Textbook Co-build project Bij B&S

"Een van onze doelen was om de rapportagecyclus met één dag te verkorten - van 6 naar 5 dagen," legde Olaf Amerongen, Senior Controller bij B&S International, uit over de keuze om OneStream te implementeren. B&S heeft een ambitieuze technologische agenda. Olaf: "We streven ernaar onze efficiëntie te vergroten; investeren in de juiste technologie is een groot onderdeel van onze strategie."

Consolidatiesysteem om aan te sluiten bij de snelle groei van het bedrijf

B&S is de afgelopen jaren aanzienlijk gegroeid. "Het vorige consolidatiesysteem ondersteunde onze huidige consolidatieprocessen onvoldoende, mede door onze groei en de gecompliceerde onderhoud van dat systeem," vervolgde Olaf. "In de afgelopen 10 jaar hebben we het aantal entiteiten en valuta verdubbeld. We hebben nu veel administraties om te consolideren," legde Hans Kuipers, Concern Controller bij B&S International, uit.

B&S heeft meer dan 2000 werknemers en een wereldwijde aanwezigheid in meer dan 100 landen. Het bedrijf richt zich op het oplossen van complexiteiten in de toeleveringsketen en het faciliteren van de beschikbaarheid van merk gebonden consumentenproducten uit zes focusgebieden: dranken, schoonheid, persoonlijke verzorging, voeding, gezondheid en consumentenelektronica.

Een geïntegreerd landschap op één platform

Het wereldwijde bedrijf kon ervoor kiezen om het huidige systeem aan te passen of een nieuw systeem te implementeren. Na het zien van demonstraties door verschillende softwareleveranciers besloot B&S over te stappen naar OneStream. "Om een efficiënter proces te realiseren, wilden we één geïntegreerd landschap," legde Olaf uit.

Ook wilde het financiële team de consolidatieprocessen gebruiksvriendelijker maken voor de eindgebruikers. "In de loop van de tijd was het vorige systeem een 'black box' geworden; gebruikers begrepen niet wat er in het systeem gebeurde. Een van onze doelen was om gebruikers te betrekken en begrip te vergroten," zei Hans.

Een ander doel was meer toekomstgericht. Hans:

"We bewegen in de richting om meer gedetailleerde rapportage te bieden over niet-financiële gegevens zoals ESG (Environment, Sociaal, Goverment). We willen duurzaamheidsrapportage integreren in het financiële systeem."

Het platform stap voor stap uitbreiden

Er werden twee belangrijke beslissingen genomen over de projectaanpak. De eerste beslissing was om het model 'as is' te verplaatsen, waarbij gebruik werd gemaakt van de mogelijkheden van OneStream. Hans: "We wilden eerst het fundament leggen voor het framework. Vervolgens kunnen we het platform stap voor stap uitbreiden."

Het team heeft ook plannen om aanvullende financiële processen te implementeren. "We zijn begonnen met het implementeren van het budgetteringsproces en willen binnenkort de forecasting opnemen," aldus Olaf.

Co-build projectaanpak

De tweede projectbeslissing was om een co-build projectaanpak te gebruiken. "Tijdens onze co-build aanpak werken we nauw samen met het financiële team van onze klant om OneStream te implementeren. Door het model en de rapporten samen te bouwen, krijgen de belangrijkste gebruikers hands-on kennis van het platform," zei Maaike Brouwer, OneStream consultant bij Finext.

"We willen in staat zijn om het systeem zelf te ondersteunen en te onderhouden," zei Olaf. "Ook omdat we het technische aspect van onze rollen leuk vinden," voegde Hans lachend toe.

Op tijd en binnen het budget

De co-build aanpak was succesvol: het project werd op tijd en binnen het budget voltooid.

Gevraagd naar de belangrijkste succesfactoren, zei Olaf: "We zijn gericht op automatisering. We werden vrijgesteld van alle andere activiteiten en konden ons richten op de implementatie." "Het niveau van toewijding van Olaf en Hans aan het project was uitzonderlijk," zei Sander Rutten, OneStream consultant bij Finext.

Een andere belangrijke succesfactor was de pragmatische cultuur van zowel B&S als Finext. Olaf: "De pragmatische aanpak van Finext was een van de redenen om Finext als onze implementatiepartner te kiezen." Een derde belangrijke succesfactor was de gedetailleerde planning. "We wilden onze voortgang bewaken, zodat we indien nodig konden aanpassen," zei Olaf.

Eindgebruikers betrekken

Het oorspronkelijke projectplan omvatte een belangrijke rol voor de eindgebruikers: de business controllers zouden betrokken worden bij het testen van het platform. "Al vroeg besloten we dat vanwege interne ontwikkelingen te veel zou zijn gevraagd. We besloten het platform zelf te testen en het later tijdens de gefaseerde livegang aan de eindgebruikers vrij te geven. Deze keuzes hielpen de organisatie te ontlasten," aldus Hans.

De wijziging had als extra voordeel dat er meer tijd was om de eindgebruikers op te leiden. Ook werden tweewekelijkse online vergaderingen gehouden met de eindgebruikers om updates en gemaakte keuzes te bespreken. "Het betrekken van de eindgebruikers was een andere belangrijke succesfactor," zei Hans.

Consolidatie Engine

Een van de grootste uitdagingen in het vorige systeem was dat de consolidatieopstelling niet volledig was afgestemd op de huidige omvang en structuur van het bedrijf, wat resulteerde in veel handmatige aanpassingen. Om dit aan te pakken, dook het projectteam samen in elke use-case. Deze aanpak zorgde ervoor dat de consolidatiemotor van OneStream alle specifieke use-cases kon afhandelen zoals vereist.

"We willen altijd een systeem opzetten dat volledig onderhoudbaar is door de klant. Door nauw samen te werken en gedetailleerde documentatie te gebruiken, zijn we ervan overtuigd dat - hoewel complex - de consolidatie-engine in goede handen is bij B&S," zei Sander.

Toegenomen efficiëntie en nauwkeurigheid

Het bedrijf is enthousiast over de resultaten. Hans:

"We hebben een efficiënt, vloeiend proces dat minder tijdrovend is en nauwkeuriger."

Het nieuwe platform heeft een positieve invloed gehad op de rollen van Hans en Olaf: "Vroeger moesten we ons richten op het stabiel houden van het systeem. Nu kunnen we het systeem voortdurend verder ontwikkelen."