Just Eat Takeaway.com is een snelgroeiende, toonaangevende wereldwijde marktplaats voor online voedselbezorging. Het automatiseren van de Taxprocessen bespaart tijd, verbetert de controle en zorgt voor transparantie.
De steile groeicurve van het bedrijf was een van de belangrijkste redenen voor Just Eat Takeaway.com om over te stappen op een geautomatiseerd belastingrapportageproces. Karolina Hart, Tax Accounting, Reporting and Control Manager bij Just Eat Takeaway.com: "We groeien snel en hebben de afgelopen jaren verschillende overnames gedaan. Daarom is onze rapportage internationaler en veeleisender geworden."
Het bedrijf heeft zijn hoofdkantoor in Amsterdam en Londen en verbindt consumenten via zijn platforms met meer dan 580.000 restaurants. Just EatTakeaway.com werd in januari 2020 opgericht door het samenbrengen van twee van 's werelds grootste voedsel bezorgbedrijven: Takeaway.com - opgericht in 2000 in Nederland - en Just Eat - opgericht in 2001 in Denemarken.
"We wilden één set geautomatiseerde controles voor alle gegevens en meer transparantie in Tax Reporting."
Meer tijd voor het controleren en analyseren van de Tax Reporting
Karolina en haar team hebben verschillende bedrijfsdoelstellingen bereikt door de processen voor belastingrapportage te automatiseren. Karolina: "Een van onze belangrijkste doelen was tijdsbesparing. We hebben te maken met strakke rapportagetijdlijnen. Door het aantal handmatige activiteiten en controles te verminderen, winnen we meer tijd voor het beoordelen en analyseren in plaats van het berekenen en matchen van de gegevens." Andere belangrijke doelen waren om meer controle te krijgen en transparantie te creëren. "We wilden één set geautomatiseerde controles voor alle gegevens en meer transparantie in de belastingrapportage.
OneStream maakt één manier van werken mogelijk voor het hele rapportageproces
Just Eat Takeaway.com gebruikte OneStream al voor haar consolidatieprocessen. Door het belastingrapportageproces toe te voegen aan de bestaande workflow, wordt belasting volledig opgenomen in het rapportageproces. Hoewel het een essentiële overweging is, is het niet de enige reden voor het bedrijf om de belastingprocessen over te zetten naar OneStream. "OneStream is een flexibele tool. Als bedrijf veranderen we voortdurend en bedrijfsspecifieke vereisten kunnen in de tool worden ingebouwd."
"Er waren verschillende Just Eat Takeaway.com specifieke items die we wilden automatiseren. Het is geweldig dat de template dit ook aankon."
IFRS Tax template in OneStream
Het projectteam gebruikte de IFRS tax template om een soepele en snelle implementatie te garanderen. Experts van Taxvibes en Finext, zusterorganisaties die vaak samenwerken tijdens belastingautomatiseringsprojecten, ontwikkelden deze standaardsjabloon voor IFRS-belastingprocessen. "We hebben de IFRS-belastingtemplate gemaakt op basis van best practices. Veel internationale organisaties gebruiken het voor hun tax automation", legt Roelf Kloen, tax reporting specialist bij Taxvibes, uit. De template kan eenvoudig worden aangepast aan de specifieke eisen van elk bedrijf, zoals bij Just Eat Takeaway.com. "Er waren verschillende specifieke items voor Just Eat Takeaway.com die we wilden automatiseren. Het is geweldig dat de template dit ook aankon," zegt Karolina.
Pragmatische projectaanpak in 3 fasen
Het projectteam gebruikte een pragmatische aanpak met 3 fasen. Karolina is enthousiast over de gefaseerde aanpak. "We hadden minimale tijd voor de implementatie. We gebruikten de eerste fase om ervoor te zorgen dat de tool live was en op tijd gebruikt kon worden voor de Q3 Close. We konden onze ervaringen tijdens de afsluiting gebruiken voor de aanpassingen in fase 2 en de nice-to-haves in fase 3. Door deze aanpak kregen we alles voor elkaar. Door deze aanpak konden we alles synchroon laten lopen met onze rapportagekalender."Ze is ook blij met de samenwerking met Taxvibes en Finext. "Taxvibes heeft veel ervaring met en kennis van tax reporting, terwijl Finext al bekend was met onze OneStream setup, omdat zij de consolidatieprocessen hebben geïmplementeerd. Een ander voordeel was het feit dat Taxvibes verstand heeft van zowel tax als IT. "Als architect zorgden ze ervoor dat iedereen in de vergadering dezelfde taal sprak. Dat is een must voor zo'n implementatie."
"De toekomst ligt in het kunnen opnemen van continue veranderingen in onze processen en systemen."
Zelfverzekerd over toekomstige eisen op het gebied van Tax Reporting
Karolina ziet binnenkort meer vraag naar Tax automation. "De fiscale omgeving verandert voortdurend en daarom is het zo'n interessant vakgebied. Bijvoorbeeld de komst van Pillar 2, waarvoor de berekeningen heel anders zijn dan onze huidige boekhoudkundige berekeningen." Ze maakt zich geen zorgen over het omgaan met deze veranderingen. "De toekomst ligt in het kunnen verwerken van deze veranderingen in onze processen en systemen. We hebben de flexibiliteit van OneStream ervaren, waardoor ik er vertrouwen in heb dat we onze geautomatiseerde processen gemakkelijk kunnen aanpassen aan wat er nodig is."
