Gebruiksvriendelijke efficiencyslag bij Meneba

Meer structuur in budgetterings- en consolidatieprocessen

Finext bood voor Meneba de uitkomst door een gebruiksvriendelijke efficiencyslag te maken. Meneba kent een lange historie; de graanspecialist bestaat al sinds 1915 en levert diverse soorten meelproducten aan uiteenlopende klanten. Het bedrijf is kapitaalintensief; met zo’n 180 mensen wordt een omzet van circa 200 miljoen euro gerealiseerd.
Zoals veel middelgrote organisaties werkt ook Meneba veel met Excel rondom haar rapportage- en budgetteringsprocessen. “We hebben een mooi ERP-pakket, maar rondom reporting was dat niet optimaal. Noodgedwongen zijn we dan ook veel Excel gaan gebruiken, en zijn we daar inmiddels expert in geworden,” vertelt Eric Taal, CFO bij Meneba.

Van datacrunching naar informatiemanagement

In de vele Excel-versies wilde de organisatie echter wel een gebruiksvriendelijke professionalisatie- en efficiencyslag maken. “De Excel-sheets waren vaak persoonsgebonden. Dat is qua overdracht minder makkelijk en qua onderhoud een uitdaging, zeker in het budgetteringsproces,” gaat Eric verder.

“We wilden mensen echt ondersteunen met analyses in plaats van veel tijd kwijt te zijn aan dataverwerking.”

“Sommige modellen bevatten dermate complexe onderlinge verwijzingen dat we geen aanpassingen meer durfden door te voeren. Ook is het minder makkelijk om alternatieve dwarsdoorsnedes te maken. Daarnaast was het aantal salesrapporten zover gegroeid, dat het vanuit performance-overweging nodig was om met meerdere powerpivot-modellen voor dezelfde dataset te werken.” De processen rondom budgetteren kostten ook veel tijd. “We stuurden verschillende modellen naar de gebruikers, die we ook weer terug moesten krijgen, en vervolgens moesten bewerken om tussentijdse update van het budget te maken,” vertelt Gerard Koops, controller bij Meneba.Reden genoeg om op zoek te gaan naar een oplossing die meer structuur biedt. “We wilden van datacrunching naar informatiemanagement; mensen echt ondersteunen met analyses in plaats van veel tijd kwijt zijn aan dataverwerking,” legt Eric uit.

Excel omarmen

Voor deze gebruiksvriendelijke efficiencyslag heeft Meneba voor Vena Solutions gekozen. “Vena sprak ons aan omdat het dicht bij de bestaande situatie lag. We hoefden niet veel om te bouwen, waardoor de implementatietijd beperkt kon blijven,” vertelt Gerard.Dit blijkt in de praktijk te kloppen. De bestaande Excel-modellen zijn kritisch bekeken en vervolgens redelijk gelijksoortig overgebracht naar Vena. “Eigenlijk is dit zoals Vena bedoeld is: je omarmt Excel en vijlt daar de ruwe randjes vanaf,” vertelt Benno van Ingen. Benno is vanuit Finext nauw betrokken bij de implementatie. Met dit spreadsheetplatform hoeft niet alle flexibiliteit overboord gezet te worden. “Je nagelt de processen niet vast in een corporate oplossing,” gaat Benno verder. “Als gebruiker ben je zelf in control van je informatiestromen.” De oplossing is dan ook heel herkenbaar voor de gebruikers in de business.

Snelle leercurve

Een andere doelstelling tijdens de toolselectie was eenvoudig gebruik en beheer. “Andere pakketten die we hebben bekeken, vragen om veel programmeerwerk aan de achterkant. Bij Vena hoef je niet te kunnen programmeren.” “Binnen Vena kun je veel zelf doen,” beaamt Benno. ”De meeste financials wonen praktisch in Excel, waardoor je al 50% van de benodigde kennis voor Vena bezit. Je hoeft dan nog maar een kleine beetje extra kennis op te doen om zelf een model te kunnen maken.”

