Benutzerfreundliche Effizienzen bei Meneba

Mehr Struktur im Budgetierungs- und Konsolidierungsprozess

Finext lieferte die Lösung für Meneba durch die Entwicklung einer benutzerfreundlichen Effizienzlösung. Meneba hat eine lange Geschichte; der Getreidespezialist besteht seit 1915 und liefert verschiedene Arten von Mehlprodukten an eine Vielzahl von Kunden. Das Unternehmen ist kapitalintensiv und erwirtschaftet mit rund 180 Mitarbeitern einen Umsatz von etwa 200 Millionen Euro.
Wie viele mittelständische Unternehmen arbeitet auch Meneba viel mit Excel, wenn es um das Reporting und die Budgetierung geht. "Wir haben ein gutes ERP-Paket, aber für das Berichtswesen war es nicht optimal. Daher haben wir notgedrungen angefangen, Excel viel zu benutzen, und sind inzwischen Experten darin geworden", sagt Eric Taal, CFO bei Meneba.

Von der Datenauswertung zum Informationsmanagement

Bei den vielen Excel-Versionen wünschte sich die Organisation jedoch eine benutzerfreundliche Professionalisierung und Effizienz. "Die Excel-Tabellen waren oft personenspezifisch. Das ist weniger einfach in Bezug auf die Übertragung und eine Herausforderung in Bezug auf die Wartung, insbesondere im Budgetierungsprozess", fährt Eric fort.

"Wir wollten die Menschen wirklich mit Analysen unterstützen, anstatt viel Zeit mit der Datenverarbeitung zu verbringen."

"Einige Modelle enthielten so komplexe Querverweise, dass wir uns nicht mehr trauten, Anpassungen vorzunehmen. Es ist auch nicht mehr so einfach, alternative Querschnitte zu erstellen. Außerdem war die Zahl der Umsatzberichte so groß geworden, dass es aus Performance-Gesichtspunkten notwendig war, mit mehreren Powerpivot-Modellen für denselben Datensatz zu arbeiten." Auch die Prozesse rund um die Budgetierung waren zeitaufwändig. "Wir schickten verschiedene Modelle an die Benutzer, die wir auch wieder zurückbekommen und dann bearbeiten mussten, um zwischenzeitliche Aktualisierungen des Budgets vorzunehmen", sagt Gerard Koops, Controller bei Meneba.Grund genug, nach einer Lösung zu suchen, die mehr Struktur bietet. "Wir wollten weg von der Datenverarbeitung und hin zum Informationsmanagement; wir wollten die Leute wirklich mit Analysen unterstützen, anstatt viel Zeit mit der Datenverarbeitung zu verbringen", erklärt Eric.

Umfassender Einsatz von Excel

Für diese benutzerfreundliche Effizienzlösung wählte Meneba Vena Solutions. "Vena gefiel uns, weil es sich eng an die bestehende Situation anlehnte. Wir mussten nicht viel umbauen, was bedeutete, dass die Implementierungszeit begrenzt werden konnte", sagt Gerard. Die bestehenden Excel-Modelle wurden kritisch überprüft und dann in ähnlicher Weise auf Vena übertragen. "Eigentlich war Vena so gedacht: Man übernimmt Excel und feilt dort die Ecken und Kanten ab", sagt Benno van Ingen. Benno ist eng in die Implementierung von Finext eingebunden. Mit dieser Tabellenkalkulationsplattform muss man nicht alle Flexibilität aufgeben. "In einer Unternehmenslösung sind die Prozesse nicht festgeschrieben", so Benno weiter. "Als Anwender hat man selbst die Kontrolle über seine Informationsflüsse." Die Lösung ist daher für die Anwender im Unternehmen sehr gut erkennbar.

Schnelle Lernkurve

Ein weiteres Ziel bei der Auswahl des Tools war die einfache Nutzung und Verwaltung. "Andere Lösungen, die wir uns angeschaut haben, erfordern eine Menge Programmierarbeit am Backend. Mit Vena muss man nicht programmieren können." "In Vena kann man vieles selbst machen", stimmt Benno zu. "Die meisten Finanzdaten werden praktisch in Excel erstellt, so dass man bereits 50% der für Vena erforderlichen Kenntnisse besitzt. Man muss sich dann nur noch ein wenig zusätzliches Wissen aneignen, um selbst ein Modell erstellen zu können."

