Arlanxeo is wereldwijd toonaangevend in synthetisch rubber. Als het bedrijf haar eigen IT-omgeving moet bouwen, besluit zij de nieuwste technologie te gebruiken. De eerste implementatie van SAP BPC Optimized voor S/4HANA in Europa vereenvoudigt de consolidatie en geeft realtime inzichten.
Joint venture vraagt om eigen consolidatie
Arlanxeo werd in 2016 opgericht als een joint venture. Tot die tijd vormde de productie van synthetisch rubber een onderdeel van LANXESS, waarbij de rapportage- en consolidatietools van het moederbedrijf werden gebruikt. “Op het moment dat de joint venture werd opgericht, wisten we dat we onze eigen groep-functies moesten gaan opbouwen,” zegt Manfred Wicker, hoofd Finance & Controlling Platforms bij Arlanxeo. Het consolidatieproces werd eenvoudiger met het gebruik van SAP BPC optimized voor S/4HANA.
Hoewel het bedrijf relatief jong is, kent het een lange geschiedenis: het patent op de productie van synthetisch rubber stamt uit 1909. Inmiddels heeft het bedrijf in negen landen fabrieken en is het gespecialiseerd in hoogwaardige rubbers. Bij het bedrijf, met het hoofdkantoor in Maastricht, werken ruim 3.900 mensen.
Een volledig nieuwe IT-architectuur opzetten
Het bouwen van een compleet nieuwe IT-architectuur is een uitgelezen kans om een soepel consolidatieproces te creëren. “Bij LANXESS hadden we wat problemen met de interface tussen ERP en het consolidatiesysteem. Het bouwen en onderhouden van deze interface was tijdrovend en duur. Daarom wilden we de interface in de nieuwe situatie aanzienlijk vereenvoudigen,” legt Manfred uit.
Om het maximale uit de nieuwe opzet te halen, kijkt het bedrijf ook meteen kritisch naar de huidige processen. “We hebben een nieuw group chart of account gebouwd, dat aansluit op het transactierekeningschema. We zijn ook begonnen om hetzelfde rapportagepakket te gebruiken voor zowel de actuals als de planning. Dit is niet alleen efficiënter, maar maakt het ook gemakkelijker voor gebruikers om de twee rapporten te vergelijken,” zegt Ingrid Fredrix, Head of Financial Accounting and Consolidation bij Arlanxeo.
“Benut de kans om een radicale verandering door te voeren. Er zitten echte voordelen in uniformering, die tijd en moeite in het eindproduct besparen.”
Eerste implementatie van SAP BPC Optimized voor HANA in Europa
Het bedrijf had al voor S/4HANA gekozen en keek ook voor de consolidatie naar een SAP-oplossing. “Na de verschillende BPC-opties te hebben besproken, heeft SAP ons aanbevolen om SAP BPC Optimized voor HANA te gebruiken,” zegt Manfred.
De keuze voor deze nieuwe technologie maakt van het bedrijf een koploper: in Europa is dit de allereerste implementatie van SAP BPC Optimized voor HANA, en wereldwijd één van de eersten.
Het implementeren van een nieuwe technologie eist veel aandacht voor detail. “We wilden ervoor zorgen dat alle processen correct, onderhoudbaar en gebruiksvriendelijk zijn. In de klassieke SAP BPC was het bouwen van invoerschema’s bijvoorbeeld eenvoudig, maar in de geoptimaliseerde BPC-versie moesten we een manier vinden om het gebruiksvriendelijker te maken,” zegt Bastiaan Sanders. Als lead consultant bij Plainwater is Bastiaan nauw betrokken bij de architectuur en implementatie van het nieuwe systeem bij Arlanxeo.
Agile projectaanpak helpt bij grote veranderingen tijdens het project
Om effectieve besluitvorming te garanderen, kiest het projectteam voor een agile projectaanpak. “Omdat we een volledig nieuw IT-landschap aan het bouwen waren, hadden we nog geen volledig beeld van de details. Daarnaast was SAP BPC Optimized nog zo nieuw, dat het ook niet helemaal duidelijk was welke mogelijkheden het ons zou brengen,” zegt Ingrid.
Tijdens het project ontstaan twee extra uitdagingen. Allereerst werd het bedrijf 100% eigendom van Saudi Aramco. Dit verkortte de tijdlijnen van de implementatie met maar liefst drie maanden. Daarnaast werd tijdens de implementatie de server veranderd van on-premise naar de private cloud van SAP; de HANA Enterprise Cloud.
Ondanks deze uitdagingen was het nieuwe consolidatiesysteem binnen enkele maanden operationeel. “Door de agile aanpak konden we ons veel makkelijker aanpassen aan al deze veranderingen. Als we een watervalmethode zouden hebben gebruikt, zouden zulke grote veranderingen niet mogelijk zijn geweest of in elk geval langer hebben geduurd,” legt Ingrid uit.
Sneller en flexibeler consolidatieproces met S/4HANA
Zowel Manfred als Ingrid zijn enthousiast over de resultaten van het nieuwe landschap: “We hebben de processen vereenvoudigd en gebruiken nu meer standaardfunctionaliteit. Dit maakt de consolidatie sneller en geeft ons meer flexibiliteit om dingen aan te passen,” legt Manfred uit. “Zodra alle entiteiten volledig op S/4HANA zijn, verwacht ik dat de afsluiting 2-3 dagen sneller zal zijn,” stemt Ingrid in.
Een ander voordeel is dat het bedrijf van drie verschillende winst- en verliesrapporten naar één is gegaan. “In de oude opzet hadden we verschillende p&l-rapporten voor juridische, management- en accounting doeleinden. Nu kunnen we alle vragen vanuit één bron beantwoorden. Dit maakt het dagelijkse werk in accounting veel eenvoudiger.”
Directe toegang tot realtime data
Bovendien zorgt de directe toegang tot de data voor realtime inzichten. “We kunnen de data realtime gebruiken voor de consolidatie door rechtstreeks toegang te krijgen tot de gegevens, zonder een interface of toewijzingstabellen. Voorheen haalden we één keer per dag data uit het ERP-systeem naar het consolidatiesysteem, nu zo vaak als we willen,” zegt Manfred.
De volgende stap is een fast-closeproject, met als doel om van 10 naar 6 dagen te gaan. “We moeten onze afsluiting voor Saudi Aramco versnellen,” zegt Manfred. “Eerst moeten we de afsluitende stappen in het ERP-deel standaardiseren, daarna willen we de stappen in de afsluitende boekingen automatiseren. We kijken ook naar verschillende RPA-oplossingen, bijvoorbeeld om de inkomende facturen te robotiseren.”
Benut de kans om een radicale verandering door te voeren
Op de vraag voor advies aan andere organisaties die een nieuwe IT-omgeving willen implementeren, zegt Ingrid: “Benut de kans om een radicale verandering door te voeren. Er zitten echte voordelen in uniformering, die tijd en moeite in het eindproduct besparen. Zelfs als je alleen je ERP- of consolidatiesysteem verandert, tilt uitgaan van beide systemen je totale proces naar een hoger niveau.”
“Focus op de S van Simple,”
“Focus op de S van Simple,” concludeert Manfred. “Het is echt nuttig om de ideeën van vereenvoudiging te volgen door de standaardprocessen in het consolidatieproces met s/4hana zoveel mogelijk te gebruiken. In het begin is dit misschien niet eenvoudig, maar in de toekomst zal het veel makkelijker zijn dan de tool aan te passen aan het proces dat je momenteel hebt.”
