Eine Excel-Datei, in die alle 32 Budgetverantwortlichen die Kostenstellen und Hauptbuchkonten manuell eingeben mussten. Nicht gerade eine effiziente Grundlage für die Budgetierung und Vorausschau. Deshalb suchte das Netherlands Institute for Sound and Vision nach einer Lösung, die den Planungsprozess schneller und einfacher machen würde. Michelle Leidelmeijer und Marc van Hilten erklären, wie es zur Implementierung von Vena kam und welche Vorteile diese Lösung für das Unternehmen bringt.
Das niederländische Institut für Bild und Ton
Sound and Vision ist eine Stiftung mit verschiedenen Aufgaben. Ihre Hauptaufgabe ist die Archivierung und Bewahrung von Bild- und Tonmaterial aus niederländischen Fernseh-, Radio- und Online-Kanälen sowie von anderen medialen Ausdrucksformen mit Denkmalwert. Darüber hinaus verfügt die Stiftung über einen Forschungszweig, in dem Forscher und Fachleute aus dem Bereich des Kulturerbes die wissenschaftlichen Auswirkungen der Medien auf die Gesellschaft untersuchen. Sound and Vision bietet auch Bildungsmaßnahmen in Form von Workshops und anderen Aktivitäten für Medienwissenschaftler an. Schließlich ist das Institut auch für die Bürgerinnen und Bürger da, vor allem durch das Museum in Hilversum.
Bei all diesen unterschiedlichen Aufgaben und Projekten ist es für Sound and Vision wichtig, den Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Mit einer fortlaufenden Vorausschau will die Organisation kontinuierlich nach vorne schauen, um schneller auf neue Situationen reagieren zu können.
Von der Fehleranfälligkeit zur Flexibilität
Als Sound and Vision mit der Erstellung von Prognosen begann, gab es kein eindeutiges System. Es gab eine große Excel-Datei, in die alle 32 Budgetverantwortlichen die Kostenstellen und Hauptbuchkonten manuell eingeben mussten. Diese "Prognose" musste dann manuell in Afas eingelesen werden, um die Zahlen zusammen mit den Ist-Werten zu melden. Dies geschah mit vielen Zwischenschritten und verlief nicht immer reibungslos. Dieses manuelle und umständliche Verfahren war fehleranfällig, zeitaufwändig und in der Analyse eingeschränkt. Darüber hinaus war mehr Flexibilität erforderlich.
Michelle: "Früher wurde jährlich ein statischer Haushaltsplan erstellt, aber wir leben in einer dynamischen Welt und wollten daher eine gewisse Flexibilität einbauen. Wir wollten zum Beispiel in der Lage sein, alle Anpassungen schnell vorzunehmen und Ressourcen zu verlagern. Auf diese Weise könnten wir regelmäßig sehen, welche Möglichkeiten es gibt und wie wir darauf reagieren können.
Die Wahl von Vena und Finext
Auf der Suche nach einem effizienteren und bequemeren Prognoseverfahren entdeckte Sound and Vision Vena Solutions. Vena ist eine moderne Planungslösung, die Excel nicht ersetzt, sondern umarmt.
"Vena hat uns aufgrund seiner Zugänglichkeit und seiner zahlreichen Funktionen sofort angesprochen."
Marc: "Vena hat uns wegen seiner Zugänglichkeit und der vielen Möglichkeiten sofort angesprochen. Man kann viele Dinge verknüpfen, automatisieren, einfach Berichte erstellen, die Ressourcenplanung nutzen und Bilanzen erstellen. Mit diesem System konnten wir wirklich die Kontrolle behalten.
Durchführung Vena
Finext hat Ende 2018 eine erste Version von Vena implementiert. Diese Version bot Einblick in historische Daten und erleichterte die rollierende Prognose der Gewinn- und Verlustrechnung erheblich. Auch die FTE-Planung wurde in Vena eingerichtet. Diese implementierte Version wurde jedoch nicht in vollem Umfang genutzt. |Aus Kostengründen erhielten damals nicht alle Budgetverantwortlichen eine Lizenz, um selbst Daten in Vena einzugeben. Das hatte zur Folge, dass eine leere Excel-Datei, diesmal eine Vena-Vorlage, verschickt werden musste, die jeder neu ausfüllen musste. Mein Kollege und ich hatten eine Lizenz und haben diese Daten dann in Vena eingegeben. Auch das war nicht praktikabel und hat sein Ziel verfehlt.
