Een Excel-bestand waarin alle 32 budgethouders de kostenplaatsen en grootboekrekeningen handmatig moesten invullen. Niet echt een hele efficiënte basis voor budgeting en forecasting. Vandaar dat Het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid opzoek ging naar een oplossing waarmee haar planproces sneller én gemakkelijker zou worden. Michelle Leidelmeijer en Marc van Hilten vertellen hoe zij gekomen zijn tot de implementatie van Vena en welke voordelen deze oplossing oplevert voor de business.
Het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid
Beeld en Geluid is een stichting met verschillende rollen. Haar primaire taak is het archiveren en preserveren van beeld- en geluidsmateriaal van de Nederlandse televisie, radio en online-kanalen alsmede andere media-uitingen met erfgoedwaarde. Daarnaast heeft de stichting een onderzoekstak waarin onderzoekers en erfgoedprofessionals de wetenschappelijke effecten van de media op de maatschappij onderzoeken. Ook verzorgt Beeld en Geluid onderwijs en educatie in de vorm van workshops en andere activiteiten voor studies omtrent media. Tot slot heeft het instituut een particuliere rol voor burgers, dat voor het grootste deel bestaat uit het museum in Hilversum.
Met al deze verschillende verantwoordelijkheden en projecten is het essentieel voor Beeld en Geluid om de inkomsten en uitgaven overzichtelijk bij te houden. Met rolling forecasting wil de organisatie continu vooruit blijven kijken om sneller in te kunnen spelen op nieuwe situaties.
Van foutgevoeligheid naar flexibiliteit
Toen Beeld en Geluid startte met forecasting, was er geen eenduidige systematiek. Er bestond één groot Excel-bestand waarin alle 32 budgethouders de kostenplaatsen en grootboekrekeningen handmatig moesten invullen. Deze ‘forecast’ moest vervolgens handmatig ingelezen worden in Afas om de cijfers te kunnen rapporteren naast actuals. Dat gebeurde met een hoop tussenstappen en ging niet altijd vlekkeloos. Deze handmatige en omslachtige werkwijze was foutgevoelig, kostte veel tijd en was qua analyse beperkt. Daarnaast was er behoefte aan meer flexibiliteit.
Michelle: ‘Voorheen werd jaarlijks een statische begroting gemaakt, maar wij zitten in een dynamische wereld en wilden daarom graag een stuk flexibiliteit inbouwen. Zo wilden we alle aanpassingen snel kunnen doorvoeren en met middelen kunnen schuiven. Op deze manier zouden we periodiek goed kunnen zien wat de mogelijkheden waren en hoe we hierop in konden spelen.’
De keuze voor Vena en Finext
Met het streven om het forecastproces efficiënter en gemakkelijker te maken, ontdekte Beeld en Geluid de Vena Solutions. Vena is een moderne planningsoplossing die Excel omarmt in plaats van vervangt.
” Vena sprak ons direct aan vanwege de toegankelijkheid en vele mogelijkheden.”
Marc: ‘Vena sprak ons direct aan vanwege de toegankelijkheid en vele mogelijkheden. Je kunt veel dingen koppelen, automatiseren, makkelijk rapportages bouwen, resource planning hanteren en balansdossiers opstellen. Door dit systeem konden wij écht in control zijn.’
Implementatie Vena
Eind 2018 heeft Finext een eerste versie van Vena geïmplementeerd. Deze versie gaf inzicht in historische data en maakte de rolling forecasting van de P&L een stuk gemakkelijker. Ook de FTE-planning werd ingericht in Vena. Tóch werd er niet optimaal gebruikgemaakt van deze geïmplementeerde versie. |Michelle: ‘Uit kostenoogpunt kregen toentertijd niet alle budgethouders een licentie om zelf invoer te kunnen doen in Vena. Hierdoor moest er alsnog een leeg Excel-bestand, dit keer een Vena-template, verstuurd worden dat iedereen weer moest vullen. Mijn collega en ik hadden wél een licentie en wij voerden vervolgens deze data dus in Vena. Dit was wederom niet praktisch en schoot z’n doel voorbij.’
