Booking.com wächst schnell. Das in Amsterdam ansässige Reiseunternehmen beschäftigt inzwischen weltweit mehr als 15.000 Mitarbeiter. Um den Planungsprozess aufrechtzuerhalten, möchte das Unternehmen seine Prognosen nicht länger in Excel erstellen. Anaplan implementierte eine fortschrittliche Planung bei Booking.com, so dass das Unternehmen nun die Betriebskosten auf verschiedene Arten prognostizieren kann, von der manuellen Eingabe bis zur automatisierten statistischen Prognose.
"Wir wachsen so schnell, dass wir unsere Prognosen verbessern wollten. In den letzten drei Jahren haben sich die Anzahl der Booking.com-Mitarbeiter und die Anzahl der auf unserer Website verfügbaren Unterkünfte fast verdoppelt. Wir mussten die richtige Lösung finden, um mit diesem Wachstum Schritt zu halten", sagt Chiara Guglielmetti von Booking.com. Aus diesem Grund hat Anaplan die erweiterte Planung bei Booking.com implementiert.
Booking.com wurde 1996 in Amsterdam gegründet und hat sich von einem kleinen niederländischen Start-up zu einem der größten E-Commerce-Reiseunternehmen der Welt entwickelt. Mittlerweile beschäftigt Booking.com mehr als 15.000 Mitarbeiter in 204 Niederlassungen in 70 Ländern weltweit.
Keine Einschränkungen
Nachdem das Unternehmen mehrere Optionen in Betracht gezogen hatte, entschied es sich, Anaplan für seine Planungsprozesse einzusetzen. "Wir haben uns für Anaplan wegen seiner Flexibilität und fortschrittlichen Planung entschieden", sagt Chiara. "In einem Unternehmen wie Booking.com, wo Änderungen an der Tagesordnung sind, brauchen wir ein Tool, das sich leicht anpassen lässt." "Wir waren auf der Suche nach einer skalierbaren Lösung", ergänzt Andrew DeGennaro von Booking.com.
Daher passt die Flexibilität des neuen Tools zur Unternehmenskultur. Chiara: "Wir haben eine informelle und offene Kultur, in der wir die Kreativität fördern. Wir mögen keine Beschränkungen. Wenn wir einen besseren Weg sehen, etwas zu tun, wollen wir in der Lage sein, ihn anzupassen.
Statistische Prognosen
Das Hauptziel des neuen Planungsprozesses besteht darin, die gesamten Betriebskosten in Anaplan zu prognostizieren. "Nie wieder Excel", sagt Chiara entschieden. Zuvor hatte das Unternehmen mehr als 50 Excel-Modelle für die Prognose seiner Betriebskosten verwendet.
"Von manuellen Eingaben zu statistischen Methoden zur Erstellung automatisierter Prognosen".
Die schiere Menge an Daten bei Booking.com beeinflusst den Planungsprozess. Chiara: "Die Datenmenge wird immer größer." "Das gesamte Roll-up ist sehr groß; wir prognostizieren mehr als 1.000 Kombinationen", sagt Stef Jansen gegenüber Wal. Als Berater bei Finext ist er eng in die Implementierung von Anaplan bei Booking.com eingebunden.
Für die Berechnung der Vorhersage werden verschiedene Methoden verwendet. "Sehr einfache, wie die manuelle Eingabe durch Controller auf der Grundlage ihres Wissens, aber auch statistische Methoden zur Erstellung automatisierter Prognosen. Jede gewünschte Methode kann auf jeder Detailstufe angewendet werden", erklärt Stef.
Planung booking.com
Abwägung zwischen Zeit und Genauigkeit
All diese Möglichkeiten führen jedoch auch zu einem Dilemma. "Je tiefer die Detailtiefe, desto höher die Genauigkeit", sagt Chiara. "Als Unternehmen sind wir noch dabei, das richtige Gleichgewicht zwischen Granularität, Geschwindigkeit und Effizienz zu finden. Es ist ein ständiger Kompromiss zwischen Zeit und Genauigkeit."
Das ist einer der Gründe, warum das Team viel Zeit darauf verwendet hat, die Grundlage für das Planungsmodell zu entwerfen. "Diese Zeit zahlt sich später sehr aus", sagt Chiara. "Investieren Sie am Anfang Zeit, um das Gesamtbild zu betrachten. In einer agilen Umgebung ist man versucht, in Sprints zu arbeiten und mit den kleinen Dingen zu beginnen. Aber die Scoping- und Planungsphase sollte den Grundstein dafür legen. Zu diesem Zeitpunkt hat man das Gefühl, dass man nichts Konkretes tut, aber später gewinnt man an Tempo."
Heller und schneller mit vorausschauender Planung
Chiara und Andrew sind von der fortschrittlichen Planung von Anaplan begeistert. "Die Echtzeitberechnungen helfen uns; sobald man einen Teil des Modells aktualisiert, wird alles aktualisiert", sagt Chiara. "Auch die Datenintegrität ist viel besser; ich vertraue Anaplan mehr als Excel." "Es ist sehr modular. Wenn es ein Problem gibt, kann man leicht den Teil des Modells finden, in dem die Berechnungen stattfinden, und den Link zu den Ergebnissen. So lassen sich Probleme leicht lösen, egal ob es sich um eine schnelle Anpassung einer Formel oder um ein Problem mit den Annahmen handelt", sagt Andrew.
Zuvor mussten alle 50 Excel-Modelle manuell in das Konsolidierungstool geladen werden.
"Jetzt haben wir fast keine manuelle Arbeit mehr, was Zeit spart und das Risiko manueller Fehler verringert.
fährt Chiara fort. "Alle Berechnungen werden in Anaplan durchgeführt, und danach müssen wir nur noch einen Export in das Konsolidierungstool vornehmen."
Beide erwarten, dass sie in Zukunft weitere Vorteile sehen werden. "Wir sind erst seit einem Zyklus im Einsatz. In sechs Monaten werden wir die Vorteile wirklich sehen; die Prognosen werden klarer und schneller werden. Wir werden weniger Zeit mit der Verarbeitung von Daten verbringen und mehr Zeit haben, Dinge zu analysieren und Entscheidungen im Unternehmen zu treffen.
CFO Ihrer eigenen Abteilung
Auch die Endnutzer sind positiv gestimmt. Andrew: "Wir sehen, dass diejenigen, die das System vollständig akzeptiert haben, begeistert sind, wie sie die Daten modellieren und die Berichte visuell darstellen können. Diagramme vermitteln ein besseres Verständnis für das Gesamtbild. Zuvor waren die Daten eher auf einer Need-to-know-Basis, jetzt können die Abteilungen tatsächlich Entscheidungen treffen."
"Wir wollen, dass jeder zum CFO seiner eigenen Abteilung oder Region wird".
"Das hilft uns, die Prozesse zu straffen", sagt Chiara. "Jede Region verwendet ihren eigenen Ansatz. Mit der neuen Anwendung leisten wir Pionierarbeit für einen gemeinsamen Ansatz, indem wir ein gemeinsames Modell mit gemeinsamen Treibern und gemeinsamen Annahmen herausgeben. Dies ermöglicht eine bessere Abstimmung innerhalb der Regionen."
Dieser Ansatz passt zu der Phase, in der sich das Unternehmen derzeit befindet. "Wenn man wächst, braucht man für die Prognosen Leute, die nah am Geschäft sind", sagt Chiara. "Anaplan hilft uns, dies zu erreichen. "Wir wollen, dass jeder der CFO seiner eigenen Abteilung oder Region ist", sagt Andrew abschließend.
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