosten en belastingen direct berekend.
Vena in actie zien?
Wil je zien hoe Vena je personeelsplanning efficiënter en betrouwbaarder maakt? In onze interactieve demo laten we zien hoe je Excel-processen optimaliseert en meer grip krijgt op je workforce planning. Bekijk de demo hier
.webp)