Upgrade auf Vena 2.0
Das Ruder wurde herumgerissen. Es wurde in mehr Lizenzen investiert, damit alle Budgetinhaber Vena täglich und in Echtzeit nutzen konnten. Darüber hinaus warfen Marc und Michelle einen kritischen Blick auf die derzeitige Version von Vena und überlegten, wie sie optimiert werden könnte, um allen internen Anforderungen gerecht zu werden. Warum der Relaunch von Vena diesmal so gut ankam? Das größere Engagement von Sound und Vision sowie die stärkere Konzentration auf die geschäftlichen Anforderungen.
Michelle: "Finext hat die erste Version von Vena entwickelt, aber da wir zu der Zeit mehrere Prioritäten hatten, gab es wenig Input von uns. Bei der Version 2.0 waren wir viel stärker in die Entwicklung involviert und konnten je nach Bedarf unsere eigenen Knöpfe drücken. Wir hatten wöchentliche Sitzungen, die es mir ermöglichten, Erfahrungen zu sammeln und immer besser zu verstehen, wie alles funktioniert und was wir wollen.
Vorteile von Vena
Der größte Vorteil der Verwendung von Vena ist die Effizienz. Durch die Automatisierung von zuvor manuellen Aufgaben wird viel Zeit gespart. Die Zahlen werden von jeder Kostenstelle einzeln eingegeben und sind in Vena auch sofort auf konsolidierter Basis für das gesamte Unternehmen Sound and Vision sichtbar. Die Finanzabteilung erkennt viel schneller, wo Anpassungen notwendig sind, insbesondere mit der rollierenden Prognose, die immer acht Quartale im Voraus schaut.
Michelle: "Es ist viel einfacher und benutzerfreundlicher für die Budgetinhaber geworden. Außerdem weiß jeder, wo er steht, denn die Benachrichtigungen werden über den Workflow in Vena verschickt.
Außerdem befinden sich alle Zahlen in Vena an einem Ort, mit der Möglichkeit, die Historie abzurufen. Die Figuren sind mit Sicherheit geschützt, aber ohne dass sie zu einer starren Umgebung werden. Sound and Vision wollte bei der Flexibilität nur wenige Kompromisse eingehen, und das ist gelungen. Künftige Anpassungen können auch nach der Implementierung schnell vorgenommen werden.
Gute interne Werbung für die Annahme
Um internes Engagement zu schaffen, wurde während des Bauprozesses auch der Beitrag der Unternehmen eingeholt. Marc: "Es war keine Show für eine Abteilung. Wir haben die Versionen den Budgetverantwortlichen vorgelegt und ihr Feedback eingearbeitet, sofern es realisierbar war.
Auch nachdem Vena eingerichtet war, taten Marc und Michelle alles, um die neue Lösung intern zu fördern. Sie boten mehrere Demos für alle Endnutzer an, so dass sich jeder mit den Möglichkeiten von Vena vertraut machen konnte.
Michelle: "Mittlerweile ist Vena intern wirklich ein Begriff: Wenn jemand Vena erwähnt, weiß jeder, dass es um Prognosen geht.
"Wenn jemand intern von Vena spricht, weiß jeder, dass es um Prognosen geht".
Gegenseitige Zusammenarbeit
Die Struktur von Vena ist vorhanden und funktioniert. Der nächste Schritt für Sound and Vision besteht darin, weitere Berichte zu erstellen, um noch mehr nützliche Informationen aus den Daten zu gewinnen. Aufgrund des Engagements während des Aufbauprozesses kann Michelle dies weitgehend selbst tun.
Michelle: "Wenn ich es wirklich nicht selbst schaffe oder größere technische Änderungen vorgenommen werden müssen, können wir zum Glück immer auf die Unterstützung von Finext zählen. Aber im Grunde genommen ist Vena so benutzerfreundlich, dass ich sehr gut auf dem aufbauen kann, was bereits vorhanden ist, und die Prozesse in Zukunft selbst weiter optimieren kann.
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