Detaillierte Planung bei der Jiffy-Gruppe

"Aus praktischer Sicht ist eine Cloud-Lösung attraktiv", sagt Dirk-Jan Bax von der Jiffy Group über die Wahl von Oracle NSPB (Netsuite Planning and Budgeting Cloud). "Die Anfangsinvestition ist geringer, die Skalierbarkeit ist besser und Software-Upgrades erfolgen automatisch, sodass Sie immer Zugriff auf die aktuellsten Funktionen haben." Die Jiffy Group mit Hauptsitz in Kristiansand, Norwegen, ist ein globaler Anbieter von umweltfreundlichen Vermehrungssystemen, Hydrokultursystemen, Behältern und Substraten. Dabei verwendet die Organisation nachwachsende Rohstoffe und biobasierte Materialien wie Torf, Kokosnuss, Zellstoff und andere Biomasse.

Die Jiffy Group nutzt Hyperion Essbase bereits seit vielen Jahren. Die Entscheidung, das System um eine zusätzliche Planungslösung zu erweitern, wurde vor allem durch den Bedarf an mehr Funktionalität und mehr Benutzerfreundlichkeit, sowohl für die Endbenutzer als auch für die Anwendungsadministratoren, getrieben. Dirk-Jan: "Gemeinsam mit Finext haben wir uns einen logischen Schritt überlegt. Eine Entscheidung, die man in diesem Zusammenhang trifft, wird für mehrere Jahre getroffen und ist natürlich mit Investitionen verbunden. Hyperion Essbase ist immer noch die Basis, aber darüber hinaus konnten wir zusammen mit Finext verschiedene Funktionsanforderungen konkret erfüllen."

Finanz- und Handelsberichterstattung mit Oracle NSPB

Eine dieser Entscheidungen bestand darin, die verschiedenen Anwendungen stärker zu integrieren, um eine Kombination aus Finanz- und Handelsberichten zu ermöglichen. "Die Benutzer können jetzt - je nach ihrem Berechtigungsprofil - verschiedene Berichte nutzen, unabhängig davon, ob sie eher finanz- oder vertriebsorientiert sind". erklärt Dirk-Jan. "Dies wurde von der Nutzerorganisation sehr positiv aufgenommen. Außerdem ist die Art und Weise, wie die Informationen zur Verfügung gestellt werden, wesentlich benutzerfreundlicher geworden."

"Wir können jetzt auf Artikelebene sehen, welches Produkt aus welchem Lager zu welchem Preis und mit welcher Marge verkauft wurde."

Die kaufmännischen Berichte liefern Details wie Produktions- und Verkaufsmengen sowie die Information, welche Verkäufer wie viele Produkte verkauft haben. "Mit den Vertriebsberichten wollen wir alle Dimensionen transparent machen. Wo wir früher in Hyperion Essbase auf der Produktgruppenebene stehen geblieben sind, können wir jetzt auf Artikelebene sehen, welches Produkt aus welchem Lager zu welchem Preis und mit welcher Marge verkauft wurde", fährt Dirk-Jan fort.

Eine Kombination aus zwei Datenbanken

So viel Detailreichtum verlangt den zugrunde liegenden Datenbanken einiges ab. "Hyperion Essbase verfügt über zwei Datenbanktypen; die Blockspeicherdatenbank eignet sich sehr gut für Berechnungen, während der Aggregatspeicher eher auf das Reporting ausgerichtet ist", erklärt Martin de Haan. Martin ist eng in die Planungslösung der Jiffy Group von Finext eingebunden. "Eine Dimension mit 1000 Mitgliedern ist in einem Blockspeicher noch möglich, aber bei 8000 Mitgliedern braucht man viel Leistung, um die Berechnungen durchzuführen. Dann bevorzugt man Aggregatsspeicher."

Um die Leistung der detaillierten Berichte aufrechtzuerhalten, wurde also eine spezielle Lösung geschaffen. Martin: "Wir haben uns für eine Kombination aus den beiden verschiedenen Datenbanktypen entschieden. Im Blockspeicher werden die Berechnungen zunächst auf einer niedrigeren Ebene durchgeführt und dann im Aggregatspeicher dynamisch aggregiert."

Diese Kombination wird insbesondere für die Umsatzberichterstattung benötigt. "Sie ermöglicht es uns, Details bis auf Artikelebene zu sehen, aber auch Berechnungen auf der Verkaufsdatenbank durchzuführen. Denken Sie zum Beispiel an Berechnungen wie Year-to-date und Preisumrechnungen", erklärt Dirk-Jan. "Die Berechnungen und Berichte sind übrigens sehr schnell. Auf diese Weise kommen die Vorzüge beider Datenbanktypen am besten zur Geltung."

