Het selecteren van een passende Performance Management (EPM)-oplossing is niet eenvoudig. Reden voor VodafoneZiggo om een gedegen selectietraject te starten. Door de inzet van use cases en het betrekken van de gebruikers tijdens het hele selectietraject worden de behoeften concreet. Zo is er een onderbouwde keuze gemaakt voor de oplossing die het best bij de huidige doelen past en lag er een goede basis voor de start van het implementatieproject.
De wens voor een een gedegen toolselectie voor een nieuwe EPM-oplossing speelde al langer. Sarita Sewnarain, Manager Technical Reporting bij VodafoneZiggo: “Eerder was de tijd nog niet rijp. Na de joint venture tussen Vodafone Group en Liberty Global was er meer tijd nodig voor het harmoniseren van de rapportagestructuren om een meer succesvolle overstap naar een EPM-oplossing te kunnen maken. De afgelopen jaren hebben we stap-voor-stap gewerkt om dat te standaardiseren. Inmiddels zijn de gebruikers toe aan een geïntegreerd rapportagesysteem.”
“Het selectieproces was een logische vervolgstap op het verder versimpelen van diverse processen na het samengaan van de twee bedrijven. Je kunt niet beginnen met schilderen van het huis voordat de structurele bouw klaar is,” vult Julius Ronner, Head of FP&A binnen VodafoneZiggo, aan.
“We zochten naar een geïntegreerd end-to-end systeem, waarbij we mensen als “One Finance” faciliteren met een tool waardoor ze zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten”
Afstemmen van de doelen tijdens de toolselectie
Een belangrijk element van de toolselectie is het boven water halen van de gezamenlijke doelen die VodafoneZiggo met het nieuwe systeem wil behalen als onderdeel van de “Go Digital”-strategie. Julius: “Voor ons waren dat verdere professionalisering van de reporting & control-cyclus. We wilden handmatige activiteiten automatiseren en tijd maken voor activiteiten met toegevoegde waarde, waardoor we de rol van Business Control en FP&A versterken. Ook wilden we de forecastprocessen verbeteren; meer inzicht, sneller beschikbaar en met minder werk.”
“We zochten naar een geïntegreerd end-to-end systeem, waarbij we mensen als “One Finance” faciliteren met een tool waardoor ze zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten,” gaat Sarita verder.
Aantrekkelijke werkgever door de juiste tools
Naast inhoudelijke doelen is er vaak nog een reden die meeweegt tijdens het selectieproces: het aantrekken van nieuwe mensen. “Deze laatste reden hoor ik de laatste tijd steeds vaker tijdens selectietrajecten. Bedrijven willen een goed technologisch perspectief bieden in de huidige krappe arbeidsmarkt,” vertelt Tom Borsboom, consultant bij Finext en nauw betrokken bij het selectieproces bij VodafoneZiggo.
Ook voor VodafoneZiggo is dit zeker een belangrijke overweging. Julius: “Mensen willen werken in een professionele state-of-the-art omgeving en trots kunnen zijn op de ervaring en kennis die ze op doen. Niemand wil werken bij een bedrijf waar ze bij wijze van spreken nog met carbonpapier werken.”
Omgaan met de complexiteit van finance
Het financiële domein van VodafoneZiggo is complex, met 250 financials, veel verschillende systemen en veel end-to-end finance processen. Om aan deze complexiteit recht te doen, is het selectietraject Finance-breed aangepakt.
“Per onderwerp zijn we op basis van use cases samen met de gebruikers de diepte ingedoken, in plaats van alleen de commerciële demo te beoordelen,” vertelt Sarita. Zij is enthousiast over deze benadering: “Ik ga deze aanpak voor de rest van mijn carrière meenemen, dit was de fundering van de selectie.”
De mening van de gebruikers telt
Hierbij gaat het niet alleen om de gebruikers vanuit business control, maar ook om financial control, accounting, external reporting en IT. Julius: “De gebruikers weten precies wat zij nodig hebben en waar zij tegen aanlopen.”
