Hunkemöller groeit snel; er zijn inmiddels ruim 900 winkels en er komen elk jaar meer winkels en meer landen bij. Deze ambitieuze groei vraagt om een andere Performance Managementoplossing. Met de overstap naar OneStream worden de rapportageprocessen geautomatiseerd, waardoor de KPI’s per winkel snel en betrouwbaar beschikbaar zijn.
“We willen niet zozeer meer informatie per winkel, maar wel snellere informatie, zodat we sneller kunnen schakelen,” vertelt Hanno van Vuren, Financial Controller bij Hunkemöller over de reden om over te stappen op OneStream voor inzicht in de resultaten per winkel.
Meer automatiseren
Het bestaande systeem was aan vervanging toe. “Ons vorige systeem was niet meer van deze tijd. Het had regelmatig te maken met crashes, werd niet meer ondersteund, en voldeed niet meer aan onze wensen rondom informatievoorziening,” gaat Hanno verder.
“We wilden de managementinformatie meer automatiseren, stabieler maken en sneller inzicht hebben in onze (pre)-financials.”
Snelheid en betrouwbaarheid zijn belangrijke doelen. “Voorheen hadden we veel handmatig werk, wat tijdrovend was. Daarnaast loop je bedrijfsrisico’s als het systeem niet meer ondersteund wordt; we willen de bedrijfsinformatie snel en accuraat boven water kunnen halen.” Ook de overname door een private equity-partij speelt mee. Hanno: “Dat vraagt om meer rapportages en meer doorsnedes.”
Rapportage vanuit één bron
De internationale retailorganisatie kiest voor OneStream. “We hebben voor OneStream gekozen omdat het een platformapplicatie in plaats van een modulaire applicatie is. Als we in de toekomst aanvullende rapportageprocessen zoals strategische planning willen toevoegen, dan valt dat onder dezelfde licentie. Ook zijn de cijfers dan afkomstig uit één bron, waardoor we de data niet opnieuw hoeven op te bouwen,” vertelt Hanno.
Ook het onderhoud speelt een rol in de keuze. Hanno: “OneStream is gestoeld op moderne technologie en er verschijnen regelmatig updates. Het onderhoud is eenvoudig. Dat is in de praktijk ook al gebleken; een update wordt gepland en is binnen twee uur geregeld. Daarnaast voeren we het overgrote deel van het onderhoud zelf uit.”
De dynamiek van retail
De retail is een branche met een eigen dynamiek, zo ook bij Hunkemöller. Het is één van de redenen om voor Finext als implementatiepartner te kiezen. “Finext heeft veel ervaring in de retail,” zegt Hanno. “Dat is belangrijk, omdat ze onze ‘taal’ spreken. Typische retailtermen zoals ‘like for like’ en ‘in growth’, maar ook verschillende saleskanalen zoals shop in shop, franchise en e-commerce kunnen ze daardoor goed in allerlei dimensies vangen.”
Naast de retailervaring zijn er nog twee redenen om voor Finext te kiezen. Hanno: “Zij hadden al ervaring met OneStream-implementaties en zijn één van de grootste implementatiepartners in Europa. Daarnaast hebben ze een grote groep van consultants die ondersteuning kunnen bieden, je bent niet afhankelijk van één of twee personen.”
Rapportage met OneStream geeft snel resultaten per winkel
De nieuwe rapportages zijn heel gedetailleerd, met name de storebase rapportages. “Voor elk van de ruim 900 winkels is er een winst & verliesrekening. Daarnaast kun je alle winkels ‘like for like’ vergelijken, rekening houdend met de volwassenheid van winkels, en op winkeltype,” vertelt Rob Visser, als consultant van Finext nauw betrokken bij de rapportages van Hunkemöller. “Elke grootboekrekening wordt doorvertaald naar het platform.” |Zoveel details is een bewuste keuze. Hanno: “Met de winkels willen we zo veel mogelijk benchmarken; hoe doet deze winkel het ten opzichte van een gemiddelde winkel in dezelfde range. We onderscheiden diverse verkoopkanalen, waarvan we verschillende doorsnedes willen kunnen zien.”
Kritisch op hoeveelheid data
De keuze voor veel detail betekent wel wat voor de inrichting van de oplossing. Tijdens de implementatie is dit dan ook steeds kritisch afgewogen. “Er is bijvoorbeeld op winkel-niveau inzicht in de marge en omzet per productcategorie,” vertelt Rob. “Dat kan hier ook, omdat de data goed in de bronsystemen zit.” Ook het overzetten van de historie is afgewogen. “We hebben samen gekeken naar vragen als ‘hoeveel historie willen we erin hebben’, ‘welke mate van details willen we daarbij in de historie hebben’, en ‘welke balansspecificaties hebben we nodig,” vertelt Hanno. “Je moet goed afwegen waar het voor dient, en vooral niet iets maken om het maken.”
“Het geeft een verschuiving op de afdeling finance: van het maken van rapporten naar het analyseren van de rapporten.”
De organisatie wil ook in de toekomst kritisch blijven op de hoeveelheid data. “Naast de ruim 900 bestaande winkels openen we per jaar nog eens 80 winkels,” vertelt Hanno. “We moeten goed nadenken op welk detail we de zaken in willen richten. Neem personeelskosten en huurkosten, is daar zoveel detail wel nodig? Nu hebben we dit deels opgelost door met knooppunten te werken, waarin diverse kostensoorten worden samengeteld tot hoofdkostensoorten.”
Efficiënte rapportage geeft sneller inzicht in de resultaten per winkel
Hanno is enthousiast over de resultaten van de overstap naar OneStream. “Het afsluitproces is aanzienlijk versneld. Wat in het systeem gaat, sluit automatisch op elkaar aan en heeft dezelfde bron. Het mechanisme om te sturen wordt hierdoor makkelijker; de rapportages zijn direct beschikbaar en je hoeft niets meer handmatig op tellen. Met één druk op de knop staat je managementrapportage klaar, in welke dimensie je het maar hebben wil.”
Ook de gebruikers op de afdeling finance zijn positief. “De controllers zijn heel tevreden,” vertelt Hanno. “Het geeft een verschuiving op de afdeling van het maken van rapporten naar het analyseren van de rapporten, en dat is uitdagender werk.”
