Wenn Sie jemals mit Excel gearbeitet haben, wissen Sie, wie leistungsfähig und vielseitig es sein kann. Aber seien wir ehrlich: Wenn Ihr Unternehmen wächst, können diese vertrauten Tabellenkalkulationen eher eine Herausforderung als eine Lösung darstellen.
Excel als Basis für die Personaleinsatzplanung, aber mit Einschränkungen
Wenn es um die Personalplanung geht, führen viele Unternehmen den Prozess (teilweise) immer noch in Excel durch. Wahrscheinlich haben Sie Ihre aktuellen Mitarbeiter mit den zugehörigen Daten in einem guten System. Aber Elemente wie freie Stellen, externe Einstellungen und die tatsächliche Anzahl der Mitarbeiter pro Abteilung im Vergleich zur idealen (oder erlaubten) Situation machen die Sache oft kompliziert. Ganz zu schweigen von der Erstellung eines Budgets oder einer Prognose, wenn Sie zukünftige Gehälter hinzufügen oder eine Szenarioanalyse durchführen möchten.
Die Nachteile von Excel
Irgendwann stößt man auf Hindernisse, wenn man bei Excel bleibt. Die Personaleinsatzplanung wird immer schwieriger und fehleranfälliger. Es ist schwierig, einen Standardprozess einzuhalten, und es wird viel manuelle Arbeit erforderlich sein. Und was vielleicht am wichtigsten ist, wenn es um sensible Personaldaten in Excel-Dateien geht: Sie haben keine "einzige Version der Wahrheit" und stoßen auf Sicherheitsprobleme.
Für Unternehmen, die mit einer Mitarbeiterplanungssoftware wie Vena arbeiten, gehört dies der Vergangenheit an. Die Plattform wurde entwickelt, um das Beste aus Excel herauszuholen und gleichzeitig gängige Probleme zu lösen. In diesem Blog erfahren Sie, wie Vena Ihnen helfen kann, Ihren Personaleinsatzplanungsprozess auf die nächste Stufe zu heben und ihn effizienter, zuverlässiger und skalierbarer zu machen.
1. Optimierung der Arbeitsabläufe und des Prozessmanagements für die Personaleinsatzplanung
Die Flexibilität von Excel ist großartig, aber Ihre Personalplanungsprozesse erfordern oft sequenzielle Schritte, unterschiedliche Benutzerrechte oder formale Genehmigungsworkflows, und genau hier versagt Excel. Vena überbrückt diese Lücken mit einem webbasierten Workflow-Management: Aufgaben werden in eine Reihenfolge gebracht und Rechte zugewiesen, Genehmigungsprozesse sind integriert, komplett mit Prüfpfaden für Transparenz. Gehaltsabrechnungen beispielsweise sind nur für diejenigen sichtbar, die unbedingt Zugriff darauf haben müssen, so dass die Integrität des Prozesses ohne Starrheit gewährleistet ist.
2. Verbesserung der Datenqualität und -genauigkeit
Die Pflege aktueller, vollständiger und konsistenter Daten ist für die Personalplanung von entscheidender Bedeutung. Die Abhängigkeit von der manuellen Dateneingabe und der gemeinsamen Nutzung von Dateien in Excel erhöht das Risiko von Fehlern und Datenverfälschung. Vena verringert dieses Risiko durch eine zentralisierte Datenspeicherung, die Fehler durch manuelle Dateneingabe oder gemeinsame Nutzung von Dateien reduziert. Eingabevorlagen sichern bestimmte Felder und sorgen für Konsistenz. Dennoch können Sie den Benutzern die nötige Flexibilität einräumen, um beispielsweise neue Stellen einzugeben oder einzelne Vergütungselemente hinzuzufügen.
3. Effiziente Datenintegration mit ERP- und HR-Systemen
Bei der Planung werden häufig Daten aus ERP-Systemen oder spezifischen HR-Systemen wie AFAS/Workday herangezogen oder Prognosen in Lösungen wie Power BI exportiert. Excel hat mit großen Datensätzen und der Aufrechterhaltung zuverlässiger Verbindungen zu externen Systemen zu kämpfen. Vena vereinfacht dies durch robuste Datenintegration. Einmalige Verbindungen ermöglichen den Import und Export in Echtzeit, so dass Sie sich auf genaue und aktuelle Daten verlassen können, ohne die Modelle zu erweitern.
4. Schnellere Leistung und Echtzeitberechnungen
Große Datensätze und komplexe Formeln können Excel langsam machen, besonders in kollaborativen Umgebungen. Die Datenbank von Vena beseitigt diese Engpässe. Millionen von Zeilen können innerhalb von Minuten importiert oder kopiert werden, während Echtzeitberechnungen nahtlos im Hintergrund ablaufen. So können Benutzer Daten eingeben, Modelle aktualisieren und Ergebnisse analysieren, ohne dass es zu Leistungsverzögerungen kommt. Sobald Sie ein Gehalt ändern oder eine Beschäftigung hinzufügen, werden alle damit verbundenen Elemente wie Pensionskosten und Steuern sofort berechnet.
Vena in Aktion sehen?
Möchten Sie sehen, wie Vena Ihre Personaleinsatzplanung effizienter und zuverlässiger macht? In unserer interaktiven Demo zeigen wir Ihnen, wie Sie Excel-Prozesse optimieren und mehr Kontrolle über Ihre Personaleinsatzplanung erhalten können. Sehen Sie sich die Demo hier an
.webp)