Rotterdam World Gateway (RWG) loopt wereldwijd voorop met de innovatieve, volledig geautomatiseerde op- en overslag van containers. Ook rondom haar financiële processen is RWG vooruitstrevend. De containerterminal benut de Anaplan App voor IFRS 16 om eenvoudig en kostenefficiënt te voldoen aan de IFRS-regelgeving.
IFRS 16 bij RWG
De moderne containerterminal op maasvlakte 2 groeit snel en heeft inmiddels een sterke positie als ‘global hub’; sinds de opening in september 2015 heeft de containerterminal al ruim 2.500.000 deep sea containers overgeslagen. continue innovatie en het toepassen van de nieuwste technologieën spelen een grote rol in deze groei. Zo is de op- en overslag van containers volledig geautomatiseerd, waarmee de organisatie wereldwijd toonaangevend is.
IFRS 16 Automatiseren
Ook rondom het automatiseren van haar financiële processen is RWG vooruitstrevend. Zo implementeerde de containerterminal al eerder – samen met Finext – Anaplan om de budgeting- & forecasting-processen te optimaliseren.
“Spreadsheets ondersteunen het IFRS 16-proces te weinig. Bovendien gaan spreadsheets in tegen de gedachte dat we zoveel mogelijk in één systeem proberen te doen.”
De keuze voor de Anaplan App voor IFRS 16 bij RWG past naadloos in deze visie. “tijdens de looptijd van leasecontracten zijn er vaak wijzigingen, zoals leaseauto’s waarbij jaarlijks de prijzen worden verhoogd met een inflatiepercentage. Spreadsheets ondersteunen het IFRS 16-proces dan te weinig,” zegt Enrico Douwens, Finance Director bij Rotterdam World Gateway (RWG). “bovendien gaan spreadsheets in tegen de gedachte dat we zoveel mogelijk in één systeem proberen te doen.”
Anaplan app voor IFRS 16 bij RWG
“Aanpassingen en uitzonderingen in de leasecontracten, maar ook de variaties in type contracten en de verschillende looptijden maken IFRS 16-calculaties in spreadsheets complex en tijdrovend,” beaamt Stef Jansen in de Wal van Finext.
Reden voor Finext om in Anaplan een app voor IFRS 16 te ontwikkelen. “We hebben de app ontwikkeld als template, waarin op basis van IFRS 16-regelgeving verschillende transitie- en calculatiemethodes zijn voorgedefinieerd. Deze basis kunnen we vervolgens aanpassen naar de wensen van de organisatie,” vertelt Stef. met deze aanpak kan de IFRS 16-module snel worden geïmplementeerd, vaak al binnen enkele dagen.
Kostenefficiënt IFRS 16-proces
De kosten van de processen rondom IFRS 16 wil RWG zo laag mogelijk houden. Enrico: “IFRS 16 heeft iets wat eenvoudig was, ingewikkeld gemaakt. maar deze zure appel ligt nu eenmaal op tafel en eten we het liefst in zo groot mogelijke happen op, ook richting de toekomst. Dat willen we kostenefficiënt doen, want we verdienen geen euro extra door de invoering van IFRS 16.”
Het kostenaspect is dan ook een extra reden om te kiezen voor de Anaplan App. naast de snelle implementatie is de tool eenvoudig zelf te onderhouden, vindt Enrico: “De app heeft een prima general userinterface en het model neemt je stap voor stap mee in het IFRS 16-proces. ”
Complexere leasecontracten getest
De containerterminal gaat bij haar keuze niet over één nacht ijs. “We hebben onze complexere leasecontracten in de app geladen om te zien of dit dezelfde uitkomsten gaf als de spreadsheets. Deze lakmoesproef was snel geslaagd. Daarnaast hebben we getest hoe flexibel het model is.”
Enrico is positief over de resultaten van de testen. “Alle mogelijkheden waar ik op hoopte zitten erin. Het model leidt tot de gewenste uitkomsten en heeft flink wat flexibiliteit. Dat biedt generieke voordelen voor elke organisatie. bij ons speelt bovendien het voordeel dat de app bij het bestaande pakket aansluit.”
“We kunnen op allerlei manieren de gegevens vertalen naar journaalposten, afhankelijk van de informatiebehoefte. Vlotjes en met lage kans op fouten.”
Ook over de resultaten in de praktijk is Enrico positief. niet alleen de calculaties zijn geautomatiseerd, ook de journaalposten komen automatisch uit het Anaplan-model naar het ERP-systeem. “We kunnen op allerlei manieren de gegevens vertalen naar journaalposten. Dit kunnen we geaggregeerd of per individueel leasecontract exporteren, afhankelijk van de informatiebehoefte. Vlotjes en met lage kans op fouten wordt dit ingelezen in de administratie, waardoor we zo min mogelijk knippen en plakken.”
Best practices én Specifieke wensen rondom IFRS
naast de best practices die standaard in de IFRS 16-module voorgedefinieerd zijn, heeft de containerterminal nog een aantal specifieke wensen. “We wilden de leasecontracten niet alleen kunnen sorteren per afdeling, maar ook op andere dwarsdoorsnedes. bijvoorbeeld op type asset, zoals leaseauto’s, equipment of de concessieovereenkomst,” legt Enrico uit. “tegelijkertijd geven we aan bij welke afdeling het leasecontract hoort, waardoor het naar de budgetten van de verschillende afdelingen toegespitst kan worden. Hiermee slaan we twee vliegen in één klap.”
Ook deze specifieke wensen worden in de app ingericht. “De gebruiker hoeft alleen per contract aan te geven welk type contract het is. Dat kan zowel manueel als met upload templates,” vertelt Stef.
Connected planning
Deze aanpak past in de visie van ‘connected planning’, waarin alle datastromen binnen Anaplan samenkomen. “Om zaken consistent te houden, is het handig om zo min mogelijk bronnen te hebben. Het vergelijken van uitkomsten en zoeken naar de oorzaken van verschillen is pure tijdverspilling. De app vormt een mini-datawarehouse voor de leasegegevens. Dezelfde data kunnen we linea recta gebruiken in onze forecast en budgettering,” vertelt Enrico.
De volgende stap is een automatische koppeling tussen het IFRS 16-model en het budget. “In het verleden was de wereld nog simpel: wat je betaalde waren de kosten. nu moeten we budgetteren op IFRS 16-regelgeving. Het helpt dat we de gedetailleerde berekeningen al gedaan hebben in de IFRS 16-module, zodat we daar geen omkijken meer naar hebben,” gaat Enrico verder. “We kunnen eenvoudig de koppeling maken tussen het IFRS 16-model en het model waarin het budget wordt opgesteld, waarna je de IFRS 16-uitkomsten zo vaak kunt ophalen als nodig is,” vertelt Stef.
Betrouwbare IFRS-cijfers
Gevraagd naar advies voor andere organisaties die IFRS 16 kostenefficiënt willen inrichten, is Enrico duidelijk: “Zorg dat het robuust en goed te onderhouden is. Over een paar jaar wil je nog steeds grip hebben; ook bij aanpassingen en uitzonderingen mogen er geen verschillen tussen de contracten en de administratie ontstaan. Uiteindelijk wil je betrouwbare cijfers opleveren conform de IFRS-regelgeving.”