Een andere key succes factor was het documenteren van elke stap. Hierbij worden niet alleen de ratings genoteerd, maar ook de feedback in tekst. Julius: “Hierdoor konden we kijken naar de feitelijkheden. We hebben een aantal dingen naast elkaar gezet; niet alleen de functionele wensen, maar ook meer technische aspecten zoals de mate van integratie en de benodigde interfaces.”
“De gebruikers weten precies wat zij nodig hebben en waar zij tegen aanlopen.”
Gedetailleerde onderbouwing gebruikers geeft de doorslag
Tijdens een toolselectie komen er allerlei dilemma’s op tafel waar een besluit over genomen moet worden. Zo ook bij VodafoneZiggo. Neem bijvoorbeeld de keuze tussen een platformoplossing of een optelsom van point solutions. Een ander dilemma draaide om de vraag in hoeverre er tijdens de toolselectie afgeweken kan worden van de bestaande voorkeur voor één organisatiebrede software-vendor.
Vanuit een longlist wordt op basis van alle input naar een shortlist gewerkt. Uiteindelijk valt de keuze op OneStream, waarbij de gedetailleerde onderbouwing vanuit de gebruikers en de situatie bij VodafoneZiggo de doorslag geeft.
Onpartijdige begeleiding toolselectie
Terugkijkend vond Julius het selectietraject behoorlijk intensief. “Een selectieproces confronteert je erg met het maken van keuzes. In grote lijnen wisten we goed wat we wilden, maar van elkaar weet je dat niet precies. Dat bij elkaar brengen en concreet maken is pittig. Daarnaast vond ik het leerzaam om met andere afdelingen te sparren en ook hun processen te leren begrijpen.”
Sarita en Julius zijn positief over de begeleiding vanuit Finext. Julius: “We hebben gekozen voor Finext vanwege de kennis, de flexibele benadering en de cultuur. De consultants van Finext vragen door: ‘weet je zeker dat je dit bedoelt, want we zien het ook wel anders’. We wilden de mogelijkheid tot samen sparren en streven naar best practices. Bovendien nemen zij de kennis van het selectietraject mee naar de implementatiefase.”
Een andere reden om voor Finext te kiezen is de onpartijdigheid. Tom: “We zijn onafhankelijk van software vendors en hebben jaren ervaring met het selecteren en implementeren van alle belangrijke EPM-oplossingen. Daardoor kunnen we onafhankelijk advies geven over de voor- en nadelen van de verschillende systemen.”
“De tijd die je aan de selectie besteedt, betaalt zich later uit door de gedragen keuzes en de voorbereiding op de implementatie.”
Gedragen keuze en besparing op implementatie
De zorgvuldige aanpak levert duidelijke voordelen op. Julius: “Ten eerste konden we zo geïntegreerd naar de tools kijken. Daarnaast levert deze aanpak een gedragen keuze op. Ook zorgde deze aanpak voor het overtuigen van de interne stakeholders én voor een goede start voor het implementatieteam. Dat levert een besparing op tijdens de implementatie en resulteerde in de beslissing om de projectimplementatie in de lijnorganisatie te beleggen in de vorm van een co-build aanpak.”
De toolselectie heeft een positieve impact op het team van Sarita: “Interessant voor het Technical Reporting team is dat we nu de stip op de horizon tot realiteit maken. Onze doelstelling is dat gebruikers zo goed mogelijk kunnen werken met OneStream en de voordelen hiervan ervaren.”
Investering uitgebreide toolselectie betaalt zich uit
Het team bij VodafoneZiggo raadt een uitgebreid selectieproces zeker aan. Julius: “De investering is het waard. De tijd die je aan de selectie besteedt, betaalt zich later uit door de gedragen keuzes en de voorbereiding op de implementatie.”
