Na overname door investeerder 3i heeft de Hans Anders Retail Group ambitieuze uitbreidingsplannen in het buitenland. Een combinatie van CCH Tagetik en Tableau maakt financiële en operationele informatie in één oogopslag inzichtelijk. Deze datadriven managementinformatie ondersteunt de retailer bij keuzes in de business.
Internationale expansie vraagt om verbetering rapportages
De strategie van internationale expansie vraagt om een verbetering van de rapportageprocessen. “We hadden niet de tools om een acquisitie te consolideren,” legt Hans Platschorre, CFO van de Hans Anders Retail Group uit. “Bovendien was de oude situatie minder robuust, en gaf ons niet de gewenste snelheid en flexibiliteit. Een nieuwe consolidatietool was een vereiste om de strategie in te kunnen vullen.”
Een dergelijke buy & build-strategie is kenmerkend voor private equity-partijen. De Hans Anders Retail Group is eigendom van investeringsfonds 3i, dat ook deels eigenaar is van sportschoolketen Basic-Fit en budgetwinkel Action.
“Binnen 3 maanden én binnen budget waren we live” - Hans Platschorre, CFO
Keuze voor CCH Tagetik
De retailer kiest voor CCH Tagetik, waarna de implementatie voorspoedig verloopt. “Vanuit de financiële functie hebben we gekozen voor een samenwerking met Finext. In een aantal logische stappen en binnen een strakke planning hebben we de reporting op orde gebracht,” vertelt Hans. “Binnen 3 maanden én binnen budget waren we live.”
Over de samenwerking met Finext zijn Hans en Onno Hillers, van Hans Anders Retail Group, dan ook positief. “Finext is een fijne partner om een project mee te doen. Bij tegenslagen in de bemensing van ons eigen team stelde iedereen vanuit Finext zich flexibel op,” zegt Onno. “De korte lijnen helpen daarbij, net als commitment van beide kanten. Als ik op vrijdagavond iets afmaakte, wist ik dat Onno er meteen mee aan de slag zou gaan,” vertelt Dennis Gerritsen. Dennis is vanuit Finext nauw betrokken bij de implementatie van het nieuwe systeem.
Eerst een boardpack
Het projectteam hanteert een unieke aanpak door eerst een boardpack te maken, en vervolgens de managementinformatie in te richten. “Normaal gesproken zouden we dat andersom doen, maar eigenlijk was het geen keuze: mijn grootste stakeholder is de investeerder, die heeft voorrang,” legt Hans uit. De keuze voor de aanpak betaalt zich al snel terug. “Dat bewijst zich nu,” zegt Onno. “Na tien maanden hebben we daadwerkelijk een overname in het buitenland gedaan. Binnen twee tot drie maanden na de eerste afspraak waren de financiële cijfers, de P&L en de balans geïntegreerd in CCH Tagetik. Ik zou er niet aan moeten denken dat je gelijktijdig met een integratie een nieuwe tool zou moeten implementeren.”
Ambitieuze stap in datadriven informatiestromen
De retailer maakt meteen een forse stap in de informatievoorziening door voor een combinatie van CCH Tagetik en Tableau te kiezen. De financiële informatie en de operationele data komen in één database samen, waarna de informatie wordt gevisualiseerd in Tableau.
Zo ontstaan datadriven informatiestromen waar de business direct mee kan sturen. De operationeel managers krijgen bijvoorbeeld de financiële informatie en de operationele kpi’s in één scherm te zien. “Zowel binnen 3i als binnen Nederland lopen we daarmee voorop, terwijl we een jaar geleden echt 10 tot 15 jaar achterliepen,” vertelt Hans. “Jullie zijn in korte tijd van 0 naar 100 gegaan,” beaamt Martijn Meuling, vanuit Finext betrokken bij de toolselectie.
Snel managementinformatie van Tagetik naar PowerPoint en Word
Op de vraag of de investering in CCH Tagetik in de praktijk de managementinformatie oplevert oplevert wat ervan verwacht werd, is Hans duidelijk: “Volmondig ja. Dit is een geslaagd traject, zeker omdat we tot het uiterste zijn gegaan met de integratie van PowerPoint en Word. Het jaarverslag is daadwerkelijk volledig geautomatiseerd, en het boardpack was na een aantal iteraties helemaal klaar. Vaak komen er tijdens dit soort trajecten inconsequenties naar boven, waardoor het plan gaat schuiven en die geplande koppelingen naar Office nooit komen. In dit project hebben we dat wel gedaan.”
“Die koppelingen zijn als de spreekwoordelijke plintjes na een verbouwing, die doen we later nog wel een keer,” zegt Martijn. “Het vergt ook wel visie van de sponsor in zo’n project, om ervoor te zorgen dat zijn mensen de tijd krijgen zodat het ook daadwerkelijk gebeurt. We zien dat ook wel eens anders.”
Geautomatiseerd boardpack van 70 pagina’s
“De PowerPoint-integratie is voor ons echt van toegevoegde waarde; met één druk op de knop worden alle cijfers geüpdatet,” vertelt Onno. “Met een boardpack van 70 pagina’s is dat de moeite waard,” zegt Dennis lachend.
Naast de integratie is Onno ook enthousiast over de snelheid en het inzicht: “We spelen nu veel korter op de bal. Op de derde of vierde werkdag weten we het resultaat van de voorgaande periode. Daarnaast is de mate van detail veel beter dan hiervoor. We hadden een boardpack opgebouwd uit tabellen met financiële cijfers. De managementinformatie die we nu uit CCH Tagetik krijgen is veel breder; niet alleen informatie over de P&L, maar ook bijvoorbeeld het aantal brillen dat verkocht is. Dat kunnen we nog verder specificeren, bijvoorbeeld per merk, per promotie, per winkeltype en per average sales price.”
Data scientists en controllers in één team
Uit de nieuwe functietitel van Onno – Manager Business Control en Business Intelligence – blijkt al dat datadriven finance belangrijk is binnen de Hans Anders Retail Group. De business controllers en datascientists vormen sinds kort samen één team. De nieuwe rapportagemogelijkheden geeft een impuls aan deze transitie binnen finance. “De implementatie van CCH Tagetik zie ik als de beginfase van deze nieuwe rol,” vertelt Onno. “Hiervoor was ik Finance Manager. Het grootste deel van de tijd besteedde ik aan de input en het aansturen van de financiële administratie.”
“Ik ben de dezelfde vakman, maar met beter gereedschap” - Onno Hillers, Manager Business Control & BI
Impact van Tagetik en managementinformatie op de business
De nieuwe rol bevalt goed. Onno: ‘Ik zit zo dicht op de business nu. Met CCH Tagetik in combinatie met Tableau is er zoveel meer managementinformatie over het hele primaire proces. We kunnen aan een touwtje trekken om te kijken wat er gebeurt als we iets veranderen. Ik ben dezelfde vakman, maar met beter gereedschap. Als functie hebben we daardoor meer impact op de business.”
