Es ist ein ganz normaler Freitagnachmittag, mittags, während der immerwährenden Corona-Krise. Als Projektcontroller müssen Sie den ganzen Nachmittag damit verbringen, Kollegen anzurufen, um den Projektfortschritt und die Zeitpläne vor dem Wochenende zu übermitteln. Dann verbringen Sie oft einige Zeit damit, all diese losen Fortschrittsberichte zusammenzufügen. Bald ist es 18.30 Uhr und Sie würden am liebsten Ihr Büro verlassen und in die Küche gehen, um mit dem Abendessen zu beginnen. An ein frühes Wochenende ist wie immer nicht zu denken.
Aktueller Stand eines Projektcontrollers
Einige Projektleiter haben vergessen, eine Aktualisierung zu senden, andere haben die Zahlen etwas anders gemeldet. Nach einiger Zeit des Kopierens und Einfügens sind Sie in der Lage, die Prognose finanziell zu erstellen. Sie können sich die wirklich großen Unterschiede ansehen, und es wird ein Bericht erstellt, der der Geschäftsleitung vorgelegt wird. Sie waren noch nicht in der Lage, eine wirklich gute Analyse zu erstellen, das kommt erst nächste Woche... Das ist eine Situation, die wir häufig bei neuen Kunden antreffen, die (teilweise) auf Projektbasis arbeiten. Jeder führt seine eigene Tabelle, und einmal pro Woche oder Monat wird alles in einer Tabelle zusammengeführt. Das ist natürlich oft mit zu viel Arbeit verbunden, und dann stellt sich die Frage, ob wir eine effektivere Methode der Projektplanung einführen können. Und das alles, ohne den Benutzer aus seiner Tabelle zu drängen, denn ja, so funktioniert es bekanntlich. Im Rahmen des Projektmanagements versuchen wir sicherzustellen, dass ein Projektcontroller innerhalb einer Organisation seine Zeit so sinnvoll und effektiv wie möglich verbringen kann. Das Ziel ist es, schnelle Einblicke und Analysen zu liefern, die sowohl für die Finanzabteilung als auch für das Unternehmen von Interesse sind.
Im Rahmen des Projektmanagements versuchen wir sicherzustellen, dass ein Controller seine Zeit so sinnvoll und effektiv wie möglich verbringen kann.
Eine der Lösungen, die wir zu diesem Zweck anbieten, ist Vena Solutions. Vena bietet eine Benutzeroberfläche im vertrauten und flexiblen Excel, aber mit einer robusten Datenbank im Backend. Darüber hinaus verfügt Vena über einen eigenen Arbeitsablauf, einen Prüfpfad und eine automatische Datenaggregation, was es perfekt für die Projektplanung macht.
Wir stellen häufig fest, dass Unternehmen, die versuchen, Tabellenkalkulationen abzuschaffen, häufig trotzdem (teilweise) zu ihnen zurückkehren. In diese Lücke stößt Vena vor.
Ein Schritt zurück zum Freitagnachmittag, aber jetzt mit Vena.
Auf seinem Vena-Dashboard sieht der Projektcontroller, dass 95 % der Projektleiter ihre Planung aktualisiert haben. In der Tat haben die Projektleiter bereits gestern eine automatische E-Mail von Vena erhalten, um ihre Planung zu aktualisieren. Jede Person hat eine eigene Aufgabe, in der sie die neuesten Zahlen sehen und über Vena in Excel aktualisieren kann. Beim Speichern werden diese Zahlen nicht lokal, sondern direkt in einer Datenbank gespeichert.
Dadurch sieht der Controller den neuen Stand der Dinge sofort in seinem Statusbericht und seine Prognose liefert ein vollständiges Bild aller Projekte auf aggregierter Ebene. Er bittet die 2 Projektleiter, die ihre Aufgabe noch nicht abgeschlossen haben, dies kurz zu tun. Dann geht er die Projekte durch und dokumentiert einige Ausreißer. Um vier Uhr schickt Vena eine automatische Mail mit dem Bericht an das Management.
Mit Vena kann der Projektsteuerer mehr Zeit für die Analyse und Überprüfung der Planung aufwenden. Außerdem muss er sich nicht mehr mit der Verknüpfung von Tabellenkalkulationen herumschlagen.
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