Chemieconcern Stahl heeft ambitieuze groeiplannen, waarin overnames een grote rol spelen. Om dit te faciliteren heeft Stahl behoefte aan schaalbare consolidatieprocessen. SAP BPC en HANA ondersteunen de grote stappen die de organisatie zet.
“Als onderneming willen we kunnen groeien,” vertelt Bram Drexhage, CFO bij Stahl. Het chemieconcern specialiseert zich in coatings voor met name de leerindustrie. “Wereldwijd zijn er een vijftal grote spelers, wij willen graag nummer 1 zijn. Om dat te bereiken hebben we twee andere spelers overgenomen.”
Control en schaalbaarheid met SAP HANA en BPC
De overnames vragen wel wat van het consolidatieproces. “In 4 jaar zijn we bijna verdrievoudigd. Daarmee veranderde onze informatiebehoefte; control en schaalbaarheid werden belangrijker,’ legt Piet Bekkers, CIO bij Stahl, uit.
Om dit te kunnen faciliteren stapt de multinational over op een nieuwe consolidatieoplossing. “Tijdens één van de overnames kwamen er 18 entiteiten bij. Onze vorige oplossing was niet flexibel genoeg om deze wijzigingen snel door te voeren. Ook werd de software niet meer ondersteund,” vertelt Irene Rutten, corporate controller bij Stahl. De keuze valt op SAP BPC. Irene: “We wilden dat dat de consolidatieregels goed in te richten en rapporten makkelijk te bouwen zijn binnen de consolidatieoplossing.” “Binnen BPC kun je flexibel omgaan met de entiteiten en wijzigingen daarin,” vertelt Gert-Jan van den Berg, vanuit Finext betrokken bij de implementatie.
Daarnaast gebruikt de rest van de organisatie al SAP. “De integratie tussen accounting en reporting is eenvoudiger automatisch in te richten als links en rechts SAP gebruikt wordt,” zegt Bastiaan Sanders van Plainwater. “Hierdoor worden de handmatige acties, inclusief de daarbij behorende risico’s, geëlimineerd.” Zusterorganisaties Finext en Plainwater trekken regelmatig samen op bij implementaties. Finext richt zich daarbij op het inrichten van de financiële processen, terwijl Plainwater gespecialiseerd is in de informatiehuishouding en de koppelingen tussen de verschillende lagen.
Sneller met SAP HANA
Na de implementatie van de nieuwe consolidatieoplossing bleek de performance achter te blijven. “Dit was vooral een technisch vraagstuk; de combinatie van de oude database met de nieuwe BPC-software presteerde niet voldoende qua geheugen,” legt Piet uit. “Vooraf konden we dat niet inschatten, maar door intensief gebruik van BPC – met veel rapportages en data-invoerschema’s – kwamen we tot de conclusie dat een migratie naar HANA onze beste optie was.”
“Het systeem is onbeperkt schaalbaar. Ook is de afsluiting sneller, zowel per kwartaal als per jaar.”
Stahl besluit vervroegd over te stappen op SAP HANA. “De rest van de organisatie gebruikte HANA nog niet,” vertelt Piet. “We hebben dan ook eerst goed onderzocht wat de impact zou zijn.” De resultaten zijn positief. Irene: “SAP HANA heeft de performance enorm verbeterd; consolideren duurt nog maar 40 seconden, en voor de rapporten kunnen we binnen een halve minuut enorme hoeveelheden data verversen.”
Van werkdag 12 naar 8
De internationale chemieorganisatie is tevreden, niet alleen over SAP HANA maar ook over SAP BPC zelf. Piet: “Met deze stap kunnen we een veelvoud van acquisities aan, het systeem is onbeperkt schaalbaar. Ook is de afsluiting sneller, zowel per kwartaal als per jaar. “We zijn van werkdag 12 naar werkdag 8 gegaan,” beaamt Irene. “Bovendien zijn de kwaliteit en de betrouwbaarheid omhooggegaan door de vergelijkbaarheid van de data. Dat vind ik nog belangrijker dan de snelheid,” stelt Bram.
Daarnaast is de dataintegratie een groot pluspunt. “De link tussen SAP BPC en SAP Accounting is een enorme vooruitgang,” vertelt Irene. “Het is veel consequenter; iedereen gebruikt dezelfde ledger en dezelfde mapping.” “De traceerbaarheid is nu groter; je kunt vanuit BPC de transacties tot in SAP ECC herleiden,” zegt Bastiaan. “De kwaliteit is al in de bron verwerkt, een bewuste keuze. In SAP BW kunnen we het zo lean & mean houden, waardoor het makkelijker en stabieler wordt. Dit betekent wel wat functionele impact op SAP ECC binnen je project, maar daar pluk je tijdens het inrichten van de integratie de vruchten van. En daarna tijdens elke maand- en jaarafsluiting.”
Samenwerken op vertrouwen
De samenwerking tussen Stahl, Finext en Plainwater is gebaseerd op vertrouwen. “Aan het begin van het project heb ik een budget van een miljoen euro gegeven,” vertelt Bram lachend. “Een budget is niks, het gaat erom dat je aan de slag gaat en doet wat nodig is. We weten wat er geleverd moet worden en toetsen de kwaliteit tussentijds.”
“We hebben een beperkte hoeveelheid expertise en manpower in huis. Dat doen we bewust, anders hebben we overcapaciteit,” gaat Bram verder. “Als we met iets worden geconfronteerd wat we zelf niet aankunnen, dan willen we graag dat iemand het voor ons overneemt. Daarbij moet het niet te theoretisch worden; neem een besluit en steek de handen uit de mouwen.”
Het is één van de redenen om voor Finext en Plainwater te kiezen. “We zijn wel kritisch bij onze keuzes voor een externe partij, we hebben met verschillende partijen gezeten voordat we met Finext in zee gingen,” vertelt Piet. “Ook op basis van de referenties hebben we het meest vertrouwen in de combinatie van Plainwater en Finext.” “No nonsens en hard werken is wel de match tussen Stahl en onze clubs,” vertelt Tiemen van der Tuijn, als projectmanager vanuit Plainwater betrokken. “Snelheid en korte lijnen zijn dan ook typerend voor het project.”
“Een implementatie mag geen technisch bolwerk worden, maar moet uitgaan van de resultaten voor de organisatie.”
Continue professionalisering
De organisatie is zich continu aan het voorbereiden op de volgende stappen in haar groei. “We willen nog verder professionaliseren,” vertelt Bram. “Daarvoor moeten we zorgen voor een clean house, ook in de lokale landen.” “Het nieuwe systeem ondersteunt daarbij,” concludeert Piet. “Een implementatie mag geen technisch bolwerk worden, maar moet uitgaan van de resultaten voor de organisatie. Een pull vanuit de requirements, geen push vanuit de techniek.”
