Deli Home produceert bouwmaterialen en is bekend van merken zoals CanDo, Bruynzeel, Lundia, Skantrae en Weekamp. Het internationale bedrijf heeft een forse groeiambitie, waardoor het tegen de beperkingen van de verouderde Performance Managementoplossing aanliep. De migratie naar OneStream levert tijdwinst, gebruiksgemak en vertrouwen op.
Het was hoog tijd om over te stappen, zo vertelt Jack Heijnen, Group Reporting Manager bij Deli Home, over de migratie van het legacy-systeem naar OneStream. “Het vorige systeem was al lang in gebruik en verouderd.”
Ook was de interne applicatiekennis over de jaren heen verwaterd. “We hadden slechts 20-30% kennis over de applicatie in huis, waardoor we buiten het simpele gebruik van het pakket weinig zelf konden. Voor bijna alle andere vragen moesten we ondersteund worden door consultants, zelfs voor eenvoudige wijzigingen zoals het toevoegen van een nieuwe entiteit,” gaat Jack verder.
Groei vraagt om migratie van legacy-systeem naar nieuwe Performance Managementoplossing
Bovendien heeft het internationale bedrijf een forse internationale groeiambitie. In 1869 opgericht in Indonesië, is het bedrijf de afgelopen 150 jaar uitgegroeid naar marktleider in de Benelux en streeft het naar een nog breder internationaal bereik.
De verkoop van Deli Home aan een nieuwe investeringspartij ondersteunt deze strategische doelstelling. Jack: “De internationale focus van de nieuwe investeringspartij versnelt onze groeiambitie.” Met 30 bedrijven, soms met meerdere entiteiten en verschillende workflows, vraagt deze ambitie om een goed werkend Performance Managementsysteem.
“We wilden sneller klaar zijn met rapporteren over het verleden, zodat we naar de toekomst kunnen kijken.”
Minder workarounds en meer analysetijd
Daarnaast waren er door de beperkingen van het legacy-systeem veel workarounds in Excel ontstaan. Het terugdringen van deze workarounds was een belangrijk doel bij de migratie. “We wilden de Excel-praktijken elimineren en de tool leading maken,” vertelt Jack.
Een tweede belangrijk doel was meer ruimte voor analyses. Jack: “Eén van onze key objectives was om van houwtje-touwtje knip- & plakwerk naar meer tijd voor analyses te gaan. Het kostte ons veel werk om de rapportages op te stellen. We wilden sneller klaar zijn met rapporteren over het verleden, zodat we naar de toekomst kunnen kijken.”
Deze doelen leidden tot de keuze voor de platformoplossing OneStream. “Met OneStream kunnen we enerzijds zo snel mogelijk rapporteren over de historie, en anderzijds aan de toekomst werken. Dat ondersteunt de business.”
Strakke deadline voor migratieproject legacy-systeem
Het migratieproject had een ambitieuze deadline. “We wilden zo snel mogelijk kunnen consolideren. Ons eerste mikpunt was daarom de eindejaarrekening en de daaruit volgende maandrapportage. Dat betekende dat we een keiharde deadline hadden: in december wilden we in het nieuwe pakket kunnen werken.” Met een projectstart half augustus vroeg dat veel van het projectteam. Jack: “We wisten op voorhand dat het heel krap zou worden.” Het projectteam koos voor een pragmatische projectaanpak. “Korte lijnen en een compact team zorgden ervoor dat we op projectdagen snel af konden stemmen. Daardoor konden we goed verder,” vertelt Maaike Brouwer van Finext.
“Korte lijnen en een compact team zorgden ervoor dat we op projectdagen snel af konden stemmen. Daardoor konden we goed verder"
Key succesfactoren bij migratie van legacy-systeem naar OneStream
Deze projectaanpak bleek één van de key succesfactoren voor het soepele verloop van de migratie. Gevraagd naar de andere key succesfactoren zegt Jack: “Het programma OneStream in combinatie met de kennis en kunde van de consultants van Finext. De samenwerking met Finext is goed bevallen. We hebben de deadline gehaald en zijn strak binnen het budget gebleven.”
Ook het open uitgangspunt van Jack en zijn collega hielp bij het halen van de doelstellingen. “We hebben in de requirementsessies niet gekeken naar de processen binnen het legacy-systeem, maar naar onze wensen op dat moment.”
Het platform leent zich daar goed voor. “Persoonlijk vind ik de flexibiliteit van OneStream een plus: je bouwt het helemaal van scratch af aan op. Maaike en de andere Finexters hebben bijna alle requirements in de applicatie kunnen ontwikkelen.”
“Persoonlijk vind ik de flexibiliteit van OneStream een plus: je bouwt het helemaal van scratch af aan op. Maaike en de andere Finexters hebben bijna alle requirements in de applicatie kunnen ontwikkelen.”
Minder tijd kwijt aan cijfers verzamelen
Ook over de resultaten van de nieuwe manier van werken is Jack enthousiast. “We hebben nu dagen gewonnen voor meer analyses. Dat is echte winst.” Daarnaast kan het team van Deli Home nu veel zelfstandig oppakken. Jack: “De dagelijkse dingen kunnen we zelf. Bij het vorige systeem moesten we een consultant bellen om een periode open te zetten, nu kunnen we zelfs onze rapportages maken. Dat is een groot voordeel.” “Nu is de consolidatie zo goed als één druk op de knop, en kunnen we erop vertrouwen dat de cijfers kloppen.”
Vertrouwen in de cijfers
Een ander groot voordeel is het vertrouwen in de cijfers. “We werken nu vanuit de bron. Voorheen zat iemand alle spreadsheets aan elkaar te knopen. Nu is de consolidatie zo goed als één druk op de knop, en kunnen we erop vertrouwen dat de cijfers kloppen. Bij het oude systeem kwamen de uitkomsten niet altijd overeen met de spreadsheets.”
Een juridische structuurwijziging die in het oude systeem nooit was doorgevoerd zorgde voor een lastig dilemma. “We hebben ervoor gekozen om dit in één keer in het nieuwe systeem te zetten. Dat was wel een puzzel; we hebben eerst de historische structuur en daarna de nieuwe juridische structuur opgebouwd,” zegt Jack. “Door deze keuze kwam er wel meer vertrouwen in het systeem, omdat we genoeg vergelijksmateriaal hadden om een goede datavalidatie op de historische cijfers doen,” vertelt Maaike.
Uitnutten van het OneStream-platform
De volgende stap is het implementeren van het budget en de forecast in het OneStream-platform. Jack: “Daarmee zijn de financiële systemen full circle. Daarna willen we wellicht andere toepassingen gaan koppelen, zodat we alles uit één bron kunnen halen.”
Jack heeft dan ook daarna nog volop plannen met het platform. “De verwachting is dat we het systeem nog veel meer gaan uitnutten, bijvoorbeeld met de modules uit de OneStream MarketPlace.”