Kontenabstimmung: Einblicke von Johan Palmboom von citizenM

Wer sind Sie und was ist Ihre Aufgabe?

Mein Name ist Johan Palmboom, ich bin der Leiter der Finanztransformation bei citizenM. Ich bin stolz auf meinen Finanz- und Beratungshintergrund und bin nun seit 8 Jahren bei citizenM. Bevor ich offiziell in das Unternehmen eintrat, habe ich das Unternehmen als Berater beraten. Meine Karriere im Unternehmen begann mit der Verantwortung für das Rechnungswesen und Reporting. Ich merkte jedoch bald, dass in unserer Finanzabteilung ein starker Veränderungs- und Transformationsbedarf bestand. Diese Erkenntnis führte zur Bildung eines eigenen Teams, das sich der Umgestaltung der Finanzorganisation, der Optimierung unserer Systeme und Prozesse sowie der Stärkung unseres Teams widmet.

Wie hängt Ihre Funktion mit der Kontenabstimmung zusammen?

Ich arbeite für citizenM, ein schnell wachsendes Unternehmen mit mehreren Hotels weltweit. Aufgrund des kontinuierlichen Wachstums unseres Unternehmens haben wir 2015 begonnen, unseren Konsolidierungsprozess mit CCH Tagetik zu automatisieren. Vor dieser Umstellung verbrachten unsere Finanzteams viel Zeit damit, Daten manuell in Excel abzustimmen. Angesichts des hohen Transaktionsvolumens im Gastgewerbe war es notwendig, diesen Prozess zu beschleunigen und unsere Kontrolle darüber zu verbessern. Zu diesem Zweck haben wir Anfang 2023 auch die Software von CCH Tagetik für die Kontenabstimmung und den Transaktionsabgleich eingeführt.

Haben Sie schon einmal selbst einen manuellen Kontoabgleich durchgeführt?

Ja, in meiner früheren Funktion als Leiter der Buchhaltung und des Berichtswesens war ich persönlich an der manuellen Durchführung von Kontoabstimmungen beteiligt. Wir haben dafür Excel und Google Drive verwendet. Es war eine Herausforderung, die Dateien zu verwalten und den Überblick über den Abstimmungsstatus zu behalten, insbesondere angesichts der internationalen Präsenz von citizenM. Aber nachdem wir CCH Tagetik implementiert hatten, wurde der Prozess deutlich standardisiert und vereinfacht.

Was sind Ihrer Meinung nach die Fallstricke bei der Kontenabstimmung ohne Software?

Einer der größten Fehler ist zweifellos, dass die Akten verstreut aufbewahrt werden, was dazu führt, dass man keinen Überblick über den Stand des Abgleichs hat. Dies führt zu erheblichen Herausforderungen, wie z. B. erhöhtem Zeitaufwand und intensiver manueller Arbeit, um sich einen klaren Überblick über die anhängigen Fälle zu verschaffen. Durch den Wechsel zu einer Software für den Kontenabgleich können wir alle Informationen auf einer einzigen Plattform zusammenfassen. Dadurch erhalten wir nicht nur einen Echtzeit-Einblick in den Status, sondern können uns auch auf die Ausnahmen konzentrieren, was die Effektivität deutlich erhöht. Mit einem kontinuierlichen Buchhaltungsprozess kann man das System während des Prozesses ständig verbessern und anpassen. Dies bietet die Flexibilität, die Spielregeln während des Prozesses zu optimieren, was die Durchlaufzeit und die Qualität der Abstimmungsprozesse verbessert. Letztendlich hilft es uns, das große Ziel zu erreichen: einen schnelleren und qualitativ hochwertigen Abschluss.

In Marketingmaterialien ist zu lesen, dass eine softwaregestützte Kontenabstimmung und/oder ein Transaktionsabgleich viel Zeit spart. Wie sind Ihre Erfahrungen in der Praxis?

Ich habe festgestellt, dass der Abgleich von Transaktionen auf der detailliertesten Ebene in der Tat eine enorme Zeitersparnis mit sich bringt. Durch die vollständige Automatisierung werden die Transaktionen nahtlos abgeglichen. Das bedeutet, dass jede einzelne Finanztransaktion - nehmen wir als Beispiel etwas so Einfaches wie der Kauf eines Getränks in einem Hotel - im System erfasst und automatisch mit den entsprechenden Posten wie Einnahmen und Cashflows abgeglichen wird. Wenn es bei der Abstimmung eine Diskrepanz gibt, wird diese sofort sichtbar. So können wir proaktiv handeln und die Kontrolle über unsere Finanzen behalten, was letztlich zu einer erheblichen Zeitersparnis beim Monatsabschluss führt."

Welche Erfahrungen haben Sie mit der Implementierung der CCH Tagetik Lösung für Kontenabstimmung und Transaktionsabgleich gemacht?

Das System wurde erfolgreich eingeführt, aber die Änderung unserer Arbeitsweise und die Anpassung unserer Unternehmenskultur nahmen mehr Zeit in Anspruch als erwartet. Insbesondere für die Finanzkontrolleure war es eine Umstellung; sie mussten sich an eine neue Arbeitsweise gewöhnen, indem sie sich auf Daten und Transaktionen aus verschiedenen Systemen stützten. Wir gingen den Implementierungsprozess Schritt für Schritt an, was schließlich zu einem erfolgreichen schrittweisen Übergang führte. Es geht in der Tat darum, die Mentalität der Buchhaltungsteams zu ändern. Man muss sich von den alten, vertrauten Excel-Tabellen lösen und sich mehr auf die Automatisierung verlassen. Das kann eine Herausforderung sein. Anfänglich hatten wir die Auswirkungen unterschätzt, aber schließlich kamen wir mit kleinen Schritten ans Ziel, auch dank der Bemühungen des Change Management.

Was würden Sie einem Finanzfachmann sagen, der die Automatisierung der Kontenabstimmung in Erwägung zieht?

Ich rate Finanzfachleuten, mit kleinen Schritten zu beginnen. Nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung, um Ihre Arbeitsabläufe zu beschleunigen. Um einen reibungslosen Übergang zur Automatisierung des Kontenabgleichs zu gewährleisten, ist eine schrittweise Zusammenarbeit und Umstellung unerlässlich. Das schrittweise Vorgehen ist unerlässlich, um Wissen aufzubauen, ohne überfordert zu werden; es erfordert ein Umdenken in den Buchhaltungsteams. Es ist wichtig zu erkennen, dass die Automatisierung es Ihnen ermöglicht, nach dem Prinzip des kontinuierlichen Abschlusses zu arbeiten. Dies legt den Grundstein für weitere Verbesserungen in der Durchlaufzeit Ihrer Prozesse, indem Sie zu einem späteren Zeitpunkt künstliche Intelligenz auf Ihren kontinuierlichen Abschlussprozess anwenden. Im Endeffekt bewegen Sie sich weg von der periodischen Stapelverarbeitung hin zu einer kontinuierlichen Buchführung. Zum Vergleich: Stellen Sie sich vor, ein Teil Ihres Hauses wird täglich von einem Staubsaugerroboter gereinigt, so dass Sie nur noch die Ecken ausbessern müssen, bevor Sie während des Berichtszeitraums Gäste empfangen.

Möchten Sie mehr über Kontenabstimmung und Unternehmensberichte erfahren?

Am 28. März organisieren wir The Future of Corporate Reporting, die Veranstaltung für Fachleute aus den Bereichen Finanzen, Nachhaltigkeit und Unternehmensberichterstattung, die sich auf die Zukunft dieses Bereichs vorbereiten wollen. Registrieren Sie sich über diesen Link!