Als een dochteronderneming van Terberg Group fuseert met de Spaanse RosRoca Group, neemt de omzet met 100% toe. Dit vraagt om grote wijzigingen binnen de rapportagestromen, zeker omdat er twee verschillende reporting GAAPS gebruikt worden. Ook wil het familiebedrijf het planproces verbeteren. Door te rapporteren met OneStream kunnen al deze veranderingen snel worden doorgevoerd.
Door de fusie van Terberg Environmental met de Spaanse RosRoca Group wordt Terberg Group direct één van de grotere spelers in Europa. “Door de overname zijn we verdubbeld,” vertelt Bart de Haas van Terberg Group. De omzet neemt met circa 100% toe en de internationale organisatie groeit naar 2500 medewerkers. Ook het aantal entiteiten verdubbelt van 25 naar 50. Het familiebedrijf is wereldwijd leverancier van onder andere specialistische voertuigen en leaseauto’s.
Meerdere GAAPs in één platform
De impact van deze acquisitie op finance is meerledig. “We kregen een bredere informatiebehoefte en wilden onze rapportagestromen verder professionaliseren,” gaat Bart verder. “Bovendien rapporteren we met OneStream nu zowel in Dutch GAAP als in UK GAAP.” De nieuwe Terberg RosRoca Group is namelijk gevestigd in het Verenigd Koninkrijk. Dit betekent dat er gerapporteerd moet worden volgens UK GAAP, terwijl Terberg Group rapporteert volgens Dutch GAAP.
Rondom de rapportages voor de twee verschillende GAAPs wordt een unieke oplossing gecreëerd. “Beide GAAPs worden binnen hetzelfde platform gegenereerd,” vertelt Andreas Nederhoed, vanuit Finext betrokken bij de implementatie van OneStream. “De entiteiten laden de data in één keer op, waarna wij op twee manieren rapporteren”.
Rapporteren met OneStream
De Terberg Group loopt graag voorop met haar consolidatie- en rapportageprocessen. Zo was het familiebedrijf een paar jaar geleden de tweede organisatie in de Benelux die OneStream implementeerde. “Door te rapporteren met OneStream merk je dat de flexibiliteit van het platform helpt bij de integratie,” zegt Ivo Jansen van Terberg Group. “Deze flexibiliteit was oorspronkelijk ook één van de redenen om deze oplossing te kiezen.” Andere redenen voor de keuze destijds waren snelheid en betrouwbaarheid.
Het familiebedrijf wil nog veel meer stappen zetten met het platform. “We gebruiken nu nog maar 20% van de mogelijkheden van OneStream,” zegt Bart. Reden genoeg om een vervolgimplementatie te starten. “OneStream kan nog veel meer dan waar we het in eerste instantie voor hadden aangeschaft, bijvoorbeeld rondom het maken van doorsnedes en rapportagewensen,” vertelt Ivo. “Nu we de potentie van OneStream kennen, kunnen we het nog beter inrichten.”
“Nu we de potentie van OneStream kennen, kunnen we het nog beter inrichten."
Rolling forecast
Eén van de vervolgstappen is het opzetten van het planproces. “We willen het planproces efficiënter maken,” vertelt Bart. “Vorig jaar zijn we 3 maanden bezig geweest om de budgetten te verzamelen, in OneStream te krijgen en het er netjes uit te krijgen.” “OneStream kan dat proces goed ondersteunen,” zegt Maaike Brouwer van Finext. “We richten het nu zo in dat de gebruikers geen data meer in spreadsheets invoeren, maar rechtstreeks in OneStream.”
Bart is een groot voorstander van een rolling forecast. “Iedereen is druk tijdens de budgetronde in september, maar ik wil dat de organisatie continu naar de toekomst kijkt. Als je in juni een 18-maanden forecast doet, heb je eigenlijk al de eerste versie van je budget. Dan kan het management er ook al naar kijken. De feedback vanuit het management, zoals minder kosten of meer omzet, kan dan in de volgende forecast verwekt worden. Zo wordt de forecast elke maand bekeken en daarmee steeds accurater”. Dit vraagt nog wel om een mentaliteitsverandering binnen de organisatie. “Deze manier van denken sluit nog niet aan bij wat de controllers gewend zijn,” zegt Ivo. “In OneStream kan alles, maar de mensen moeten wel mee,” beaamt Bart. “Je wilt voorkomen dat mensen denken dat het een black box is.”
Professionaliseringsslag dankzij rapporteren met OneStream
Ook qua interne organisatie is Terberg Group volop in ontwikkeling. “We zijn volop bezig met de professionalisering van de organisatie. Dat heeft te maken met een groter veranderingsproces; hoe willen we de organisatie aansturen nu we groter zijn geworden?” vertelt Bart. “George Terberg runt het bedrijf al 37 jaar. Voorheen had hij zoveel gevoel bij de business dat hij de cijfers niet nodig had om te weten of het goed ging. De organisatie is echter groter geworden, en hij is zelf meer afstand aan het nemen. De Raad van Bestuur heeft meer informatie nodig”.
Tegelijkertijd spelen ook de informatiebehoeften van de business. “Elk onderdeel heeft veel vrijheid; ondernemerschap staat hoog in het vaandel. Doordat OneStream zo flexibel is, hopen we snel in te kunnen spelen op informatievragen. De waarde van zo’n softwarepakket komt dan sterk naar voren.” legt Bart uit. Deze informatie maken zij inzichtelijk door het gebruik van de dashboarding functie in OneStream.
"Het is beter om het simpel te houden. Dan is het beter te begrijpen, efficiënter én makkelijker uit te wisselen”.
Afwegen van wensen
Bij het implementeren van alle wensen vinden Bart en Ivo het wel belangrijk om het doel van de aanpassingen voor ogen te houden. Bart: “Je moet jezelf steeds afvragen waar je het voor gebruikt.” Neem bijvoorbeeld het spanningsveld tussen rapportages aan de groep en de lokale verantwoordingseisen. “De landen moeten 12 keer per jaar rapporteren aan de groep. Dat zou leidend moet zijn ten opzichte van de lokale verantwoordingseisen, waar de lokale organisatie slechts 1x per jaar aan moet verantwoorden.”
“Als je alle mogelijkheden van het pakket ziet, ben je in eerste instantie geneigd om het te complex te maken,” zegt Ivo. “Het is beter om het simpel te houden. Dan is het beter te begrijpen, efficiënter én makkelijker uit te wisselen”.