Upgrade naar Vena 2.0
Het roer ging om. Er werd geïnvesteerd in meer licenties, zodat alle budgethouders dagelijks en real time Vena zouden gebruiken. Daarnaast hebben Marc en Michelle kritisch gekeken naar de op dat moment ingerichte versie van Vena en bedacht hoe deze getweakt kon worden om aan alle interne eisen te voldoen. Waarom de herintroductie van Vena dit keer wel zou aanslaan? De grotere commitment vanuit Beeld en Geluid én meer focus op de business requirements.
Michelle: ‘Finext bouwde de eerste versie van Vena, maar aangezien wij destijds meerdere prioriteiten hadden, kwam er weinig input vanuit ons. Bij versie 2.0 waren wij veel meer betrokken bij het bouwen en konden we zelf aan de knoppen zitten op basis van behoeften. We hadden wekelijks sessies waardoor ik ervaring opdeed en steeds beter begreep hoe alles werkte en wat we wilden.’
Voordelen van Vena
Het grootste voordeel dat het gebruik van Vena oplevert, is efficiëntie. Door de voorheen handmatige taken te automatiseren, wordt enorm veel tijd bespaard. Cijfers worden ingevoerd door elke kostenplaats individueel en zijn in Vena ook direct geconsolideerd zichtbaar voor heel Beeld en Geluid. De financiële afdeling signaleert veel sneller waar bijsturing nodig is, zeker met rolling forecasting waarbij altijd acht kwartalen vooruit wordt gekeken.
Michelle: ‘Het is voor de budgethouders een stuk makkelijker en gebruiksvriendelijker geworden. Iedereen weet ook waar ‘ie aan toe is, omdat er notificaties gestuurd worden via de Workflow in Vena.’
Ook staan alle cijfers in Vena op één plek, met mogelijkheden om historie terug te halen. De cijfers zijn afgeschermd met beveiliging, maar zonder dat het een rigide omgeving wordt. Beeld en Geluid wilde weinig inleveren op flexibiliteit en dat is gelukt. Toekomstige aanpassingen kunnen ook na de implementatie snel worden doorgevoerd.
Goede interne promotie voor adoptie
Om interne betrokkenheid te creëren, werd tijdens het bouwproces ook de input van de business gevraagd. Marc: ‘Het was geen one-departmentshow. We hebben versies voorgelegd aan de budgethouders en hun feedback, indien realiseerbaar, verwerkt.’
Ook nadat Vena ingericht was, hebben Marc en Michelle er alles aan gedaan om de nieuwe oplossing intern te promoten. Zo hebben zij meerdere demo’s verzorgd voor alle eindgebruikers waardoor iedereen goed bekend kon worden met de mogelijkheden van Vena.
Michelle: ‘Vena is ondertussen ook echt een begrip geworden intern: als iemand het over Vena heeft, weet iedereen dat het over forecasting gaat.’
” Als iemand het intern over Vena heeft, weet iedereen dat het over forecasting gaat.”
Onderlinge samenwerking
De structuur van Vena staat en werkt. De volgende stap voor Beeld en Geluid is om meer rapportages te bouwen en zo nóg meer nuttige informatie uit haar data te halen. Door de commitment tijdens het bouwproces, kan Michelle dit grotendeels zelf.
Michelle: ‘Mocht ik er echt niet zelf uitkomen of moeten er grote, technische wijzigingen gedaan worden, dan kunnen we gelukkig altijd rekenen op de ondersteuning van Finext. Maar in principe is Vena zó gebruiksvriendelijk ingericht dat ik heel goed zelf kan voortborduren op wat er al gebouwd is en processen kan blijven optimaliseren in de toekomst.’
.webp)