Just Eat Takeaway.com ist ein schnell wachsender, weltweit führender Marktplatz für Online-Essenslieferungen. Die Automatisierung von Steuerprozessen spart Zeit, verbessert die Kontrolle und schafft Transparenz.
Die steile Wachstumskurve des Unternehmens war einer der Hauptgründe für Just Eat Takeaway.com, auf ein automatisiertes Steuerberichtsverfahren umzustellen. Karolina Hart, Tax Accounting, Reporting and Control Manager bei Just Eat Takeaway.com: "Wir wachsen schnell und haben in den letzten Jahren mehrere Übernahmen getätigt. Daher ist unser Berichtswesen internationaler und anspruchsvoller geworden."
Das Unternehmen mit Hauptsitz in Amsterdam und London verbindet Verbraucher über seine Plattformen mit mehr als 580.000 Restaurants. Just EatTakeaway.com wurde im Januar 2020 durch den Zusammenschluss von zwei der weltweit größten Essenslieferdienste gegründet: Takeaway.com - gegründet im Jahr 2000 in den Niederlanden - und Just Eat - gegründet im Jahr 2001 in Dänemark.
"Wir wollten einen Satz automatisierter Kontrollen für alle Daten und mehr Transparenz in den Tax Reporting."
Mehr Zeit für die Prüfung und Analyse von den Tax Reporting
Karolina und ihr Team haben durch die Automatisierung der Steuerberichterstattung mehrere Geschäftsziele erreicht. Karolina: "Eines unserer Hauptziele war es, Zeit zu sparen. Wir haben es mit engen Zeitvorgaben für die Berichterstattung zu tun. Indem wir die Anzahl der manuellen Tätigkeiten und Prüfungen reduzieren, gewinnen wir mehr Zeit für die Überprüfung und Analyse, anstatt die Daten zu berechnen und abzugleichen." Weitere wichtige Ziele waren die Verbesserung der Kontrolle und die Schaffung von Transparenz. "Wir wollten einen Satz automatisierter Kontrollen für alle Daten und mehr Transparenz in der Steuerberichterstattung.
OneStream ermöglicht eine einheitliche Arbeitsweise für den gesamten Berichtsprozess
Just Eat Takeaway.com nutzte OneStream bereits für seine Konsolidierungsprozesse. Durch das Hinzufügen des Steuerberichtsprozesses zum bestehenden Workflow wird die Steuer vollständig in den Berichtsprozess integriert. Dies ist zwar ein wichtiger Aspekt, aber nicht der einzige Grund für das Unternehmen, seine Steuerprozesse auf OneStream umzustellen. "OneStream ist ein flexibles Werkzeug. Als Unternehmen verändern wir uns ständig und unternehmensspezifische Anforderungen können in das Tool integriert werden."
"Es gab mehrere Just Eat Takeaway.com-spezifische Elemente, die wir automatisieren wollten. Es ist großartig, dass die Vorlage auch das erledigen konnte."
IFRS Tax template in OneStream
Das Projektteam verwendete die IFRS-Steuervorlage, um eine reibungslose und schnelle Umsetzung zu gewährleisten. Experten von Taxvibes und Finext, Schwesterorganisationen, die bei Steuerautomatisierungsprojekten häufig zusammenarbeiten, entwickelten diese Standardvorlage für IFRS-Steuerprozesse. "Wir haben die IFRS-Steuervorlage auf der Grundlage von Best Practices erstellt. Viele internationale Organisationen nutzen es für ihre Steuerautomatisierung", erklärt Roelf Kloen, Spezialist für Steuerberichterstattung bei Taxvibes. Die Vorlage kann leicht an die spezifischen Anforderungen eines jeden Unternehmens angepasst werden, wie im Fall von Just Eat Takeaway.com. "Für Just Eat Takeaway.com gab es mehrere spezifische Punkte, die wir automatisieren wollten. Es ist großartig, dass die Vorlage auch das erledigen kann", sagt Karolina.
Pragmatischer Projektansatz in 3 Phasen
Das Projektteam verfolgte einen pragmatischen 3-Phasen-Ansatz. Karolina ist von dem stufenweisen Ansatz begeistert. "Wir hatten nur wenig Zeit für die Implementierung. Wir nutzten die erste Phase, um sicherzustellen, dass das Tool rechtzeitig zum Abschluss des dritten Quartals einsatzbereit war. Wir konnten unsere Erfahrungen während des Abschlusses für Anpassungen in Phase 2 und "nice-to-haves" in Phase 3 nutzen. Dank dieses Ansatzes haben wir alles geschafft. Außerdem ist sie mit der Zusammenarbeit mit Taxvibes und Finext sehr zufrieden. "Taxvibes verfügt über viel Erfahrung und Wissen im Bereich der Steuerberichterstattung, während Finext bereits mit unserer OneStream-Einrichtung vertraut war, da sie die Konsolidierungsprozesse implementierten. Ein weiterer Vorteil war die Tatsache, dass Taxvibes sich sowohl mit Steuern als auch mit IT auskennt. "Als Architekt sorgten sie dafür, dass alle Beteiligten die gleiche Sprache sprachen. Das ist ein Muss für eine solche Implementierung."
"Die Zukunft liegt darin, dass wir in der Lage sind, kontinuierliche Veränderungen in unsere Prozesse und Systeme einzubauen".
Zuversichtlich im Hinblick auf künftige Anforderungen an den Tax Reporting
Karolina sieht bald mehr Bedarf an Steuerautomatisierung. "Das steuerliche Umfeld ändert sich ständig, weshalb es ein so interessantes Feld ist. Zum Beispiel die Einführung von Pillar 2, deren Berechnungen sich stark von unseren derzeitigen Buchhaltungsberechnungen unterscheiden. Sie ist nicht besorgt über den Umgang mit diesen Veränderungen. "Die Zukunft liegt darin, dass wir diese Veränderungen in unsere Prozesse und Systeme einbauen können. Wir haben die Flexibilität von OneStream kennengelernt, und das gibt mir die Zuversicht, dass wir unsere automatisierten Prozesse problemlos an die Erfordernisse anpassen können."
