Viele Unternehmen haben den Ehrgeiz, rollierende Prognosen einzuführen. Wir sehen aber auch, dass viele Unternehmen zögern, diesen Schritt tatsächlich zu tun. Sie zögern, ihn umzusetzen. Erkennbar? Mit einem intelligenten Ansatz können Sie einfach beginnen und schnell von den Vorteilen einer rollierenden Prognose profitieren. Oracle Planning and Budgeting-Experte Jeroen Goudvis verrät seine Tipps aus der Praxis.
Der große Unterschied zwischen einem Budget und einer rollenden Vorausschau?
Bevor wir uns mit dem Ansatz zur effektiven Umsetzung einer rollierenden Prognose befassen, ist es sinnvoll, einen kurzen Blick darauf zu werfen, was eine rollierende Prognose eigentlich ist. Eine rollierende Prognose hat einen gleitenden Horizont, bei dem Sie jeden Monat den vergangenen Monat herausnehmen und am Ende einen Monat hinzufügen. Auf diese Weise blicken Sie immer eine feste Anzahl von Monaten voraus.
Die Vorteile? Wenn Sie Ihr Jahresbudget einmal aufgestellt haben, ist es eigentlich schon überholt. Mit einer rollierenden Vorausschau können Sie Ihre Pläne monatlich überprüfen. So können Sie Entwicklungen leicht umsetzen. Denken Sie zum Beispiel an interne Entwicklungen, aber natürlich auch an makroökonomische Ereignisse. Denn eines ist sicher: Auch Ihre Organisation wird von allen möglichen unerwarteten Entwicklungen betroffen sein.
Außerdem ist eine gleitende Vorausschau jahresübergreifend, was es einfacher macht, über das laufende Jahr hinauszublicken. Ein dritter Vorteil ist prozessbezogen: Sie ist ein guter Ausgangspunkt für das jährliche Budget, das Sie ohnehin erstellen müssen. Mit einer gleitenden Vorausschau wird der Budgetprozess zu einem iterativen Prozess, der die Vorlaufzeit bis zum Budget verkürzt.
5 Tipps aus der Praxis für eine effektive Umsetzung der rollierenden Vorausschau
Wenn Sie klug vorgehen, können Sie ohne zu zögern mit der Umsetzung beginnen. Diese Tipps aus der Praxis werden Ihnen helfen, schnell die Früchte zu ernten:
1. Legen Sie fest, warum eine rollierende Prognose für Ihr Unternehmen nützlich ist
Wenn Sie im Vorfeld gründlich erörtern, welche Probleme Sie durch die Einführung einer rollierenden Prognose lösen wollen, ist es einfacher, bei der Umsetzung die richtigen Entscheidungen zu treffen. Der Hauptgrund für die Einführung einer rollierenden Prognose kann je nach Branche oder Unternehmen unterschiedlich sein.
So erleben wir beispielsweise in Produktionsunternehmen häufig, dass die Abstimmung zwischen Vertrieb und Fabrik nicht optimal ist. Infolgedessen werden Produkte zwar erfolgreich verkauft, aber nicht oder nicht ausreichend produziert. Dies führt zu Reklamationen und Umsatzeinbußen. Eine rollierende Prognose hilft dann, Vertrieb und Produktion besser aufeinander abzustimmen.
Das Ziel hilft auch bei der Festlegung eines sinnvollen Zeithorizonts: Wie viele Monate wollen Sie für Ihr Unternehmen und Ihren Markt vorausschauen?
2. Fangen Sie vor allem nicht zu groß an
Natürlich ist es verlockend, alle Prozesse sofort zu übernehmen. Aber es ist viel besser, klein anzufangen. Wenn Sie zunächst ein Pilotprojekt für einen begrenzten Teil durchführen, können Sie die Organisation daran gewöhnen. Dabei kann es sich sogar um einen kleinen Teil einer Prozesskette handeln. Berücksichtigen Sie auch, wie viel Finanz- oder IT-Wissen die Benutzer haben.
In unserem Produktionsbeispiel ist es beispielsweise sinnvoll, zunächst nur den Absatzmarkt zu betrachten. Gehen wir von einem 18-Monats-Horizont aus. Dann müssen die Endverbraucher nichts weiter tun, als den Monat 17 zu prüfen und den Monat 18 auszufüllen. Der Rest wird automatisch ausgefüllt. Mit anderen Worten: viel weniger Arbeit für mehr Einblick.
