Haben Sie viele Benutzer, an die Sie Informationen senden möchten? Und basieren diese Informationen auf Daten, die in OneStream verfügbar sind, z. B. ein regelmäßiger interner Finanzbericht? Verwenden Sie die Paketdienste, um Bücher und Dokumente aus OneStream automatisch zu verteilen. Mit Parcel Services können Sie Pakete (Gruppen) erstellen, die an E-Mail-Listen oder eine Dateifreigabe gesendet werden können. Dies kann über eine Dashboard-Schaltfläche oder vollständig automatisiert mit PowerShell-Skripten erfolgen.
Wo fängt man mit den Paketdiensten an? Wir werden zunächst die Einrichtung der Lösung und dann die Nutzung beschreiben.
Paketdienste einrichten
Die Paketdienste benötigen, wie die meisten anderen Marktplatzlösungen auch, Zugriff auf die Zusatztabelle. Wenn Sie diesen noch nicht eingerichtet haben, können Sie die in der Installationsanleitung beschriebenen Schritte ausführen.
Haben Sie bereits andere Lösungen im Einsatz? Nachdem Sie die Lösung als .zip-Datei von Market Place heruntergeladen haben, können Sie sie über Anwendung -> Laden/Extrahieren in Ihre Anwendung importieren. Dann erscheint Paketdienste (OPS) unter OnePlace -> Dashboards, wo Sie die Tabellen erstellen und die Lösung starten können:
Neben Dashboards und Geschäftsregeln umfasst diese Lösung auch Datenverwaltungssets zur Automatisierung der Verteilung Ihrer Dokumente. Auf der Einstellungsseite können Sie die Sicherheitsrollen für die Verwaltung und Verteilung von Paketen, die E-Mail-Verbindung und den Standardnachrichteninhalt festlegen. Parameter Discovery Nesting bestimmt, wie oft der Parameter Discovery-Prozess eine Schleife durchläuft. Mit dem Testmodus können Sie die Lösung testen, ohne alle E-Mail-Nachrichten an Ihre Benutzer zu senden.
Konfigurieren Ihrer Berichtspakete
Über die Schaltfläche Pakete können Sie Pakete und Gruppen erstellen. Ein Paket (Gruppe) ist eine Liste erweiterbarer Dokumente/Bücher, die zusammen verpackt sind. Sie können verschiedene Zustellungsarten für ein neues Paket wählen:
Die E-Mail kann gezippt werden, und es können ein benutzerdefinierter Titel und eine benutzerdefinierte Nachricht erstellt werden.
Anschließend wird der Inhalt des Pakets im unteren Teil des Bildschirms ausgewählt. Sie können mehrere Dokumente hinzufügen:
Auf der rechten Seite können Sie die erforderlichen Parameter hinzufügen, sowohl für das Paket als auch für das ausgewählte Dokument. Da der Paketdienst bei seiner Ausführung kein Popup-Fenster anzeigt, müssen den verschiedenen Paketen wörtliche Werte hinzugefügt werden. Eine großartige Funktion von Parametern ist, dass Sie denselben Bericht an Dutzende von Benutzern mit unterschiedlichen Parametern senden können, so dass jeder denselben Bericht mit seinen eigenen personalisierten Daten erhält.
Parameter für ein XFD-Dokument können manuell eingegeben oder dynamisch über die Schaltfläche "Discover Parameters" gefunden werden:
Zur einfacheren Verteilung können die erstellten Pakete auf der Registerkarte Paketgruppen gruppiert werden.
Über die Schaltfläche Verteilungen verwalten können Sie die Verteilerlisten erstellen, die zu einem Paket hinzugefügt werden können. Nach dem Erstellen einer Verteilerliste können OneStream-Benutzer (oder -Gruppen) und, falls gewünscht, eine alternative E-Mail-Adresse hinzugefügt werden.
Auf der rechten Seite können Sie die Listenmitglieder (basierend auf den hinzugefügten Benutzern und Gruppen) sehen, um Ihre Verteilerliste zu validieren.
Nun kann die Verteilerliste zu dem zuvor erstellten Paket hinzugefügt werden.
Senden Sie Ihre Paketberichte
Der Prozess erfolgt in 4 klaren Schritten von der Startseite aus. In den ersten beiden Schritten wählen Sie zunächst die Paketart und dann die Gruppe aus. In den nächsten beiden Schritten überprüfen Sie den Inhalt und die Verteilerliste, bevor Sie das Paket versenden:
Und schon wird das Dokument an Ihre Mailbox geschickt:
Wenn Sie diesen Prozess automatisieren müssen, sind die erforderlichen (Beispiel-)PowerShell-Skripte als Ausgangspunkt in der Lösung enthalten.
Schlussfolgerung
Paketdienste können eine großartige Ergänzung zu Ihrer OneStream-Plattform sein. Wenn Sie viele Berichte an Ihre Nutzer verteilen, ist diese Lösung definitiv ein Muss. Sie reduziert die manuelle Arbeit und ist flexibel bei der Verwendung von Parametern, so dass Sie Ihren Benutzern ihre "personalisierten" Berichte schicken können.
Vorteile der OneStream-Paketdienste:
- Einfache Konfiguration
- Verwenden Sie Parameter zur Anpassung Ihrer Berichte/Bücher
- Kann automatisiert werden, um zu einer geplanten Zeit zu laufen
Nachteile der OneStream-Paketdienste:
- Zusätzlicher Nutzen nur in bestimmten Anwendungsfällen
Die Installation wird in der Dokumentation ausführlich beschrieben und die Konfiguration ist einfach. Daher stufe ich diese Lösung als "admin-konfigurierbar" ein. Siehe meinen früheren Beitrag "Der OneStream-Marktplatz im wirklichen Leben" über Klassifizierungen.
