Infinitas Learning is één van Europa’s toonaangevende aanbieders van lesmaterialen en bekend van merken als Noordhoff. Als het internationale bedrijf naar een nieuwe consolidatieoplossing wil overstappen, kiest zij voor een full-service aanpak. Met Smart Financial Management worden de licenties, hosting, implementatie en beheer vanuit één aanspreekpunt geregeld.
Overstap naar nieuwe consolidatieoplossing
De overstap om te gaan naar de consolidatie software van Smart Financial Management is ingegeven door een praktische reden, zo vertelt Nillus Voermans, Group Controller bij Infinitas Learning. “Voor het consolidatiepakket dat we eerst gebruikten, verviel de ondersteuning vanuit de softwareleverancier. We moesten dus wel naar iets anders toe.”
Infinitas Learning loopt binnen Europa voorop als uitgever van innovatieve lesmaterialen, zowel in boekvorm als online. Noordhoff, de grootste educatieve uitgeverij van Nederland, is één van de bekende merken van het bedrijf. Andere bekende merken zijn Liber in Zweden en Plantyn in België.
Consolidatie Software van Smart Financial Management
Infinitas Learning kiest voor een full-service aanpak met een Smart Financial Management-oplossing. “Met Smart Financial Management zorgen wij voor alles wat je nodig hebt om een Performance Managementoplossing te kunnen laten draaien,” vertelt Gert-Jan van den Berg, als consultant bij Finext nauw betrokken bij het project. “Denk aan de implementatie, maar ook aan de licenties, de hosting en het beheer.”
Finext en Swap Support
De oplossing is recent ontwikkeld door Finext en haar zusterorganisatie Swap Support om Performance Managementoplossingen toegankelijk te maken voor een brede groep bedrijven. Het gecombineerd aanbieden van licenties, implementatie, hosting en beheer voor een vast maandelijks bedrag per user maakt deze aanpak uniek.
Consolidatie Software met het karakter van SAAS-oplossing
Doordat ook de licenties voor SAP BPC binnen de Smart Financial Management-oplossing vallen, krijgt het product het karakter van een SaaS-oplossing. Een belangrijke overweging voor Infinitas Learning: “We wilden graag een SaaS-product, wat past in onze visie om zoveel mogelijk SaaS te gebruiken,” vertelt Nillus.
“De generieke kennis van onze interne IT-afdelingen had waarschijnlijk niet tot het door ons gewenste serviceniveau geleid.”
Ondanks dat deze vorm van consolidatie software wel de voordelen heeft van een SaaS-oplossing, is het dat officieel niet. “Het is een regulier product dat op de servers van Swap Support draait. Soms vraagt dat wel om extra stappen rondom de toegang,” legt Nillus uit. “Het alternatief is een eigen server. Swap Support heeft echter de inhoudelijke kennis van het product en is daardoor in staat om problemen snel en gericht op te lossen. De generieke kennis van onze interne IT-afdelingen had waarschijnlijk niet tot het door ons gewenste serviceniveau geleid.” Een echte SaaS-oplossing is vaak ook minder flexibel. Gert-Jan: “In een cloudoplossing moet je je vaak meer aan de standaarden houden en kun je minder aanpassingen doen dan in een on-premise variant met hosting bij Swap Support.”
Zorgvuldige selectie consolidatie software
Het traject start met een zorgvuldige toolselectie begeleid door Finext. Hieruit blijkt dat deze vorm van SAP BPC de beste oplossing is voor Infinitas Learning. Nillus: “In mijn persoonlijke visie is een selectietraject een goede investering, zeker als je ziet wat een selectietraject kost ten op zichte van wat er potentieel mis kan gaan. We besteden de komende 10 jaar veel geld en tijd aan de tool die we kiezen.” Ook worden aan het begin van het traject de mogelijke verbeteringen rondom het consolidatieproces in kaart gebracht. “Ons belangrijkste doel was vooruit te kunnen zoals we dat altijd deden; de scope voor het gebruik van de tool veranderde niet. Tegelijkertijd wilden we de overstap wel benutten om orde op zaken te stellen,” vertelt Nillus. Zo wordt nu bijvoorbeeld de administratie van Equity Pick-Up (EPU) volledig gefaciliteerd. Ook wordt de cashflow-berekening uitgebreid. “Door daar steeds fijnmaziger mee om te gaan, brengen we de kwaliteit van de cijfers omhoog,” vertelt Nillus.
Een template voor een vliegende start
Bij de implementatie wordt de template uit de Smart Financial Managementoplossing als basis gebruikt om een vliegende start te maken. “Deze template is gebaseerd op best practices en versnelt de implementatie. Hiermee kunnen we de consolidatie, de Equity Pick-Up en automatische postings tussen de p&l en de balans efficiënt inrichten,” legt Gert-Jan uit. Bij Infinitas Learning zijn aan deze template nog een aantal toevoegingen gedaan om aanvullende wensen in te richten.
“Deze tool is veel toegankelijker voor de eindgebruiker, waardoor iedereen beter begrijpt hoe de cijfers door de tool lopen.”
Nillus is positief over zijn keuze voor deze consolidatie software en de aanpak. Ook over de resultaten van de nieuwe oplossing is Nillus enthousiast. “Het is flexibel en dynamisch, waardoor we aan alle kanten aan de knoppen kunnen draaien. Dat we dat zelf kunnen is een geweldige stap vooruit. Voorheen was het systeem een black box, dat is niet wenselijk. Deze tool is veel toegankelijker voor de eindgebruiker, waardoor iedereen beter begrijpt hoe de cijfers door de tool lopen.”
Pragmatisch en oplossingsgericht
De organisatie werkt al jaren samen met Finext en Swap Support. “Finext en Swap Support werken pragmatisch en oplossingsgericht. Er wordt niet rigide aan het plan vastgehouden, maar gezocht naar een oplossing om het einddoel te bereiken. Dat gaat op een professionele, maar informele manier. Een bepaalde vorm van zakelijkheid is op momenten belangrijk, maar als dat niet nodig is gaan we leuk met elkaar om. Dat is de voedingsbodem voor een goede samenwerking.”
Alternatief voor consolideren met reguliere SAP
Nillus vindt de Smart Financial Management-aanpak rondom SAP BPC een uitstekend alternatief voor de reguliere SAP BPC-software. “Ik zou het iedereen aanraden. We hadden het nooit zelf gekund, maar hadden de kennis en kunde van Finext en Swap Support keihard nodig. Wij hebben meer inzicht in de machine, kunnen beter rapporteren en makkelijker wijzigingen doorvoeren. We zitten nu korter op de bal, waardoor er meer uitkomt.”