Bewusste Entscheidungen für eine Struktur treffen

Die Überlegungen rund um das Design beziehen nicht nur den aktuellen Planungsprozess mit ein. Dirk-Jan: "Diese Anwendung bietet noch viel mehr ungenutzte Anwendungsmöglichkeiten. Schritt für Schritt werden wir prüfen, welche für Jiffy einen Mehrwert bieten können." So will die Jiffy Group in Zukunft auch die Möglichkeit prüfen, die Berichts- und/oder Planungsanforderungen von Produktion und Logistik von Oracle NSPB zu erleichtern. "Wir wollen jetzt die Dimensionen auf höchstem Niveau richtig hinbekommen, damit wir keine Entscheidungen treffen, die wir später bereuen werden. Hier kommt Finext ins Spiel."

"Finext ist sehr pragmatisch und kombiniert dies mit der Kenntnis der auf dem Markt befindlichen Technologien.

Dirk-Jan arbeitet seit fast 20 Jahren mit Finext zusammen. "Wir arbeiten gerne mit Parteien zusammen, die informell und prinzipienfest sind, wo sie es sein müssen, aber pragmatisch, wo sie es sein können. Wir wollen das Gefühl haben, dass beide Seiten auf derselben Seite stehen. Finext ist sehr pragmatisch und kombiniert dies mit dem Wissen über die Technologien auf dem Markt.

Entlastung durch Oracle NSPB

Neben Martin war auch Gabor Wieringa von Swap Support, einer Schwesterorganisation von Finext, beteiligt. Swap Support ist auf die Unterstützung von Performance-Management-Anwendungen spezialisiert. Martin: "Standardmäßig macht Oracle jede Nacht ein Backup. Wenn man jedoch einen Fehler gemacht hat, von dem man erst am nächsten Tag erfährt, ist dieser Fehler im neuen Backup enthalten. Gabor hat ein zusätzliches Backup-Skript erstellt, das Sie selbst aktivieren können."

Die Zusammenarbeit mit Gabor fand hauptsächlich über Martin statt. "Das ist sehr angenehm, als Anwender möchte ich in diesem Bereich entlastet werden", erklärt Dirk-Jan. "Die Probleme kommen meist zu einem unglücklichen Zeitpunkt. In unserem Bereich arbeiten wir ständig mit Fristen, da gibt es zu Recht wenig Verständnis bei den verschiedenen Beteiligten, wenn wir nicht berichten können. Wenn wir auf ein Problem stoßen, das wir nicht selbst lösen können, rufe ich Finext an, und ich kann sicher sein, dass es die richtige Aufmerksamkeit bekommt. Sie helfen mir, schnell wieder auf die Beine zu kommen. Übrigens war dies nur in sehr wenigen Fällen und hauptsächlich in der Anlaufphase notwendig."

Berichtsmuschel

Die Jiffy Group ist von den Fortschritten in der Funktionalität der zusätzlichen Planungslösung überzeugt. "Wir können viel einfacher Berichte und Analysen erstellen. Diese Analysemöglichkeiten gab es zum Teil schon in Hyperion Essbase, aber sie haben sich noch weiter vertieft, da wir jetzt mehr Details über eine Reihe von Dimensionen zur Verfügung haben. Die Reporting-Shell ist von großem Mehrwert." Martin: "Die Dimensionen werden automatisch über Oracle PBC importiert, danach wird FDMEE als Integrationswerkzeug verwendet, um die Daten zu laden."

Nicht nur die Erkenntnisse aus den Berichten bieten einen Mehrwert, auch die Erstellung der Berichte wurde verbessert. "Wenn Sie Oracle NSPB starten, können Sie einen Bericht anfordern und dann die Produktgruppe über ein Dropdown-Menü auf dem Bildschirm auswählen", sagt Dirk-Jan. Für eine Papierversion ist es einfach, ein PDF mit allen Varianten aus dem Dropdown-Menü zu erstellen. Dieses PDF ist auch auf einem Bildschirm leicht zu lesen. Martin: "Man bekommt auf Knopfdruck ein Berichtsheft."

Das neue Planungstool spart also viel Zeit. "Am Ende des Tages gibt es für die Finanzabteilung nur ein Ziel: einen Mehrwert zu schaffen und den Kunden zu bedienen", fasst Dirk-Jan zusammen. "Diese Lösung hilft dabei."