Das Familienunternehmen Mourik, eine internationale Projektorganisation mit 2.000 Mitarbeitern weltweit, suchte nach einer Lösung zur Standardisierung seiner Konsolidierungsprozesse. Gleichzeitig wollte das Unternehmen in der Lage sein, flexibel mit den Prozessen innerhalb der 80 Einheiten umzugehen, wie z.B. Abschlüsse pro Monat und pro 4 Wochen. Tagetiks Implementierung hilft, die Konsolidierung handhabbar zu machen.
Flexible Konsolidierung bei Mourik
"Unser Ziel ist es, die Finanzprozesse stärker zu standardisieren und damit besser handhabbar zu machen", sagt Gerald Rietveld, Finanzcontroller bei Mourik. Das Familienunternehmen ist eine breit aufgestellte Projektorganisation mit 2.000 Mitarbeitern weltweit. Zuvor nutzte das Bauunternehmen Excel, um seine 80 Einheiten zu konsolidieren. "Anpassungen erforderten viel Arbeit, so dass wir nur einmal im Jahr eine vollständige, aber minimale Konsolidierung durchführten", sagt Auke Droogh, Controller bei Mourik.
"Ist die Berichterstattung so wichtig, dass man dafür die Gehaltszahlung ändern kann?"
Pro Monat und pro 4 Wochen
Trotz der Standardisierung wünscht sich das Familienunternehmen Flexibilität bei den internen Prozessen innerhalb der Einheiten. Auf den ersten Blick ein widersprüchlicher Wunsch, aber einer, der gut zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt. "Die meisten unserer Unternehmen arbeiten mit einem 4-Wochen-Abschluss, während unsere ausländischen und einige niederländische Unternehmen mit einem monatlichen Abschluss arbeiten", erklärt Auke. "Es ist daher eine bewusste Entscheidung, nicht alles auf 4 Wochen zu bringen. Traditionell arbeiten wir, wie viele Bauunternehmen, mit 4-wöchigen Berichtszeiträumen. Das überschneidet sich mit den Gehaltszahlungen. Darüber hinaus berichten die internationalen Unternehmen und einige übernommene Unternehmen auf monatlicher Basis, was bei diesen Unternehmen mit der Gehaltszahlung übereinstimmt. Eine logische Wahl, denn die Gehälter sind der größte Kostenfaktor in unserer Branche. Dann muss man abwägen, ob die Berichterstattung so wichtig ist, dass man dafür die Gehaltszahlung ändern kann."
Diese Wahl bedeutet auch, dass eine Vollkonsolidierung mit konzerninternem Abgleich nicht das ganze Jahr über erfolgen kann. Auke: "Auf diese Weise haben wir einen hervorragenden Einblick in die Zahlen. Davor hatten wir keine konsolidierte Bilanz pro Periode, also haben wir bereits große Fortschritte gemacht."
Benutzerfreundlichkeit in der Cloud
Um die Konsolidierungsprozesse zu erleichtern, entschied sich Mourik für Tagetik. "Wir fanden die Benutzerfreundlichkeit besonders wichtig. Unsere Anwender sind an Excel gewöhnt, mit Tagetik bleibt es nah daran", sagt Auke. "Tagetik ist benutzerfreundlich, passt aber gut zu den Anforderungen", sagt Benno van Ingen. Benno überwachte den Auswahlprozess und die Implementierung der Konsolidierungslösung von Finext.
Bei der Auswahl schaut sich Mourik vor allem Cloud-Lösungen an. Auke: "Als Unternehmen ist es unsere Philosophie, so viele Systeme wie möglich auszulagern. Das hat mit Kontrolle zu tun: Die Rechenkapazität aller Systeme nimmt ständig zu, so dass man mit eigener Hardware jedes Jahr zusätzliche Server hinzufügen muss. Wir bewegen uns außerdem auf eine 24-Stunden-Gesellschaft zu, in der Organisationen rund um die Uhr arbeiten. Um das zu bewältigen, muss man eine Menge Leute beschäftigen. In der Cloud kann man diese Arbeit mit anderen teilen, was viel billiger ist.
