Textbook Co-Build ProjektBei B&S

"Eines unserer Ziele war es, den Berichtszyklus um einen Tag zu verkürzen - von sechs auf fünf Tage", erklärt Olaf Amerongen, Senior Controller bei B&S International, die Entscheidung, OneStream zu implementieren. B&S hat eine ehrgeizige Technologie-Agenda. Olaf: "Wir streben danach, unsere Effizienz zu steigern; die Investition in die richtige Technologie ist ein wichtiger Teil unserer Strategie."

Konsolidierungssystem zur Anpassung an das schnelle Wachstum des Unternehmens

B&S ist in den letzten Jahren erheblich gewachsen. "Das vorherige Konsolidierungssystem hat unsere aktuellen Konsolidierungsprozesse nicht ausreichend unterstützt, was zum Teil auf unser Wachstum und die komplizierte Wartung dieses Systems zurückzuführen ist", so Olaf weiter. "In den letzten 10 Jahren haben wir die Anzahl der Einheiten und Währungen verdoppelt. Wir haben jetzt viele Verwaltungen zu konsolidieren", erklärt Hans Kuipers, Concern Controller bei B&S International.

B&S beschäftigt mehr als 2.000 Mitarbeiter und ist weltweit in mehr als 100 Ländern vertreten. Das Unternehmen konzentriert sich auf die Lösung komplexer Lieferketten und die Erleichterung der Verfügbarkeit von Markenverbraucherprodukten in sechs Schwerpunktbereichen: Getränke, Schönheit, Körperpflege, Ernährung, Gesundheit und Unterhaltungselektronik.

Eine integrierte Landschaft auf einer einzigen Plattform

Das weltweit tätige Unternehmen hatte die Wahl zwischen der Anpassung seines derzeitigen Systems und der Einführung eines neuen Systems. Nachdem B&S Demonstrationen verschiedener Softwareanbieter gesehen hatte, entschied es sich für OneStream. "Um einen effizienteren Prozess zu erreichen, wollten wir eine integrierte Landschaft", erklärt Olaf.

Das Finanzteam wollte auch die Konsolidierungsprozesse für die Endnutzer benutzerfreundlicher gestalten. "Im Laufe der Zeit war das vorherige System zu einer 'Black Box' geworden; die Benutzer verstanden nicht, was im System vor sich ging. Eines unserer Ziele war es, die Benutzer einzubinden und ihr Verständnis zu verbessern", so Hans.

Ein anderes Ziel war eher zukunftsorientiert. Hans:

"Wir sind auf dem Weg zu einer detaillierteren Berichterstattung über nicht-finanzielle Daten wie ESG (Environment, Social, Goverment). Wir wollen die Nachhaltigkeitsberichterstattung in das Finanzsystem integrieren".

Schrittweiser Ausbau der Plattform

Es wurden zwei wichtige Entscheidungen über den Projektansatz getroffen. Die erste Entscheidung bestand darin, das Modell "so wie es ist" umzusetzen und dabei die Möglichkeiten von OneStream zu nutzen. Hans: "Wir wollten zunächst das Fundament für das Framework legen. Dann konnten wir die Plattform Schritt für Schritt erweitern."

Das Team hat auch Pläne, weitere Finanzprozesse zu implementieren. "Wir haben damit begonnen, den Budgetierungsprozess zu implementieren und wollen bald auch Prognosen einbeziehen", sagte Olaf.

Co-Build-Projektansatz

Die zweite Projektentscheidung war die Verwendung eines Co-Build-Projektansatzes. "Bei unserem Co-Build-Ansatz arbeiten wir eng mit dem Finanzteam unseres Kunden zusammen, um OneStream zu implementieren. Indem wir das Modell und die Berichte gemeinsam erstellen, erhalten die Hauptnutzer praktische Kenntnisse über die Plattform", sagt Maaike Brouwer, OneStream-Beraterin bei Finext.

"Wir wollen das System selbst betreuen und warten können", sagte Olaf. "Auch weil uns der technische Aspekt unserer Aufgaben gefällt", fügte Hans lachend hinzu.

Pünktlich und budgetgerecht

Der Co-Build-Ansatz war erfolgreich: Das Projekt wurde fristgerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen.

Auf die Frage nach den wichtigsten Erfolgsfaktoren antwortet Olaf: "Wir haben uns auf die Automatisierung konzentriert. Wir wurden von allen anderen Aktivitäten entlastet und konnten uns auf die Implementierung konzentrieren." "Das Engagement von Olaf und Hans für das Projekt war außergewöhnlich", sagte Sander Rutten, OneStream-Berater bei Finext.

Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor war die pragmatische Kultur sowohl von B&S als auch von Finext. Olaf: "Der pragmatische Ansatz von Finext war einer der Gründe, warum wir uns für Finext als Implementierungspartner entschieden haben." Ein dritter wichtiger Erfolgsfaktor war die detaillierte Planung. "Wir wollten unseren Fortschritt überwachen, um bei Bedarf nachsteuern zu können", so Olaf.

Einbindung der Endnutzer

Der ursprüngliche Projektplan sah eine wichtige Rolle für die Endnutzer vor: Unternehmenscontroller sollten in die Tests der Plattform einbezogen werden. "Frühzeitig haben wir entschieden, dass dies aufgrund interner Entwicklungen zu viel verlangt gewesen wäre. Wir beschlossen, die Plattform selbst zu testen und sie den Endnutzern erst später im Rahmen der schrittweisen Einführung zur Verfügung zu stellen. Diese Entscheidungen haben dazu beigetragen, die Organisation zu entlasten", sagt Hans.

Diese Änderung hatte den zusätzlichen Vorteil, dass mehr Zeit für die Schulung der Endnutzer zur Verfügung stand. Außerdem wurden alle zwei Wochen Online-Sitzungen mit den Endbenutzern abgehalten, um Aktualisierungen und getroffene Entscheidungen zu besprechen. "Die Einbindung der Endnutzer war ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor", so Hans.

Konsolidierungsmotor

Eine der größten Herausforderungen des vorherigen Systems bestand darin, dass die Konsolidierungseinrichtung nicht vollständig auf die aktuelle Größe und Struktur des Unternehmens abgestimmt war, was zu vielen manuellen Anpassungen führte. Um dieses Problem zu lösen, untersuchte das Projektteam gemeinsam jeden Anwendungsfall. Auf diese Weise wurde sichergestellt, dass die Konsolidierungs-Engine von OneStream alle spezifischen Anwendungsfälle bedarfsgerecht bearbeiten konnte.

"Wir wollen immer ein System einrichten, das vom Kunden vollständig gewartet werden kann. Durch die enge Zusammenarbeit und die detaillierte Dokumentation sind wir zuversichtlich, dass der Konsolidierungsmotor - obwohl er komplex ist - bei B&S in guten Händen ist", so Sander.

Erhöhte Effizienz und Genauigkeit

Das Unternehmen ist von den Ergebnissen begeistert. Hans:

"Wir haben einen effizienten, fließenden Prozess, der weniger Zeit in Anspruch nimmt und genauer ist.

Die neue Plattform hat sich positiv auf die Aufgaben von Hans und Olaf ausgewirkt: "Vorher mussten wir uns darauf konzentrieren, das System stabil zu halten. Jetzt können wir das System ständig weiterentwickeln."