Selbst anfangen

Meneba entscheidet sich daher für ein Coaching-Modell zur Umsetzung. Bei diesem "Co-Build"-Ansatz ziehen die Organisation und der Berater an einem Strang, so dass die Nutzer bereits während des Projekts Erfahrungen sammeln. Eric und Gerard stellen dafür viel Zeit zur Verfügung, ein bis zwei Tage pro Woche. Dies ist übrigens eine Voraussetzung für den Erfolg dieses Ansatzes. "Das Coaching-Modell hat zwei Seiten", erklärt Benno. "Einerseits eignet sich Vena sehr gut dafür, es ist eine einfache Anwendung ohne zu viele Knöpfe, mit der man trotzdem viel machen kann. Andererseits hatten Eric und Gerard auch die Zeit und die Fähigkeiten, dies tatsächlich zu tun."

"Die Prozesse sind schneller und weniger fehleranfällig.

Eric hält es für eine logische Entscheidung, als CFO so viel Zeit freizugeben. "Man profitiert selbst davon. Es gibt kein großes Projektteam, in dem jeder ein Rädchen ist, sondern nur einen kleinen Anstoß und dann kann man sich an die Arbeit machen. Darüber hinaus erhöht der persönliche Beitrag des CFO die Geschwindigkeit der Implementierung; als CFO ist man auch ein wichtiger Endnutzer und kann so schnell Entscheidungen über die Datenbankstruktur treffen. Außerdem stärkt die Beteiligung des CFO die Unterstützung für die Nutzung des Pakets in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens."

Schneller und weniger fehleranfällig

Der Ansatz funktioniert. Nach dem Entwurf und der Schulung kommt Benno einen weiteren Tag pro Woche vorbei, um zuzuschauen und zu beraten. Eric: "Wir bekommen hauptsächlich Ratschläge, wie wir selbst etwas anpacken können. Für uns ist das der Grund, warum wir mit Finext sehr zufrieden sind."
Eric und Gerard sind von den Ergebnissen der Umstellung begeistert. Die Prozesse sind schneller und weniger fehleranfällig. Darüber hinaus wurden benutzerfreundliche Effizienzgewinne erzielt. "Nehmen wir zum Beispiel den Prozess der Verkaufsbudgetierung. Früher schickte ein Kundenbetreuer seine Eingaben an die Finanzabteilung, die daraus einen Budgetbericht erstellte und ihn an ihn zurückschickte, damit er die Auswirkungen seiner Budgetschätzungen sehen konnte. Da die Aktualisierung des Verkaufsbudgets sehr arbeitsintensiv war, konnte es mehrere Tage dauern, bis die Aktualisierungen verarbeitet waren. Jetzt werden alle Aktualisierungen vom Kundenbetreuer direkt in der Datenbank gespeichert. So kann der Kundenbetreuer den Bericht selbst aufrufen und eventuelle Anpassungen vornehmen. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass alle Beteiligten dieselben Live-Daten einsehen können. Früher hatten wir - aufgrund der großen Anzahl von Berichten - vier Power-Pivot-Modelle im Einsatz, die einzeln manuell aktualisiert werden mussten.

Maximale Unterstützung

Meneba befindet sich mitten im Prozess der Übernahme durch ein belgisches Unternehmen. "Unsere Strategie als Unternehmen ist es, in einen sicheren Hafen zu segeln, und mit dieser Übernahme sind wir erfolgreich", sagt Eric. "Das belgische Unternehmen ist auf demselben Markt mit denselben Problembereichen tätig, und auch dort ist Excel König. Die größte Herausforderung nach einer Übernahme ist die Kundenbindung; wie stellt man sicher, dass man seine Kunden behält. Informationen sind dann sehr wichtig."
Auch hier will Eric mit der neuen Lösung ansetzen. "Vena ist ein starkes Werkzeug, um in kürzester Zeit ein Vertriebsreporting auf Benelux-Ebene einzurichten, so dass wir den Vertriebsmitarbeitern maximale Unterstützung bieten können."

Komfort und benutzerfreundliche Effizienz

Auf die Frage nach Ratschlägen für andere mittelgroße Organisationen, die ihre Budgetierungs- und Berichterstattungsprozesse rationalisieren wollen, ist Eric eindeutig. Benutzerfreundliche Effizienz wird empfohlen. "Neben der Benutzerfreundlichkeit ist die Preisgestaltung definitiv eine Überlegung wert. Sie sollten wissen, worauf Sie als Organisation spezialisiert sind und was dafür erforderlich ist. Wählen Sie dann eine Lösung, mit der Sie sich wohlfühlen, denn schließlich müssen Sie damit arbeiten, und es liegt in Ihrer Verantwortung.