Sobald die Endnutzer diese Arbeitsweise angenommen haben, können Sie die anderen Prozesse in Angriff nehmen. Schließlich werden Sie alle Ihre Einnahmequellen, Gewinne, Regionen, Produktion usw. auf diese Weise prognostizieren wollen.
3. Wählen Sie Ihre Saisonalität bewusst
Die Saisonabhängigkeit ist für die Budgetierung und die Vorhersage von wesentlicher Bedeutung. Bei einem Jahreshaushalt und einer Jahresprognose ist es ganz logisch, sie anzuwenden. Aber bei einer rollierenden Vorausschau, bei der sich 18 Monate manchmal über 2 Jahre erstrecken, welche Kompromisse müssen Sie eingehen? Nehmen wir an, der aktuelle Zeitraum ist der Dezember; dann betrachten Sie bei einer 18-monatigen Vorausschau sowohl den Januar des nächsten Jahres als auch den Januar des folgenden Jahres. Welcher Januar entspricht dann der Saisonalität, der letzte Januar oder der von vor 2 Jahren?
Wir raten oft dazu, innerhalb einer Prognose nicht zweimal dieselbe Saisonalität zu verwenden. Das bedeutet, dass Sie für den kommenden Januar die Saisonalität von vor 2 Jahren wählen. Diese Wahl ist vor allem bei konstantem Wachstum wichtig, da sie bedeutet, dass das historische Wachstum intakt bleibt.
4. Setzen Sie ein klares Schloss auf den Monat
Legen Sie eine feste Frist für Anpassungen fest. Vereinbaren Sie zum Beispiel, dass die Prognose ab dem 23. geschlossen wird. Hat jemand noch Anpassungen vorzunehmen? Dann müssen diese bis zum nächsten Monat warten. Auf diese Weise hat der Leiter der Abteilung oder des Geschäftsbereichs noch bis zum Monatsende Zeit, die Anpassungen zu genehmigen.
Legen Sie bei der Festlegung der Frist einen festen Tag im Monat fest, damit alle mit einer monatlichen Struktur arbeiten. Im Finanzbereich ist das sehr üblich, aber in anderen Bereichen ist es manchmal gewöhnungsbedürftig. Achten Sie darauf, dass zwischen dem Stichtag und dem Monatsende genügend Zeit liegt, so dass auch an Wochenenden oder Feiertagen genügend Arbeitstage für die Genehmigungsrunde zur Verfügung stehen.
5. Automatisieren Sie so viel wie möglich - es ist mehr möglich, als Sie vielleicht denken
Nicht nur der oben beschriebene Genehmigungsablauf lässt sich gut automatisieren, auch die gesamte rollierende Prognose wird besonders effektiv, wenn Sie den Prozess so weit wie möglich automatisieren. Eine intelligente Einrichtung sorgt beispielsweise dafür, dass ein Gesamteinnahmewert für 18 Monate auf der Grundlage der historischen Saisonalität Ihres eigenen Unternehmens automatisch korrekt auf die 18 einzelnen Monate verteilt wird. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern ist auch viel genauer.
Und das ist nur eines der Beispiele. Das Schöne an Oracle Planning and Budgeting ist, dass Oracle sehr gut Ausnahmen zulässt, so dass Sie schwierige Modelle relativ einfach einbeziehen können. Sind Sie neugierig, was Oracle selbst über rollierende Prognosen sagt? Sie finden es in ihrem Artikel Was sind Rolling Forecasts und wie verwendet man sie in der Unternehmensplanung und -budgetierung?
Außerdem befindet sich bei jeder EPM-Cloud-Lösung alles in der Cloud, so dass die Nutzer weltweit Anpassungen in Echtzeit sehen. Das spart eine Menge an Versionskontrolle und allen damit verbundenen Nachteilen.
Kein Selbstläufer, aber überschaubar
Bedeutet all dies, dass die Durchführung einer rollierenden Prognose ein Routineverfahren ist? Nein, sicher nicht. Es gibt viel zu tun und Entscheidungen zu treffen, aber es ist eine überschaubare Umsetzung, die Ihnen viele Vorteile bringen wird.
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