Das Immobilienunternehmen W.P. Carey hat über 250 Unternehmen in 30 Ländern, für die es Steuerberichte erstellen muss, was viel Aufmerksamkeit erfordert. Das multinationale Unternehmen möchte seine Steuerprozesse weniger arbeitsintensiv und zeitaufwendig gestalten. Die Tax App von Anaplan ersetzt 250 Excel-Tabellen und macht die Prozesse stabiler und schneller.
"Nach den Steuerberichten für das vierte Quartal 2015 kamen wir zu dem Schluss, dass wir den Steuerprozess nicht auf dieselbe Weise wiederholen wollten. Es war arbeitsintensiver als vertretbar und daher zeitaufwändiger als nötig", sagt Najib Damghi von W.P. Carey.
"Das Hauptproblem war der Prozess; durch die Automatisierung und Optimierung des Prozesses und der Steuerberichte steigt auch die Qualität", erklärt Patrick van Gerven von Taxvibes. Patrick ist seit Jahren in den Steuerprozess von W.P. Carey eingebunden. "Bei über 250 Excel-Tabellen spielt die klassische Geschichte eine große Rolle; sobald jemand etwas ändert, muss alles neu gemacht werden. Auch das Hin- und Herschicken von Versionen stört den Prozess, ebenso wie die Tatsache, dass jeder die Blätter anders ausfüllt", sagt Finext. Finext und Taxvibes arbeiten regelmäßig zusammen, um die Steuerprozesse zu verbessern.
Anaplan Tax App
W.P. Carey entscheidet sich für die Corporate Tax Reporting App, die von Finext zusammen mit Taxvibes in Anaplan entwickelt wurde. Eine bemerkenswerte Wahl, da das Unternehmen bereits eine andere Performance-Management-Lösung für seine Finanzprozesse hat. "Wir wollten sie kurzfristig implementieren; mit der Anaplan Tax App ist das möglich, weil viele Dinge bereits auf der Basis von Best Practices eingebaut sind", sagt Najib.
"Anaplan aggregiert die Daten so, dass man sie richtig betrachten kann; es entfernt zuerst das Rauschen aus der Leitung."
"Außerdem wollen wir eine flexible Lösung, damit wir auch Dinge einrichten können, die spezifisch für unser Geschäft sind", fährt Najib fort. "In Anaplan kann man zum Beispiel ganz einfach eine zusätzliche Berichtsoption einbauen, etwa US-GAAP. Anaplan bietet diese Flexibilität; es ist kein vorgefertigtes Tool, sondern eine Plattform." "Alles ist möglich, aber man muss aufpassen, dass man es nicht zu komplex macht", schließt der Berater von Finext.
Schnelle Implementierung der Tax App
In der Praxis erwies sich die Umsetzung der Tax App tatsächlich als kurze Vorlaufzeit. Najib: "Wir haben sie tatsächlich schnell und innerhalb des von uns gewünschten Zeitrahmens umgesetzt. Innerhalb von zwei Monaten war die Implementierung abgeschlossen, woraufhin wir innerhalb von drei Monaten die erforderliche interne Genehmigung der Innenrevision erhielten." "Trotz der kurzen Implementierungszeit konnten wir viele der spezifischen Anforderungen von W.P. Carey berücksichtigen", sagt Patrick.
Inzwischen wird die App auch um zusätzliche Steuerberichte erweitert. "Nachdem wir zunächst die bestehenden Steuerprozesse automatisiert haben, erweitern wir nun unter anderem das Country-by-Country-Reporting", sagt Finext.
Benutzerfreundliche Steuerlösung
Najib äußert sich positiv über die neue Steuerlösung von Anaplan: "Sie ist sehr benutzerfreundlich. Wo ich persönlich erwarten würde, dass man technisches Wissen braucht, ist das überhaupt nicht der Fall. Es ist fast so einfach wie das Anpassen von Formeln in Excel."
Die Benutzerfreundlichkeit liefert die erwarteten Ergebnisse. "Anaplan fasst die Daten so zusammen, dass man sie richtig betrachten kann; es nimmt zuerst das Rauschen aus der Leitung", sagt Najib. "Außerdem verbringen wir nicht mehr so viel Zeit mit der Versionsverwaltung und der Jagd nach Excel-Dateien; es ist einfacher zu koordinieren."
Bewusste Entscheidungen
Bei der Entwicklung eines solch flexiblen Systems ist es wichtig, bewusste Entscheidungen zu treffen, zum Beispiel bei der Datenaktualisierung. "Wir haben uns für eine halbautomatische Aktualisierung entschieden", erklärt Najib. "Der Upload erfolgt automatisch, und ich kann dann entscheiden, ob ich die Daten und Berechnungen aktualisieren möchte." "Wir können nicht für alle 250 Unternehmen gleichzeitig Steuerberichte erstellen, und wenn man zwischendurch die Daten aktualisiert, muss man für einige Unternehmen von vorne anfangen. Wir machen jetzt zuerst einen Treffer für alle Unternehmen, dann aktualisieren wir und dann aktualisieren wir", erklärt Patrick.
Najib mag die Zusammenarbeit zwischen Finext und Taxvibes. "Die Kombination ist sehr stark; auf der einen Seite eine Partei, die das technische Wissen durch und durch beherrscht, auf der anderen Seite jemand, der uns über den gesamten Prozess rund um die Steuerbuchhaltung berät. Diese Kombination stellt sicher, dass man es so einrichten kann, dass es den unternehmensspezifischen Bedürfnissen entspricht, während man gleichzeitig die Anforderungen an die Steuerbuchhaltung in der Zukunft im Auge behält."
"Anstatt den Wald vor lauter Bäumen zu sehen, können wir jetzt mehr auf den Inhalt schauen.
Eingebaute Kontrollen
Mit der neuen Lösung, die auch eine automatische Steuerberichterstattung umfasst, ist der Steuerprozess schneller und sicherer geworden. Dies beginnt mit der automatischen Dateneingabe. "In der alten Situation musste ich mich auf die Formeln eines anderen verlassen, die ich dann manuell in 250 Excel-Tabellen kopieren musste", sagt Najib. "Das System ist getestet, es wird jedes Mal exakt wiederholt und es gibt automatische Kontrollen, so dass man sich darauf verlassen kann."
Die Datenqualitätssicherung ist bereits in die App integriert. Finext: "Alle eingehenden Daten werden mit den verfügbaren Stammdaten abgeglichen. Mit eingebauten Prüfungen werden Anomalien sofort auf einem Dashboard dargestellt und sogar Vorschläge zur Behebung der Anomalie gemacht."
Zwischen sechs und zwei Wochen
Der optimierte Steuerprozess ist schneller und weniger arbeitsintensiv. "Beim Quartalsabschluss sparen wir sechs Vollzeitstellen ein", sagt Najib. "Auch in Bezug auf die Durchlaufzeit wird viel gespart: Wir konnten den Quartalsabschluss von sechs auf zwei Wochen verkürzen.
Außerdem geschieht in dieser verkürzten Zeit mehr. "Wir arbeiten jetzt mit Live-Daten, was einen großen Mehrwert bedeutet. Mit dem alten Verfahren konnten wir das nicht. Anstatt den Wald vor lauter Bäumen nicht zu sehen, sind wir jetzt in der Lage, uns mehr mit den Inhalten zu befassen", so Najib abschließend.
