Als micro-kredietverstrekker CreditAccess Asia overstapt op een geautomatiseerde consolidatieoplossing, wil zij veel zelf oppakken. Bij het implementeren van CCH Tagetik voor consolidatie is er wekelijkse coaching door een ervaren consultant. Zo kan CreditAccess Asia een groot deel van de implementatie zelf doen. Ook is dit de juiste manier voor deze snelgroeiende organisatie om tegen zo min mogelijk consultancydagen zoveel mogelijk uit de oplossing halen.
CCH Tagetik voor consolidatie
Finext implementeerde CCH Tagetik voor consolidatie bij CreditAccess Asia. CreditAccess Asia is een micro-kredietverstrekker die zich vooral richt op micro- en kleinbedrijven in Azië. De internationale organisatie is ambitieus en groeit snel: opgericht in 2008 heeft zij inmiddels meer dan 2,6miljoen klanten in India, Indonesië en de Filipijnen. Er werken meer dan 10.000 mensen.
Deze groei heeft ook invloed op de consolidatie. “Hiervoor deden we de consolidatie in Excel. Doordat er vaak verschillende versies van het consolidatie-pack werden gestuurd, was het lastig om de consolidatie op een tijdige en planmatige manier te doen. Ook hadden we geen centrale database waarin alle informatie opgeslagen werd,” vertelt Ted Medenblik, Chief Accounting Officer van CreditAccess Asia, over de aanleiding om over te stappen op een meer geautomatiseerde consolidatieoplossing, zoals CCH Tagetik voor consolidatie.
“Binnen dit coaching model wordt het merendeel van de implementatie door de organisatiezelf gedaan, onder begeleiding van een ervaren consultant”.
Eenvoudig en innovatief
De keuze valt op CCH Tagetik. Daarbij had de internationale kredietverstrekker een belangrijke wens: ze wilden de oplossing graag via een coaching model implementeren. “Binnen dit projectmodel wordt het merendeel van de implementatie door de organisatie zelf gedaan, onder begeleiding van een ervaren consultant,” vertelt Alwin Berkhout. Hij nam als consultant bij Finext de coachende rol op zich.
Op deze manier kan de organisatie tegen zo min mogelijk implementatiedagen zoveel mogelijk uit de oplossing halen. “Het kostenaspect speelde zeker een rol,” legt Ted uit. “Onze consolidatie is niet zo heel groot of bijzonder, we vonden dat we op basis van onze kennis en ervaring veel zelf moesten kunnen.”
“Bij de implementatie van CCH Tagetik voor consolidatie komt een coaching model nog niet zo vaak voor,” zegt Alwin. De aanpak past echter goed bij de cultuur van CreditAccess Asia. Zo heeft CreditAccess Asia als missie om eenvoudige en innovatieve financiële diensten aan te bieden.
Binnen 15 consultancydagen geïmplementeerd
De gekozen aanpak verloopt succesvol; in ongeveer drie maanden én binnen de afgesproken 15 consultancy dagen is de nieuwe consolidatie oplossing geïmplementeerd. “Terugkijkend zou ik het zeker weer op deze manier doen,” zegt Ted.
Een goede planning is een belangrijke succesfactor bij het coaching model. “Van beide kanten moet je je goed aan de planning houden, anders gaat de implementatie te veel kabbelen,” vindt Alwin. “Op de eerste dag hebben we in onze agenda meteen één coaching dag per week geblokt, en daar hebben we ons goed aan gehouden,” beaamt Ted.
Coaching in de praktijk
De wekelijkse coaching dagen zijn opgeknipt in twee delen. “Aan het begin van de dag keken we eerst samen hoe de afgelopen week was verlopen; zijn er vragen en is alles goed opgezet?” vertelt Alwin. “Het tweede deel van de dag gaf ik uitleg, en aan het einde van de dag bespraken we de volgende acties.”
Met een vaste regelmaat afspreken is volgens Ted een goede trigger om ervoor te zorgen dat hij samen met een collega alles op tijd afkrijgt: “Elke week gaf Alwin ons ‘huiswerk’ voor de komende week.”
Ted nam ook de rol van projectmanager op zich, met activiteiten als het opstellen van actielijsten, de planning en agenda’s. “In een coaching model heb ik daar geen tijd voor, dan focus ik me op het begeleiden van de implementatie,” legt Alwin uit. “Natuurlijk kunnen we vanuit Finext de planning ook doen, maar dan moeten we hier vaker zijn. Eigenlijk wordt het dan meer een coaching-plus-model.”
Finext FIT-template
Bij de implementatie wordt gebruik gemaakt van de Finext FIT-template, de Fast Implementation Template die Finext ontwikkeld heeft op basis van best practices. Vanuit deze FIT-template kunnen eenvoudig en overzichtelijk keuzes worden gemaakt rondom het consolidatieproces.
Alwin: “CCH Tagetik kun je zien als een standaard bouwdoos, met techniek die je kunt aanspreken. Op de eerste dag heb ik de Finext FIT-template als basis neergezet. Op die manier hoef je niet de hele consolidatie van scratch af aan te bouwen; de consolidatie op de Nederlandse markt is bijvoorbeeld al ingebouwd in de template. Zo kun je herbruiken wat nuttig is, en weghalen wat niet nodig is.”
Aanvullend op de implementatie maakt Alwin rond de jaarafsluiting nog een aantal rapporten om te voorzien in verschillende ‘IFRS-disclosures’.“De flexibiliteit om ad hoc nog een aantal dingen op te pakken stellen we zeer op prijs,” vertelt Ted. Hij is sowieso positief over de samenwerking met Finext. “Het is ons zeer goed bevallen. Door de flexibiliteit, maar ook door de kennis en ervaring die tijdens het project duidelijk naar voren kwamen.”
“Nu kunnen we meer kwalitatieve dingen doen. Er is meer tijd voor activiteiten die toegevoegde waarde hebben, zoals analyses. Daarmee is mijn werk interessanter geworden.”
Tijdwinst
Ted is niet alleen enthousiast over het verloop van de implementatie, maar ook over de resultaten van de nieuwe oplossing: “De jaarafsluiting is goed verlopen en de kwaliteit is omhooggegaan; door de ingebouwde checks en balances weten we zeker dat de zaken aansluiten.” Ook de kwartaalrapportage is verbeterd. “We hebben nu een meer gemanaged, planmatig proces voor de financiële groepsrapportages.”
Het belangrijkste voordeel vindt hij echter de tijdwinst: “Door CCH Tagetik voor consolidatie kan ik meer kwalitatieve dingen doen, in plaats van operationeel Excel-sheets uitwisselen en aan laten sluiten. Ik heb nu meer tijd voor activiteiten die toegevoegde waarde hebben, zoals analyses. Daarmee is mijn werk interessanter geworden.”
Nog meer benutten van CCH Tagetik
Ted ziet nog meer mogelijkheden om CCH Tagetik te benutten en zode verdere groei van CreditAccess Asia te ondersteunen. “Frequenter rapporteren, bijvoorbeeld met maandrapportages. Op maandniveau consolideren we nu nog niet; via Excel wordt er dan vooral kwalitatieve informatie gerapporteerd. De volgende stap is om ook deze kwalitatieve informatie, zoals het aantal klanten en dergelijke, via CCH Tagetik te rapporteren.”
Ook rondom het jaarproces ziet hij kansen. “We kunnen budgeting en planning toe gaan voegen, dat mist nu nog. En in de toekomst zou ik het hele proces rondom het jaarverslag wel verder willen automatiseren, dan gaan we meer naar Disclosure Management.”
.webp)