Tagetik mit einem FIT-Template
Für die Implementierung wird die Fast Implementation Template (FIT) Vorlage verwendet. Diese Vorlage mit Best Practices wurde von Finext auf der Grundlage von Erfahrungen in anderen Organisationen entwickelt und beschleunigt die Implementierung von Tagetik. "Durch die Verwendung des FIT-Templates konnten wir relativ schnell vorankommen", sagt Gerald. "Wir hatten ziemlich schnell ein erstes Datenmodell mit allen Plänen und Berichten erstellt", sagt Benno.
Die Übertragung der historischen Daten erwies sich als schwieriger. "Die Daten stammten hier nicht aus einem anderen Konsolidierungssystem, sondern aus Excel. Dadurch fehlte eine Menge", so Benno weiter. "Vorher waren die Daten nicht eindeutig und die Unternehmen verwendeten unterschiedliche Konten", stimmt Auke zu. "Wir mussten auch über all diese Dinge nachdenken. Das hat es einheitlicher gemacht."
"Wir beschäftigen uns regelmäßig mit der Bilanz, so dass wir am Ende des Jahres weniger Energie dafür aufwenden müssen.
Liquiditätsprognose
Zusätzlich zur FIT-Vorlage wurde eine Liquiditätsprognose erstellt. "Wir begannen mit einer Prognose alle vier Wochen, dann gingen wir auf einmal pro Woche über", sagt Auke, "ich denke, das ist einer der Vorteile des Systems: Es ist sehr flexibel." Die Liquiditätsprognose berücksichtigt übrigens auch den Aufwand, der für das Unternehmen entsteht. "Die Liquiditätsvorschau betrifft nicht den gesamten Konsolidierungskreis, sondern wird nur von den 15 wichtigsten Unternehmen geliefert. Dort ist sie relevant", sagt Niels Sterkenburg von Finext.
Kein big bang
Die Berücksichtigung der Nutzer ist typisch für das Projekt. Benno: "Die Idee war nicht, einen großen Knall zu machen, sondern sich langsam an die vollständige Bereitstellung heranzutasten." "Da wir von Excel kamen, waren wir es noch nicht gewohnt, in einer einzigen Struktur zu arbeiten. Man kann also nicht erwarten, dass man das alles auf einmal kann", erklärt Auke. "Wir haben die Benutzer einzeln an die Hand genommen: 'Das ist das Dashboard, hier können Sie es ausfüllen'. Dann sieht man, dass die meisten Leute es selbst machen können, es ist wirklich sehr einfach."
Die Implementierung von CDM, Tagetiks Disclosure Management Lösung, wird dies noch weiter unterstützen. "Von der Quelle in Tagetik kann man direkt auf Word zugreifen", erklärt Niels. "Es gibt eine Version, in der mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können, was zu einer noch stärkeren Standardisierung des Berichtsprozesses führt."
Schnellerer und besserer Einblick mit Tagetik
Mourik ist von den Ergebnissen der neuen Konsolidierungslösung überzeugt. Auke: "Durch den Einsatz von Tagetik haben wir eine Standardisierung erreicht, mit besseren Einblicken und schnelleren Abschlüssen. Früher hat das 4-5 Monate gedauert, jetzt geht es schneller." "In regelmäßigen Abständen beschäftigen wir uns intensiver mit der Bilanz, so dass dies am Ende des Jahres weniger Energie erfordert", sagt Gerald. "Der nächste Schritt ist, die Analyse in Angriff zu nehmen."
Auke und Gerald sind ebenfalls positiv gegenüber Finext eingestellt. Auke: "Ich kannte Finext noch von meinem früheren Arbeitgeber. Mir gefällt die Art und Weise, wie sie arbeiten; kein Heer von Beratern und Direktoren, sondern ein pragmatischer Ansatz, um gemeinsam zu arbeiten."
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