Datagedreven Forecasting bij TakeAway

Sinds de start in 2000 is het bedrijf snel uitgebreid. Zowel de groei van het bedrijf als de toenemende complexiteit die door deze groei ontstaat vragen om een krachtige planning & forecastingoplossing. “We wilden een multidimensionale tool om de controle en kracht van onze forecastberekeningen te verbeteren,” zegt Will Sanderson, FP&A Manager bij Takeaway.com.

Takeaway.com is de toonaangevende online marktplaats voor maaltijdbezorging in continentaal Europa en Israël, en verbindt via haar platform consumenten en restaurants in 11 landen. In Nederland is het bedrijf bekend van het merk Thuisbezorgd.nl.

Anaplan voor planning & datagedreven forecasting

Het platformbedrijf koos Anaplan als planning- en forecastingoplossing. Deze beslissing is gebaseerd op de multidimensionale functionaliteit van de tool. Will:

“Anaplan heeft veel meer functionaliteit en veel meer voordelen dan we hadden verwacht. We kunnen bijvoorbeeld een dashboard bouwen dat door 15 verschillende mensen kan worden gebruikt, die allemaal een ander dashboard met verschillende dimensies zien. En wanneer we de winst & verliesrekening bijwerken, kunnen we direct de impact op de forecast zien.” De gebruiksvriendelijkheid van Anaplan speelt ook een rol bij de keuze. “Anaplan is erg flexibel. Gebruikers kunnen eenvoudig commentaren toevoegen en hun eigen input consolideren,” zegt Julia Nicolae, FP&A Analyst bij Takeaway.com.

“Anaplan is erg flexibel. Gebruikers kunnen eenvoudig commentaren toevoegen en hun eigen input consolideren,”

In de oorspronkelijke projectaanpak wilden Will en Julia de modellen zelf bouwen. “We wilden een tool die niet erg arbeidsintensief is of veel consultants vereist. Binnen Anaplan kunnen we veel zelf doen, zoals het bouwen of aanpassen van modellen,” zegt Julia. Het werd echter al snel duidelijk dat Will en Julia door de dagelijkse eisen van de reguliere activiteiten onvoldoende tijd vrij konden maken om aan Anaplan te werken. Jort Cuperus, consultant bij Finext, verhoogde dan ook zijn betrokkenheid. “Ik begon met het trainen van Will en Julia. Op een bepaald moment stopte ik echter met trainen en begon ik met bouwen, omdat Will en Julia zoveel andere dingen op hun bord hadden,” zegt Jort. Nu is Jort nog steeds betrokken, maar op veel kleinere schaal. “Ik ben hier één dag per maand. Will en Julia bouwen zelf de functionaliteiten bovenop de modellen die ik heb ontwikkeld.”

Meer analyses in dezelfde tijd

Will en Julia zijn enthousiast over het gebruik van Anaplan. “Het bespaart ons veel tijd. Toch zitten we niet op het strand met een cocktail,” lacht Will. “We gebruiken onze tijd voor andere dingen, zoals analyses. Het month end model kostte ons vroeger 3 dagen, nu gaat het automatisch. Dit betekent niet dat we de maand eerder sluiten; we doen gewoon meer in de gegeven tijd,” beaamt Julia. “Dit maakt de forecasts nauwkeuriger en de businessinzichten beter.”

Een andere tijdbesparing is het feit dat gebruikers toegang hebben tot hun eigen rapporten. “De huidige forecast is altijd voor iedereen beschikbaar. Voorheen hielden we een aantal maandelijkse rapporten bij, die nu niet eens meer bestaan. De cijfers worden automatisch gegenereerd in een dashboard, waar iedereen zelf naar kan kijken,” zegt Will. “Hierdoor is de cyclus van het verzamelen van data, het invoeren van die data en het opstellen van de forecast niet meer nodig. Nu kunnen we de forecast maken op basis van de data die gebruikers de vorige keer hebben ingevoerd, en de forecast met elke input aanpassen. Echt datagedreven forecasting dus.”

Ook Tom Pereira, financieel directeur bij Takeaway.com, is positief: “Het heeft veel waarde om in Anaplan te forecasten. Het stelt ons in staat om minder tijd te besteden aan het berekenen en controleren, zodat we meer tijd hebben om na te denken over de onderliggende logica van het model. Hierdoor kunnen we scenario’s testen en uiteindelijk slimmere forecasts opstellen. Ook kunnen we verschillende soorten forecastmethoden proberen, om erachter te komen welke methode het dichtst bij de werkelijke waarden ligt. Een machine kan dit veel sneller dan een persoon.”

Integratie na een overname

Als onderdeel van haar ambitieuze groeistrategie heeft Takeaway.com onlangs de Duitse merken van Delivery Hero overgenomen. Het feit dat de planning en forecasting via een schaalbaar platform plaatsvindt, heeft de integratie geholpen. “De businessintegratie van de merken van Delivery Hero verliep snel; binnen 2-3 weken hadden we ongeveer 3 miljoen extra bestellingen via onze systemen. Op dat moment verwacht het management dat alle financiële actual en forecast-data ook worden gecombineerd. Met Anaplan hebben we heel snel een gecombineerde forecast kunnen ontwikkelen,” legt Tom uit.

Ook na de integratie helpt het om op de forecasts van Anaplan te kunnen vertrouwen. “Elke markt is anders, het is dan ook belangrijk om snel vergelijkbare cijfers te hebben. We kunnen op de tool vertrouwen, omdat we weten dat het systeem betrouwbare informatie produceert. Het gaat allemaal om het begrijpen van de context: als je je moet concentreren op de techniek en op het vergelijken van verschillen, kun je je niet concentreren op de reden achter de cijfers,” zegt Tom.

“Investeer in je basis, want dat maakt het later gemakkelijker.''

Investeer in de basis

Gevraagd naar advies voor andere snelgroeiende bedrijven, aarzelt Tom niet: “Investeer in je basis, want dat maakt het later gemakkelijker.'' Toen we aan het Anaplan-project begonnen, hadden we nooit kunnen voorzien dat we al deze acquisities zouden doen en de teamgrootte binnen een jaar zouden verdubbelen. Voor een groeiend bedrijf is het beter om deze investeringen iets eerder in plaats van net te laat te doen. Zo kun je goed opschalen en het bedrijf op een veel betere manier ondersteunen."