Das Baggerunternehmen Boskalis stand 2016 nicht nur vor einer FP&A-Herausforderung. Auch das betriebliche Berichtswesen musste verbessert werden. Mit der Einführung von Vena wurde eine einzige Version der Wahrheit geschaffen. Getrennte Tabellenkalkulationen und verschiedene ERP-Systeme wurden durch Vena ersetzt oder miteinander verbunden. Wir haben Boskalis nach den Ergebnissen dieser Reise gefragt.
Boskalis vor Vena
Als großes multinationales Unternehmen mit einer mehr als 100-jährigen Geschichte ist es nicht verwunderlich, dass Boskalis, das in den Bereichen Baggerarbeiten, Offshore-Energie und Schiffsdienstleistungen tätig ist, eine Menge Daten zu verarbeiten hat. Als Pieter Klem 2018 sein Amt antrat, verfügte das Unternehmen jedoch noch nicht über eine "Single Source of Truth" - einen Ort, an dem Daten für die Finanz- und Betriebsberichterstattung im gesamten Unternehmen zur Verfügung stehen. "Die Abteilungen nutzen ihre eigenen ERP-Systeme und jeder exportierte Daten in Microsoft Excel", sagt Pieter. "Dann erstellte jeder innerhalb dieser Abteilungen seine eigenen Berichte. Das war alles andere als eine professionelle Lösung".
Da verschiedene Abteilungen ihre eigenen ERPs und Berichte verwendeten, waren die Berichtsprozesse innerhalb des Unternehmens oft unverbunden und ineffizient. Die Teams verschwendeten viel Zeit mit der manuellen Eingabe, Bearbeitung und dem Export von Berichten. "Jeder exportierte nach Excel, um dort mit der Berichterstattung zu beginnen. Die erforderlichen Exporte dauerten oft Stunden, vielleicht vier Stunden pro Mitarbeiter."
Bei etwa 20 Benutzern und mehreren Exporten summiert sich diese Zeit schnell. Und um die Berichte richtig zu erstellen, mussten die Benutzer große Datenmengen durchsuchen und die richtigen Informationen selbst extrahieren. Darüber hinaus erhöht die manuelle Dateneingabe und -anreicherung das Risiko menschlicher Fehler und macht eine Echtzeitintegration von Daten aus verschiedenen Quellen unmöglich. Gerade letzteres ist bei den laufenden Projekten von Boskalis sehr wichtig. Für Pieter war es klar, dass Boskalis bessere Möglichkeiten brauchte.
Die Wahl von Vena
Das Team von Boskalis wusste, dass es eine große Aufgabe sein würde, das gesamte Berichtswesen in ein System mit einheitlichen Prozessen und Standardvorlagen im gesamten Unternehmen zu integrieren. Gleichzeitig vertrauten sie darauf, dass die richtige Lösung ihnen helfen würde, Zahlen zu konsolidieren und Informationen für alle Einkäufer innerhalb von Boskalis leichter verfügbar zu machen. Wenn es gelänge, alle Arten von manuellen Aufgaben zu reduzieren, könnten sie damit beginnen, Quellen in Echtzeit zu integrieren und eine ausgereifte Datenlandschaft mit Betriebs- und Personaldaten zusätzlich zu den Finanzdaten einzurichten. Um dieses Ziel zu erreichen, entschied sich Boskalis für Vena.
Umsetzung
Das Team begann klein und implementierte Vena für bestimmte Anwendungsfälle, aber die Nutzung von Vena gewann schnell an Dynamik. Ein Beispiel dafür sind die Budget Control Reports (BCR) bei Boskalis. Dieser wurde zunächst in einer Abteilung implementiert, und seine Verwendung verbreitete sich in anderen Abteilungen, noch bevor er dort offiziell eingeführt wurde. "Als wir mit den BCR anfingen, war es schwierig, eine Standardvorlage zu finden, weil jeder sie auf seine eigene Weise erstellte", sagt Pieter. "Also haben wir in Abstimmung mit allen Geschäftsbereichen eine neue Vorlage entwickelt, die zum neuen Standard bei Boskalis wurde."
Die Nutzung von Vena wurde seitdem auf andere Abteilungen und mehrere Anwendungsfälle ausgeweitet. Heute verfügt Vena über Echtzeit-Datenintegrationen mit dem zentralen Data Warehouse und einer Reihe anderer Datenquellen. Dies macht Vena zum zentralen Ort für alle Berichtsprozesse wie wöchentliche Cash-Prognosen, Berichte über GuV-, Bilanz- und HR-Informationen sowie operative Projektberichte. Ein internes Kompetenzzentrum mit fünf Mitarbeitern, das von Pieter geleitet wird, ist die zentrale Anlaufstelle für das gesamte Vena-Fachwissen innerhalb des Unternehmens. Es nimmt Anfragen von Anwendern aus aller Welt entgegen und entwickelt ständig neue Anwendungsfälle.
"Daten, BI und Reporting werden immer wichtiger", sagt Denice de Groot, Business Analyst bei Boskalis und Mitglied des internen Vena-Teams. "Es handelt sich also nicht um ein Projekt, das nur für ein paar Jahre wichtig ist, sondern es ist wichtig, dieses Team auf lange Sicht richtig aufzustellen."
"Am wichtigsten ist, dass die Berichterstattung jetzt viel weniger Zeit in Anspruch nimmt. Vena ist immer auf dem neuesten Stand"
Wichtigste Ergebnisse
Mit der Hilfe von Vena konnte Boskalis seine Finanz- und Betriebsberichte über unternehmensweite Prozesse harmonisieren. Es sind keine manuellen Änderungen mehr erforderlich, und es wurde ein Standard-Dashboard eingerichtet, das Informationen für jeden in übersichtlicher Form zugänglich macht, ohne dass man nach den zugrunde liegenden Daten suchen muss. Denice: "Am wichtigsten ist, dass die Berichterstattung jetzt viel weniger Zeit in Anspruch nimmt. Vena ist immer auf dem neuesten Stand".
Vena ermöglicht es Boskalis, zusätzliche Finanzmodelle hinzuzufügen, und inspiriert Pieter, Denice und das Team zu ständigen Verbesserungen. Auch die Endnutzer sind begeistert und bringen regelmäßig ihre eigenen Ideen für die Weiterentwicklung im Kompetenzzentrum ein. Dieser kontinuierliche Abgleich mit den Anwendern sorgt dafür, dass die Prozessverbesserung innerhalb des Unternehmens weiterhin im Mittelpunkt steht.
Die Dynamik rund um Vena hat zusätzlich für den Aufbau einer gemeinsamen ERP-Plattform gesorgt. Verschiedene Bereiche innerhalb von Boskalis sind aus Übernahmen hervorgegangen und hatten immer ihr eigenes ERP-System. Aber die Integration zwischen dem neuen, zentralen ERP-System und Vena hat bereits zu einer Umstellung innerhalb verschiedener Bereiche geführt.
Derzeit profitiert die gesamte Organisation von den Vorteilen. Die Standardisierung des Berichtswesens über alle Einheiten hinweg hat zu einer einheitlicheren Arbeitsweise mit allen damit verbundenen Vorteilen geführt. Gleichzeitig trägt die Integration mit Power BI mehr und mehr zur Business Intelligence und Datenvisualisierung bei. "Die Kombination zwischen Vena und Power BI ist definitiv die nächste große Entwicklung, die wir aufgreifen werden", sagt Pieter abschließend.
