Infinitas Learning ist einer der führenden Anbieter von Lernmaterialien in Europa und bekannt für Marken wie Noordhoff. Als das internationale Unternehmen auf eine neue Konsolidierungslösung umsteigen wollte, entschied es sich für einen Full-Service-Ansatz. Mit Smart Financial Management werden Lizenzierung, Hosting, Implementierung und Verwaltung von einem einzigen Ansprechpartner übernommen.
Wechsel zu einer neuen Konsolidierungslösung
Der Wechsel zur Konsolidierungssoftware von Smart Financial Management hatte einen praktischen Grund, erklärt Nillus Voermans, Group Controller bei Infinitas Learning. "Für das Konsolidierungspaket, das wir zuvor verwendet hatten, lief der Support des Softwareanbieters aus. Also mussten wir auf etwas anderes umsteigen."
Infinitas Learning ist in Europa führend als Herausgeber von innovativen Lernmaterialien, sowohl in Buchform als auch online. Noordhoff, der größte Bildungsverlag in den Niederlanden, ist eine der bekannten Marken des Unternehmens. Weitere bekannte Marken sind Liber in Schweden und Plantyn in Belgien.
Konsolidierungssoftware von Smart Financial Management
Infinitas Learning verfolgt einen Full-Service-Ansatz mit einer Smart Financial Management-Lösung. "Mit Smart Financial Management bieten wir alles, was man für den Betrieb einer Performance-Management-Lösung braucht", erklärt Gert-Jan van den Berg, der als Berater bei Finext eng in das Projekt eingebunden ist. "Denken Sie an die Implementierung, aber auch an die Lizenzierung, das Hosting und das Management."
Finext- und Swap Support
Die Lösung wurde kürzlich von Finext und seiner Schwesterorganisation Swap Support entwickelt, um Performance-Management-Lösungen für eine breite Gruppe von Unternehmen zugänglich zu machen. Die Kombination von Lizenzierung, Implementierung, Hosting und Management für eine feste monatliche Gebühr pro Nutzer macht diesen Ansatz einzigartig.
Konsolidierungssoftware mit dem Charakter einer SAAS-Lösung
Da die Lizenzen für SAP BPC auch in der Smart Financial Management-Lösung enthalten sind, erhält das Produkt den Charakter einer SaaS-Lösung. Eine wichtige Überlegung für Infinitas Learning: "Wir wollten unbedingt ein SaaS-Produkt, das zu unserer Vision passt, SaaS so weit wie möglich zu nutzen", sagt Nillus.
"Das allgemeine Wissen unserer internen IT-Abteilungen hätte wahrscheinlich nicht zu dem von uns gewünschten Serviceniveau geführt."
Obwohl diese Form der Konsolidierungssoftware die Vorteile einer SaaS-Lösung hat, ist sie es offiziell nicht. "Es handelt sich um ein reguläres Produkt, das auf den Servern von Swap Support läuft. Das erfordert manchmal zusätzliche Schritte für den Zugang", erklärt Nillus. "Die Alternative ist ein interner Server. Swap Support verfügt jedoch über das fundierte Wissen über das Produkt und ist daher in der Lage, Probleme schnell und gezielt zu lösen. Das generische Wissen unserer internen IT-Abteilungen hätte wahrscheinlich nicht zu dem von uns gewünschten Serviceniveau geführt." Eine echte SaaS-Lösung ist auch oft weniger flexibel. Gert-Jan: "Bei einer Cloud-Lösung muss man sich oft mehr an Standards halten und kann weniger Anpassungen vornehmen als bei einer On-Premise-Variante mit Hosting bei Swap Support."
Sorgfältige Auswahl der Konsolidierungssoftware
Der Prozess beginnt mit einer sorgfältigen, von Finext geleiteten Toolauswahl. Dies zeigt, dass diese Form von SAP BPC die beste Lösung für Infinitas Learning ist. Nillus: "Meiner persönlichen Meinung nach ist ein Auswahlprozess eine gute Investition, vor allem wenn man bedenkt, was ein Auswahlprozess im Verhältnis zu dem, was möglicherweise schief gehen könnte, kostet. Wir geben in den nächsten 10 Jahren eine Menge Geld und Zeit für das Tool aus, das wir auswählen. Mögliche Verbesserungen rund um den Konsolidierungsprozess werden ebenfalls zu Beginn des Prozesses ermittelt. "Unser Hauptziel war es, so weiterzumachen wie bisher; der Umfang der Nutzung des Tools hat sich nicht geändert. Gleichzeitig wollten wir die Umstellung als Gelegenheit nutzen, Dinge in Ordnung zu bringen", sagt Nillus. So wird beispielsweise die Verwaltung des Equity Pick-Up (EPU) nun vollständig vereinfacht. Auch die Cashflow-Berechnung wird erweitert. "Indem wir dies immer feiner regeln, erhöhen wir die Qualität der Zahlen", so Nillus.
Eine Vorlage für einen fliegenden Start
Die Implementierung nutzt die Vorlage der Smart Financial Management-Lösung als Grundlage für einen reibungslosen Start. "Dieses Template basiert auf Best Practices und beschleunigt die Implementierung. Es ermöglicht uns eine effiziente Einrichtung der Konsolidierung, der Eigenkapitalübernahme und der automatischen Buchungen zwischen der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz", erklärt Gert-Jan. Bei Infinitas Learning wurde diese Vorlage durch eine Reihe von Ergänzungen erweitert, um zusätzliche Anforderungen einzurichten.
"Dieses Tool ist für den Endnutzer viel leichter zugänglich, so dass jeder besser verstehen kann, wie die Zahlen durch das Tool fließen."
Nillus ist von der Wahl dieser Konsolidierungssoftware und -methode überzeugt. Nillus ist auch von den Ergebnissen der neuen Lösung begeistert. "Sie ist flexibel und dynamisch und ermöglicht es uns, an allen Stellschrauben zu drehen. Die Tatsache, dass wir das selbst tun können, ist ein großer Schritt nach vorn. Vorher war das System eine Blackbox, was nicht wünschenswert ist. Dieses Tool ist für den Endbenutzer viel leichter zugänglich, so dass jeder besser versteht, wie die Zahlen durch das Tool laufen."
Pragmatisch und lösungsorientiert
Die Organisation arbeitet bereits seit Jahren mit Finext und Swap Support zusammen. "Finext und Swap Support arbeiten pragmatisch und lösungsorientiert. Es gibt kein starres Festhalten an einem Plan, sondern eine Suche nach einer Lösung, um das Endziel zu erreichen. Dies geschieht in einer professionellen, aber ungezwungenen Art und Weise. Ein gewisses Maß an Professionalität ist manchmal wichtig, aber wenn es nicht notwendig ist, kommen wir gut miteinander aus. Das ist der Nährboden für eine gute Zusammenarbeit.
Alternative zur Konsolidierung mit regulärem SAP
Nillus hält den Smart Financial Management-Ansatz rund um SAP BPC für eine hervorragende Alternative zur regulären SAP BPC-Software. "Ich würde es jedem empfehlen. Wir hätten es niemals selbst machen können, aber wir brauchten dringend das Wissen und die Erfahrung von Finext und Swap Support. Wir haben mehr Einblick in die Maschine, können besser berichten und leichter Änderungen vornehmen. Wir sind jetzt näher am Ball, was bedeutet, dass mehr dabei herauskommt."
