Projectbeheersing is de core business van Boskalis Nederland, de divisie van Boskalis die richt zich op weg- en waterbouw binnen Nederland. Maar omdat geen enkel project hetzelfde is vraagt dat om veel flexibiliteit in de rapportageoplossingen die gebruikt worden. Met de komst van Vena Solutions ontstond een robuuster systeem zonder aan flexibiliteit in te leveren.
Meer structuur
“Projectbeheersing is onze core business,” vertelt Carlo van Noort, op dat moment nog CFO van Boskalis NL. Deze divisie van Boskalis richt zich op weg- en waterbouw binnen Nederland. “We doen allerlei soorten projecten, van groot tot klein. Deze infraprojecten zijn steeds anders, en elk project heeft een eigen budget-controlrapport.”
Voor deze forecasts gebruiken de projectcontrollers Excel. “Het proces was niet heel efficiënt,” vertelt Erik van Deursen van Boskalis NL. “We liepen tegen veel dubbele handelingen aan, en wilden de integriteit van de rapportage verbeteren. In Excel kan iedereen van alles aanpassen, waardoor er soms formulefouten ontstaan.” “Daarnaast was er geen centrale opslag van de data,” vult Rody van den Bosch van Boskalis NL aan. “Onze mailbox was ons archief.”
De bouwdivisie gaat dan ook op zoek naar een aanvullende tool. “We wilden de forecasts verankeren in een meer gestructureerde omgeving. Excel is heel gebruiksvriendelijk, waardoor mensen allerlei varianten gingen hanteren,” legt Carlo uit. “Ook wilden we de koppeling tussen de projecttool en het financiële systeem verder verankeren; met een directe link naar de basisgegevens zodat je vanuit de rapportages kunt doorkijken naar de financiële transacties erachter.”
Vanuit Boskalis Group wordt gewerkt met SAP BPC voor de consolidatie, waarin de resultaten van de projectforecasts ook worden opgenomen. “We waren op zoek naar de missing link tussen het bronsysteem, Excel en SAP BPC,” vertelt Erik.
Flexibiliteit binnen kaders
Boskalis NL kiest voor Vena Solutions. “Vena brengt ons de gewenste structuur voor projectbeheersing,” legt Carlo uit. “Binnen de cultuur van een bouwbedrijf is het soms best lastig om discipline in de organisatie te brengen, Vena helpt daarbij. De sterkte van Vena is dat het van de Excel-spaghetti een gestructureerde omgeving maakt.”
Tegelijkertijd is er wel veel vrijheid voor de projectcontrollers. Carlo: “Bij de keuze voor Vena is gedacht vanuit de gebruikers; ze krijgen nog steeds de Excel-look & feel, maar wel met piketpaaltjes die aangeven hoe wij denken dat we de projecten het best kunnen beheersen. Binnen deze kaders geven we flexibiliteit in de werkzaamheden per project.”
“De sterkte van Vena is dat het van de Excel-spaghetti een gestructureerde omgeving maakt.”
Keuzes
Bij de inrichting zijn een aantal bewuste keuzes gemaakt. “We zochten naar een goed evenwicht tussen de wensen vanuit Boskalis NL en vrijheid voor de projectleider; hoe wil hij het project besturen?” vertelt Benno van Ingen, als consultant bij Finext nauw betrokken bij de implementatie van Vena. Ook was hij betrokken bij de inrichting van het overkoepelende SAP BPC. “Flexibel een datamodel inrichten, dat spreekt elkaar eigenlijk al tegen,” gaat Benno verder. “Wat enorm hielp is dat de gebruikers vanaf het begin betrokken waren. Zij waren zelfs doorslaggevend in de pakketselectie.”
Ook rondom de integratie vanuit Vena naar SAP BPC werden weloverwogen keuzes gemaakt. Zo wordt er via een flatfile vanuit Vena naar BPC geüpload. “Technisch gezien zouden we dit ook kunnen automatiseren,” vertelt Benno. De focus lag met Vena echter op de projectbeheersing. “We wilden eerst de forecasts, rapportages en workflow goed krijgen, het uploaden naar BPC doen we tenslotte maar vier keer per jaar,” legt Erik uit.
Snel operationeel
Het aanvullende platform levert al snel de gewenste resultaten op. “De nieuwe situatie werd snel geaccepteerd door de gebruikers; de omgeving verandert nauwelijks, maar je krijgt wel extra mogelijkheden,” vertelt Rody.
“Er is meer inzicht in het proces, waardoor ik minder tijd kwijt ben tijdens de afsluiting.”
Het gebruik van de ruim 100 budget-controlrapporten wordt nu via Vena gestructureerd. “Er is meer inzicht in waar je staat in het proces,” zegt Erik. “Hierdoor ben ik zelf veel minder tijd kwijt tijdens de afsluiting.” “De fouten in de forecasts worden eerder opgevangen,” beaamt Rody. “De afsluiting loopt vloeiender, de gebruiker komt zijn eigen fouten al tegen. Daardoor kunnen we ook een andere focus leggen; we hoeven niet te zoeken naar de fouten in de rapportages, maar kunnen kijken naar wat er gebeurt in het project.”
Carlo, Erik en Rody zijn ook positief over de samenwerking met Finext. Carlo: ”De samenwerking verliep heel prettig, ook door de kennis die al bij Finext aanwezig was. Ze hebben ons op een aantal factoren gewezen en de tool snel operationeel gekregen. Ook de vervolgfase willen we samen met Finext gaan doen.”
De rol van projectcontroller
Het Vena-platform helpt om de rol van projectcontroller goed in te vullen. “De rol van projectcontroller verandert. De omgeving waarin we als Nederlandse infrabedrijven opereren is complex; we werken met kleine marges van zo’n 3 tot 4%. Het verschil tussen winst en verlies op een project is daardoor klein, dit vraagt om detailbeheersing van het project,” vertelt Carlo. “De sterkte van deze tool is dat het van de Excel-spaghetti een gestructureerde omgeving maakt, waardoor de gewenste projectbeheersing mogelijk wordt.”
Carlo verwacht nog veel meer van Vena dan alleen projectbeheersing. “Ik denk zelf dat we aan de vooravond staan. Dit is de basis; we hebben de financiële cijfers in een omgeving waarin we alles op één consistente wijze doen. In de vervolgfase willen we ook de kwalitatieve informatie opnemen, zodat het daadwerkelijk een tool wordt die niet alleen van de projectcontroller is, maar ook van het projectteam en de projectmanagers. We willen van een controlreport naar kwalitatieve informatie die de projectmanager kan gebruiken voor zijn projectbesturing. Bijvoorbeeld stoplichtrapportages voor beheersing van het ontwerpproces, van de veiligheid en van contractzaken zoals meerwerkorders.”
Gebruiksvriendelijk en gestructureerd
“Bottomline is Excel wereldwijd de meest gebruiksvriendelijke en gebruikte tool. Excel kan heel veel, maar het geeft mensen ook veel vrijheid. De kracht van Vena is om juist in die gebruiksvriendelijke omgeving een structuur te ontwikkelen. Zo kunnen we kaders meegeven rondom hoe we willen werken,” concludeert Carlo. Al met al zorgt dit voor Vena voor betere projectbeheersing.
