Vastgoedorganisatie W.P. Carey heeft ruim 250 entiteiten in 30 landen waarover zij taxrapportages moet opstellen, wat veel aandacht vraagt. De multinational wil haar taxprocessen minder arbeidsintensief en minder tijdrovend maken. De Tax App van Anaplan vervangt 250 Excel-sheets, waardoor de processen stabieler en sneller worden.
“Na de taxrapportages voor Q4 2015 concludeerden we dat we het taxproces niet meer op dezelfde manier wilden herhalen. Het was arbeidsintensiever dan te rechtvaardigen is, en daardoor meer tijdrovend dan nodig,” vertelt Najib Damghi van W.P. Carey.
“Het belangrijkste punt was het proces; door het proces en de taxrapportages te automatiseren en optimaliseren gaat ook de kwaliteit omhoog,” stelt Patrick van Gerven van Taxvibes. Patrick is al jaren betrokken bij het taxproces van W.P. Carey. “Met ruim 250 Excel-sheets speelt het klassieke verhaal een grote rol; zodra iemand iets aanpast, moet alles opnieuw. Ook het heen en weer mailen van versies verstoort het proces, net als het feit dat iedereen op een andere manier de sheets invult,” zegt Finext. Finext en Taxvibes werken regelmatig samen rondom het verbeteren van taxprocessen.
Anaplan Tax App
W.P. Carey kiest voor de Corporate Tax Reporting App, die door Finext samen met Taxvibes in Anaplan is ontwikkeld. Een opvallende keuze, omdat de organisatie voor haar financiële processen al een andere Performance Managementoplossing heeft. “We wilden op korte termijn de implementatie realiseren; met de Anaplan Tax App kan dit omdat er al een aantal zaken zijn ingebouwd op basis van best practices,” vertelt Najib.
“Anaplan aggregeert de data op zo’n manier dat je er goed naar kunt kijken; het haalt eerst de ruis van de lijn.”
“Daarnaast willen we een flexibele oplossing, zodat we ook zaken die specifiek voor ons bedrijf zijn kunnen inrichten,” gaat Najib verder. “In Anaplan kun je bijvoorbeeld vrij makkelijk een extra rapportagemogelijkheid inbouwen, zoals US GAAP. Vanuit Anaplan is die flexibiliteit er; het is geen kant-en-klare tool, maar een platform.” “Alles kan, maar je moet oppassen dat je het niet te complex maakt,” concludeert de consultant van Finext.
Snelle implementatie van de Tax App
In de praktijk blijkt de implementatie van de Tax App inderdaad een korte doorlooptijd te hebben. Najib: “We hebben het daadwerkelijk snel geïmplementeerd en binnen de termijn die we wilden. Binnen twee maanden was de implementatie gerealiseerd, waarna we binnen drie maanden de vereiste interne goedkeuring door internal audit kregen.” “Ondanks de korte implementatietijd hebben we toch veel specifieke wensen van W.P. Carey kunnen verwerken,” vertelt Patrick.
Inmiddels worden ook aanvullende taxrapportages aan de App toegevoegd. “Na eerst de bestaande taxprocessen te hebben geautomatiseerd, zijn we nu aan het uitbreiden naar onder andere Country-by-Country Reporting,” vertelt Finext.
Gebruiksvriendelijke taxoplossing
Najib is positief over de nieuwe taxoplossing van Anaplan: “Het is heel gebruiksvriendelijk. Waar ik zelf zou verwachten dat je technische kennis nodig hebt, is dat totaal niet zo. Het is bijna net zo simpel als formules aanpassen in Excel.”
De gebruiksvriendelijkheid levert de verwachte resultaten op. “Anaplan aggregeert de data op zo’n manier dat je er goed naar kunt kijken; het haalt eerst de ruis van de lijn,” vertelt Najib. “Daarnaast zijn we niet meer zoveel tijd kwijt aan versiebeheer en het najagen van de Excel-bestanden, het is makkelijker te coördineren.”
Bewuste keuzes
Rondom de inrichting van zo’n flexibel systeem is het belangrijk om bewuste keuzes te maken, bijvoorbeeld rondom het verversen van de data. “We hebben gekozen voor semi-geautomatiseerd verversen,” vertelt Najib. “De upload komt automatisch binnen, waarna ik kan bepalen of de data en berekeningen worden bijgewerkt.” “We kunnen niet voor alle 250 entiteiten in één keer de taxrapportages opstellen, dus als je tussendoor ververst, moet je voor sommige entiteiten opnieuw beginnen. We maken nu eerst één slag op alle entiteiten, waarna we verversen en dan updaten,” legt Patrick uit
De samenwerking tussen Finext en Taxvibes bevalt Najib goed. “De combinatie is heel krachtig; aan de ene kant een partij die de technische kennis door en door beheerst, aan de andere kant iemand die ons over het volledige proces rondom tax accounting adviseert. Die combinatie zorgt ervoor dat je het zo kunt inrichten dat het aan de bedrijfsspecifieke behoefte voldoet, terwijl je ook kunt kijken naar wat nodig is rondom tax accounting in de toekomst.”
“In plaats van dat we door de bomen het bos niet meer zien, kunnen we nu meer naar de inhoud kijken.”
Ingebouwde controles
Met de nieuwe oplossing, waaronder geautomatiseerde taxrapportages, is het taxproces sneller en zekerder geworden. Dit begint al bij de automatische invoer van de data. “In de oude situatie moest ik vertrouwen op de formules van iemand anders, die ik vervolgens handmatig moest kopiëren naar 250 Excel-sheets,” zegt Najib. “Het is getest, het wordt elke keer exact herhaald en er zitten automatische checks in, waardoor je erop kunt vertrouwen.”
De dataquality assurance zit al in de App ingebouwd. Finext: “Alle data die binnenkomt wordt gecheckt aan de hand van de beschikbare masterdata. Door ingebouwde checks worden afwijkingen direct op een dashboard gepresenteerd en zelfs suggesties gegeven om de afwijking op te lossen.”
Van zes naar twee weken
Het geoptimaliseerde taxproces is sneller en minder arbeidsintensief. “Tijdens de kwartaalafsluiting scheelt het zes fte,” vertelt Najib. “Ook qua doorlooptijd scheelt het veel; we zijn van zes naar twee weken gegaan om het kwartaal af te sluiten.”
Bovendien gebeurt er in die verkorte tijd meer. “We werken nu met live data, wat veel meerwaarde heeft. Dat kon in het oude proces zeker niet. In plaats van dat we door de bomen het bos niet meer zien, heeft het ons naar een punt gebracht waar we meer naar de inhoud kunnen kijken,” concludeert Najib.
