Kontenabstimmung: Erkenntnisse von Rico van Os von Peterson and Control Union

Wer sind Sie und was ist Ihre Aufgabe?

"Ich bin Rico van Os und arbeite als Group Controller bei der Firma Peterson and Control Union. Zuvor habe ich 7 Jahre lang als Wirtschaftsprüfer bei EY gearbeitet, wo ich hauptsächlich Abschlüsse geprüft habe. Jetzt arbeite ich auf der anderen Seite des Tisches, wo ich unsere Abschlüsse vorbereite und unter anderem Konsolidierungen mit CCH Tagetik durchführe. Außerdem bin ich am Transaktionsabgleich beteiligt, der auf Rechnungsebene stattfindet und zu einer Kontenabstimmung führt."

Wie hängt Ihre Funktion mit der Kontenabstimmung zusammen?

"In meiner Funktion bin ich zusammen mit meinem Vorgesetzten für die Implementierung des Softwarepakets CCH Tagetik verantwortlich, einschließlich der Einrichtung des Transaktionsabgleichs. Wir gleichen jetzt bei Peterson Variablen wie Rechnungsnummer, Betrag, Unternehmen usw. ab. Ich erleichtere die Kontenabstimmung, indem ich dafür sorge, dass das Tool unseren Anwendern zur Verfügung steht und führe sie durch den Prozess, vom Ausfüllen der Vorlagen bis zum Abgleich der Transaktionen."

Haben Sie schon einmal selbst einen manuellen Kontoabgleich durchgeführt?

"Nein, das habe ich nie getan. In meiner früheren Funktion als Wirtschaftsprüfer habe ich hauptsächlich Jahresabschlüsse geprüft und keine Kontenabstimmung vorgenommen, schon gar nicht manuell."

Was sind Ihrer Meinung nach die Fallstricke bei der Kontenabstimmung ohne Software?

"Was ich bei der Kontenabstimmung ohne Software als Nachteil sehe, ist, dass die manuelle Abstimmung fehleranfällig ist. Mit der Software können wir zum Beispiel beim Hochladen der Daten Validierungen durchführen, wie zum Beispiel die Überprüfung, ob die Beträge in den Spalten für die Umsatzzeilen beide negativ sind, anstatt dass einer der Beträge negativ und der andere positiv ist. Diese Validierungen werden bereits beim Hochladen der Daten in Tagetik am Frontend erkannt, wodurch Fehler vermieden werden. Darüber hinaus bietet die Software eine zentrale Datenbank, in der alle Daten gespeichert werden und die detaillierte Analysen ermöglicht. Für uns, die wir auf Rechnungsebene arbeiten, ist das besonders wertvoll. Wir können zum Beispiel sehen, wie lange Rechnungen ausstehen, sogar Rechnungen aus dem Jahr 2020, die noch nicht bezahlt wurden. Das verschafft uns wertvolle Einblicke, die wir nicht hätten, wenn wir die Konten manuell abgleichen würden. Außerdem wäre bei der Anzahl von über 150 Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, ein manueller Abgleich angesichts der Größe unseres Geschäfts einfach nicht machbar."

In Marketingmaterialien ist zu lesen, dass eine softwaregestützte Kontenabstimmung und/oder ein Transaktionsabgleich viel Zeit spart. Wie sind Ihre Erfahrungen in der Praxis?

"Zu den Vorteilen der softwaregestützten Kontenabstimmung und des Transaktionsabgleichs in der Praxis gehört für mich eine deutliche Verringerung der Fehleranfälligkeit. Die Software ermöglicht uns eine genaue Analyse der Daten, was uns hilft, Probleme zu erkennen und einen Aktionsplan zu formulieren. Wie stellen wir zum Beispiel sicher, dass alte konzerninterne Rechnungen bezahlt werden? Solche Fragen können wir dank der Software besser beantworten. Vor allem aber regt der Einsatz der Software die Diskussion innerhalb der Gruppe über offene Stellen an. Dank der Software können wir alle Daten sammeln und analysieren, so dass diese Diskussionen deutlich werden und wir Lösungen finden können."

Welche Erfahrungen haben Sie mit der Implementierung der CCH Tagetik Lösung für Kontenabstimmung und Transaktionsabgleich gemacht?

"Unsere Implementierung von Tagetik ging sehr schnell. In nur 3 Monaten haben wir die gesamte Implementierung abgeschlossen, einschließlich Konsolidierung, Transaktionsabgleich, monatliches Reporting und mehr. Wir waren Early Adopter und sind daher zu Beginn auf einige Fehler gestoßen, zum Beispiel verdoppelte sich die Anzahl der eingelesenen Zeilen dreimal. Das führte zu einigen Spannungen und der Frage, wie wir damit umgehen würden. Glücklicherweise konnten wir zusammen mit den Experten von Finext diese Herausforderung innerhalb von 2-3 Tagen lösen, so dass die Software wieder ordnungsgemäß funktionierte.

Die Einführung von Tagetik hat unseren Prozess erheblich gestrafft, insbesondere auf der Ebene des Transaktionsabgleichs. Dies hat zur Effizienz beigetragen, auch gegenüber den externen Prüfern bei der Prüfung der Jahresabschlüsse. Wir können jetzt eindeutig nachweisen, was gemacht wurde, wie es gemacht wurde und was abgeglichen wurde und was nicht, einschließlich der Gründe für etwaige Diskrepanzen. Damit verfügen wir über einen soliden Prüfpfad, den wir unseren externen Prüfern problemlos vorlegen können. Die Implementierung verlief sehr positiv und schnell."

Was würden Sie einem Finanzfachmann sagen, der die Automatisierung der Kontenabstimmung in Erwägung zieht?

"Ich würde ihnen ernsthaft empfehlen, Tagetik in Betracht zu ziehen und die Möglichkeiten, die Tagetik in diesem Bereich bietet, weiter auszuloten. Es bietet Echtzeit-Transparenz, verbessert die Zuverlässigkeit der Finanzdaten und trägt zu den Managementinformationen bei. Ich würde auch empfehlen, nicht nur den Kontenabgleich, sondern auch den Transaktionsabgleich auf der untersten Ebene in Betracht zu ziehen, je nach den Bedürfnissen des Unternehmens."

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