Zelf aan de slag

Meneba kiest dan ook voor een coachingmodel voor de implementatie. Met deze ‘co-build’-aanpak trekken de organisatie en de consultant samen op, zodat de gebruikers tijdens het project al ervaring opdoen. Eric en Gerard maken hier veel tijd voor vrij, één tot twee dagen per week. Dit is overigens wel een vereiste voor het goed slagen van deze aanpak. “Er zitten twee kanten aan het coachingmodel,” legt Benno uit. “Aan de ene kant is Vena hier heel geschikt voor; het is een eenvoudige applicatie zonder al te veel knoppen waar je toch veel mee kunt. Aan de andere kant hadden Eric en Gerard ook de tijd en de skills om dat daadwerkelijk te doen.”

“De processen zijn sneller en minder foutgevoelig.”

Het vrijmaken van zoveel tijd als CFO vindt Eric een logische keuze. “Je hebt er zelf ook baat bij. Er komt geen groots projectteam waarin iedereen een radertje is, het is nu even doorzetten en daarna kun je aan de slag. Daarnaast verhoogt de persoonlijke bijdrage van de CFO de implementatiesnelheid; als CFO ben je ook een belangrijke eindgebruiker en op deze wijze kun je snel tot beslissingen rondom de databasestructuur komen. Ook versterkt de betrokkenheid van de CFO het draagvlak voor het gebruik van het pakket op de verschillende afdelingen van de organisatie.”

Sneller en minder foutgevoelig

De aanpak werkt. Na het maken van het design en het geven van de training, komt Benno nog één dag in de week langs om mee te kijken en te adviseren. Eric: “We krijgen vooral advies over hoe we iets zelf kunnen aanpakken. Het is voor ons de reden dat we heel tevreden zijn over Finext.”
Eric en Gerard zijn enthousiast over de resultaten van de overstap. De processen zijn sneller en minder foutgevoelig. Daarnaast is er een gebruiksvriendelijke efficiencyslag gemaakt. “Neem het sales-budgetteringsproces. Voorheen stuurde een accountmanager zijn input naar finance, waarvan finance een budgetrapportage maakte en weer naar hem terugzond zodat hij de impact van zijn budgetinschattingen kon zien. Omdat het updaten van verkoopbudget arbeidsintensief was, kon het een aantal dagen duren voordat de updates werden verwerkt. Nu worden alle aanpassingen direct door de accountmanager in de database opgeslagen. Hierdoor kan de accountmanager zelf het rapport afroepen en eventuele aanpassingen doorvoeren. Een ander groot voordeel is dat iedereen naar dezelfde live data kijkt. In de oude situatie maakten we – in verband met de enorme hoeveelheid rapporten – gebruik van vier powerpivot-modellen, die afzonderlijk handmatig moesten worden geüpdatet.”

Maximaal ondersteunen

Meneba zit midden in een proces om overgenomen te worden door een Belgische organisatie. “We hebben als onderneming de strategie om een veilige haven in te varen, met deze overname lukt dat,” vertelt Eric. “De Belgische organisatie zit in dezelfde markt met dezelfde problematieken en ook daar is Excel koning. De grootste uitdaging na een overname is customer retainment; hoe zorg je dat je je klanten behoudt. Informatie is dan heel belangrijk.”
Ook hier wil Eric stappen zetten met de nieuwe oplossing. “Vena is een sterke tool om binnen no time een verkooprapportage op Benelux-niveau op te zetten, zodat we de verkopers maximaal kunnen ondersteunen.”

Comfort en een gebruiksvriendelijke efficiencyslag

Gevraagd naar advies voor andere middelgrote organisaties die hun budgetterings- en rapportageprocessen willen stroomlijnen, is Eric duidelijk. Een gebruiksvriendelijke efficiencyslag is aan te raden. “Naast gebruikersgemak is pricing zeker ook een overweging. Weet waar je als organisatie bijzonder in bent en wat daarvoor nodig is. Kies vervolgens een oplossing waar je je comfortabel bij voelt, want aan het eind van de rit moet jij er mee werken en blijft het jouw verantwoordelijkheid.”