Als Oilinvest de financiële processen verbetert, wil ze de lokale vrijheid van de dochterbedrijven niet inperken. Tegelijkertijd wil de oliemaatschappij graag meer uniformiteit in de reporting. Met een unieke aanpak komen in CCH Tagetik de maatwerkprocessen van de dochters samen in één geharmoniseerde rapportage.
“We willen de hele financial reporting moderniseren,” vertelt Ilja Ansink, Senior Accountant Projects bij Oilinvest. Om dit te bereiken, stapt de oliemaatschappij over op een moderne Performance Management-oplossing. De keuze valt op een uniforme rapportage in CCH Tagetik. “We werkten met 20 jaar oude spreadsheets, waardoor er veel handmatig werk was. We willen meer uniformiteit en meer harmonisatie, binnen één gebruiksvriendelijk systeem.”
Oilinvest is een grote speler in de Europese downstream olie-industrie, met als belangrijkste merken Tamoil and HEM. Bij het oliebedrijf – met het hoofdkantoor in Den Haag – werken zo’n 1000 mensen.
“Door het optimaliseren van de reporting kunnen we betere strategische beslissingen nemen”
Betere strategische beslissingen met uniforme rapportage in CCH Tagetik
De verbeterslag rondom de financiële processen ondersteunt de strategie van de oliemaatschappij. “Door het optimaliseren van de reporting kunnen we betere strategische beslissingen nemen. Bijvoorbeeld in keuzes rondom investeren in een nieuw benzinestation en afwegingen tussen interne of externe financiering,” gaat Ilja verder.
Ook in keuzes rondom de dochterondernemingen is goede stuurinformatie belangrijk. Ilja: “Als je weet welke business segmenten het meest winstgevend zijn, kun je besluiten in welke dochteronderneming je meer wilt investeren.”
Decentrale organisatie standaardiseren
Oilinvest is een decentrale organisatie, waarbinnen de dochterorganisaties veel autonomie hebben. Zij krijgen een forse rol in het project. “We wilden lokaal draagvlak creëren voor het nieuwe systeem door de dochterorganisaties echt te betrekken. Zo konden we kennis geven én krijgen,” zegt Niels Sterkenburg. Niels is als consultant van Finext nauw betrokken bij de implementatie van de uniforme rapportage in CCH Tagetik.
Om de lokale vrijheid te behouden en tegelijkertijd de financiële rapportages goed te kunnen standaardiseren, gaan Ilja en Niels op bezoek bij de dochterbedrijven. Ilja: “Eén van de succesfactoren is dat Niels en ik samen bij alle dochterbedrijven langs zijn gegaan, bij sommigen zelfs meerdere keren. Tijdens zo’n bezoek zaten we 2 tot 3 dagen in een kamer met de mensen die het moeten doen.”
Inspraak tijdens de bouw
Door deze lokale sessies krijgen de gebruikers al tijdens de ontwikkeling van het nieuwe systeem ruimte om hun wensen kenbaar te maken. Deze inspraak werd direct concreet gemaakt, vertelt Ilja: “Tijdens de sessies verwerkte Niels de aanpassingen meteen in het systeem. Zo konden we ter plekke valideren of dit was wat de gebruikers bedoelden. Bij de volgende dochter namen we de aanpassing ook weer mee.”
Dat betekent wel wat voor het projectteam. “Bij veel organisaties neemt het hoofdkantoor alle besluiten rondom de inrichting van een systeem. Hier was dat totaal anders,” zegt Niels lachend.
Zoveel ruimte voor inbreng vanuit de gebruikers brengt ook dilemma’s met zich mee. Bijvoorbeeld als de lokale wensen om te veel detail in het systeem vragen. “Dan is het fijn dat Niels veel kennis heeft van de technische mogelijkheden van het systeem, en ik de dochterbedrijven goed ken. Zo konden we al tijdens het gesprek een goede middenweg vinden,” vertelt Ilja. De manier waarop is daarbij belangrijk, vindt Niels: “Niet alleen aangeven dat iets niet kan, maar ook een oplossing bieden hoe het wel kan.”
Spanningsveld tussen lokale wensen en standaardiseren
Met deze aanpak wordt het spanningsveld tussen lokale wensen en harmonisatie – zo kenmerkend voor decentrale organisaties – succesvol opgelost. “De rapportage is gestandaardiseerd, maar elke dochterorganisatie komt via een ander proces tot de cijfers. We hebben ervoor gekozen om niet de dochters de processen te laten veranderen, maar om Tagetik aan te passen aan de processen,” vertelt Ilja.
De flexibiliteit van CCH Tagetik helpt om de wensen goed in te richten. Niels: “Elke dochterorganisatie heeft een stukje maatwerk, met een eigen workflow en werkproces. Vervolgens komen al deze stromen samen tot één rapportage.”
Daarvoor is het belangrijk om goed in de lokale processen te duiken. Ilja: De dochterbedrijven hebben veel kennis en zijn heel capabel in de processen. Samen kunnen we goed sparren over de maatwerkaanpassingen in het systeem. Accounting is een vrij generiek proces, waardoor je het eenvoudig naar het Nederlands recht kunt harmoniseren zodra alles in het systeem zit.”
Samen invulling geven aan de kaders
Ilja is enthousiast over de aanpak, waarin het hoofdkantoor en de dochters samen toegevoegde waarde leveren. “Gedurende het project is de verstandhouding met de lokale organisaties beter geworden. We krijgen hierdoor meer een samenwerkende rol, waarbij we samen met de dochterorganisaties invulling geven aan het kader dat geschetst is door de board.”
“Waar het vroeger een black box was waar de getallen in stonden, kan de CFO nu eenvoudig meer diepgang krijgen”
Ook de board is positief over de resultaten van het nieuwe consolidatie- en rapportageproces. “De CFO krijgt de cijfers en kan zelf de diepte in, of via een gerichte vraag aan de financial controller. Dit maakt het veel transparanter. Waar het vroeger een black box was waar de getallen in stonden, kan hij nu eenvoudig meer diepgang krijgen,” vertelt Ilja.
De modernisering van de financiële processen is in twee fases opgesplitst. De volgende fase draait om de managementinformatie. Hierin gaat Ilja dezelfde aanpak hanteren: “Om de analyses goed te kunnen doen, zal de focus eerst komen te liggen op het vaststellen van de definities. Dit wordt een gezamenlijke zoektocht van de board, de dochterondernemingen en het hoofdkantoor om een sluitende begrippenlijst op te stellen.”
Aanpak voor decentrale organisaties
Gevraagd naar advies voor andere organisaties die worstelen met het spanningsveld tussen lokale vrijheid en standaardisatie, is Ilja duidelijk: “Onderschat je dochterorganisaties niet in de hoeveelheid kennis die ze hebben, en neem die kennis vooral mee in je processen. Daar word je zelf ook wijzer van. In een decentrale organisatie is elk onderdeel nu eenmaal anders, daar moet je de juiste aanpak voor hanteren.”
.webp)