Flexibel plannen bij Shell Retail

“Het is belangrijk voor ons om onze wereldwijde kosten te begrijpen,” zegt Mark Williams, Global Enablement Manager Retail bij Shell. “Het helpt ons bij het vormen van onze strategische beslissingen, zoals waar we willen opereren en in welke groeimarkt we willen investeren.”

Shell Retail bedient dagelijks 30 miljoen klanten op 44.000 locaties in meer dan 75 landen. Het wereldwijde bedrijf heeft vier retailmodellen – elk geselecteerd om de levering binnen een specifiek geografisch gebied te optimaliseren. Deze retailmodellen variëren van retailers en dealers tot groothandels en licentiehouders. Flexibel plannen bij Shell Retail is daarom belangrijk.

“Ons doel was om de spreadsheets uit te bannen en alles in één tool te krijgen. Daarnaast wilden we ook intern kunnen benchmarken.”

Modelleer- en planningsproces verbeteren met Oracle PBC

Om het inzicht in de kosten te vergemakkelijken, besluit de organisatie het modellerings- en planningsproces te verbeteren. “We gebruikten veel handmatige Excel-modellen met formules en macro’s, zonder echt te begrijpen hoe deze macro’s werkten. Vaak werden de spreadsheets gevuld en het resultaat daarvan zonder validatie genomen. Dit leidde tot fouten en verkeerde toewijzingen aan onze dealers. We merkten dat we geld aan het verspillen waren en het niet terug konden krijgen,” vervolgt Mark. “Ons doel was om de spreadsheets uit te bannen en alles in één tool te krijgen. Daarnaast wilden we ook intern kunnen benchmarken. Onze modellerings- en planningstool zal in meer dan 20 markten worden gebruikt, waardoor we een goede steekproefomvang hebben om een ​​passend kostenstructuurmodel te identificeren.”

Flexibel plannen bij Shell

Na verschillende opties te hebben overwogen, wordt Oracle PBC (Planning and Budgeting Cloud) gekozen. De modellerings- en planningsprocessen van Oracle PBC zullen ervoor zorgen dat men flexibel kan plannen bij Shell. “Tijdens een ronde van RFI’s (Request for Information) kwam Oracle als beste uit de bus voor ons. We waren op zoek naar een tool die de gedetailleerde toewijzing aan onze retailers kan beheren en ons analysemogelijkheden biedt,” zegt Mark. “Kosten waren ook een belangrijke overweging voor ons, Oracle voldeed aan onze budgetvereisten.”

De mogelijkheid om te herplannen

Een andere belangrijke vereiste was de mogelijkheid om opnieuw te plannen. Met zoveel locaties over de hele wereld is het cruciaal voor Shell Retail om te kunnen herplannen als de marktomstandigheden veranderen. “We wilden een oplossing waarmee we makkelijk realtime kunnen herplannen, op elk moment in elke week of maand,” zegt Mark.

“De flexibiliteit en robuustheid van Oracle PBC maken snel herplannen mogelijk als de marktomstandigheden de oorspronkelijke plannen onder druk zetten,” zegt Stephan de Wit. Als Performance Managementconsultant bij Finext was Stephan nauw betrokken bij de modellering van de nieuwe planningsprocessen.

Vanaf het begin was het duidelijk dat het model grote aanpassingen nodig had om aan de eisen van Shell Retail te voldoen. “Een deel van ons probleem is onze complexiteit. Er is geen planningsoplossing op de markt die ons hybride bedrijfsmodel beheert; niet volledig in franchise, maar ook niet volledig door ons beheerd. We gebruiken 4 kernbedrijfsmodellen, met een variatie binnen elk van deze 4. Het opereren in Pakistan en China vraagt ​​immers een andere aanpak dan het opereren in het Verenigd Koninkrijk of Nederland,” stelt Mark. “Deze variatie vraagt om extra flexibiliteit in onze modellen.” “Het modelleren van een globale geïntegreerde planningsoplossing – met 24/7 herplanningsfunctionaliteiten voor verschillende tijdzones, culturen en juridische output – vereiste serieuze capaciteiten. We zijn erin geslaagd door onze ervaring te gebruiken en flexibel te zijn,” zegt Stephan.

Kosten verlagen en portfolio verbreden

Zoals bij veel bedrijven speelt de energietransitie ook voor Shell Retail een rol. “Onze belangrijkste uitdaging is om onszelf relevant te houden tijdens de energietransitie. We willen ons portfolio verbreden en nieuwe brandstofopties introduceren, op een manier die bij onze klanten constant in de smaak valt,” aldus Mark.

De nieuwe modelleer- en planningsprocessen ondersteunen dit doel. “We willen opinieleiders zijn op het gebied van nieuwe energie en onze brandstofmix veranderen met biobrandstoffen, elektriciteit en waterstof. Met het oog daarop willen we kosten verlagen en kijken naar onze operationele processen. Het echt begrijpen van onze bedrijfsmodellen is essentieel voor voortdurende groei.”

Wereldwijde uitrol van Oracle PBC

Het implementeren van Oracle PBCin zoveel landen over de hele wereld vereist een zorgvuldige projectplanning en het vermogen om je snel aan veranderingen aan te passen. Mark: “We hebben veel ontwerpkeuzes moeten maken: hoe we de data moesten creëren, hoe we de informatie van markt tot markt vergrendeld konden houden, hoe we de modellen moesten ontwerpen. Samen met Finext hebben we als team deze keuzes gemaakt.”

Mark is enthousiast over Finext als modelleer- en implementatiepartner voor de wereldwijde uitrol: “Als nichespeler is Finext snel en wendbaar. Ik vind het prettig dat Finext niet gebonden is aan een leverancier, wat betekent dat ze onafhankelijk advies kunnen geven. Ze hebben ons begeleid en in de juiste richting gestuurd.”

“Tools en processen zijn belangrijk, maar het draait om het juiste team van mensen om je daarbij te ondersteunen.”

De eerste resultaten zijn erg positief. “We hebben nu 17 markten geïmplementeerd en zien een verkorting van de doorlooptijd van het herplannen van het businessplan. De oplossing is mooi en eenvoudig, waardoor onze retailers controle hebben over hun eigen bedrijf. Door veranderende marktomstandigheden moest 1 markt bijvoorbeeld 14 keer herplannen in 3 weken. Het is geweldig dat de tool dit kan ondersteunen, aangezien het snelle herplannen onze retailers helpt om kosten te corrigeren, mogelijkheden voor kostenbesparingen te identificeren en in het algemeen op plan te blijven.”

Sleutel voor groei

Gevraagd om advies voor vergelijkbare bedrijven die een wereldwijde uitrol starten, zegt Mark: “Bedenk waar je in de loop van de tijd met het project naartoe wilt. Het project op zich is goed, maar het integreren met alle andere systemen is de sleutel naar groei. En tot slot: tools en processen zijn belangrijk, maar het draait om het juiste team van mensen om je daarbij te ondersteunen.”