Das Familienunternehmen Paques produziert und entwickelt biologische Hightech-Lösungen für (Ab-)Wasser- und Gasaufbereitungsanlagen. Das Unternehmen vertreibt seine Anlagen weltweit und wächst schnell. Dieses Wachstum verlangt nach einer stabilen Konsolidierungslösung für Paques. Mit OneStream können Managementberichte und gesetzlich vorgeschriebene Berichte in einer Umgebung erstellt werden, wodurch der Prozess schneller und zuverlässiger wird.
Paques wächst nicht nur schnell, das Unternehmen wird auch immer internationaler. "Während das Unternehmen früher nur in China und Europa tätig war, hat sich die Zahl der Kontinente, auf die wir uns konzentrieren, in den letzten zwei Jahren stark erhöht", sagt Willem de Boer, Global ICT Manager bei Paques. Das Unternehmen entwickelt biotechnologische Verfahren für die (Ab-)Wasser- und Gasbehandlung. Denken Sie dabei an komplette Kläranlagen für einen Bier- oder Softdrinkhersteller, aber auch zum Beispiel an die Abwasserbehandlung in der Papier- oder Lebensmittelindustrie.
Auswirkungen auf die Finanzprozesse
Dieses internationale Wachstum hat Auswirkungen auf die Komplexität der Finanzprozesse. Willem: "Die verschiedenen Länder und Kontinente haben alle ihre eigenen Regeln. Außerdem findet die Erstellung unserer Jahresabschlüsse hier in den Niederlanden statt." Die gestiegene Komplexität veranlasste Paques, von Excel-Berichten auf eine neue Konsolidierungslösung umzusteigen. "Wir hatten mit vielen veralteten Anwendungen und Excel-Builds zu tun, insbesondere für die Finanzkonsolidierung brauchten wir einen Ersatz", so Willem weiter.
"Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit waren wichtige Faktoren.
Schnelligkeit und Zuverlässigkeit der Konsolidierungslösung
Paques prüfte mehrere Konsolidierungslösungen und entschied sich bei der Toolauswahl für OneStream. "Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit waren wichtige Faktoren", erklärt Willem. "Darüber hinaus verfolgt das Unternehmen eine Strategie für Cloud-Services, zu der diese Plattform gut passt. Natürlich wurden auch die funktionalen Anforderungen bei der Auswahl berücksichtigt. "In der Auswahlphase haben wir die Eliminierungs- und Intercompany-Funktionalitäten, die wir automatisieren wollten, sorgfältig geprüft. Das passte nicht nur perfekt zu unseren Vorstellungen, sondern wir fanden es auch gut, dass wir verstehen konnten, was in der Anwendung passiert", sagt Willem. Ein weiteres wichtiges Ziel ist Transparenz. "Wir möchten, dass man von jedem Ort aus einen einfachen Einblick erhält", sagt Willem. "Wir möchten auch, dass die Regionen selbst Berichte an die Zentrale liefern."
Verknüpfung verschiedener Berichtslinien
Die Plattform kann die wachsende Komplexität gut bewältigen. "In OneStream können Sie problemlos verschiedene Berichtsregeln und Berechnungen zur Eigenkapitalaufbringung kombinieren", erklärt Rob Visser von Finext. Rob ist eng in die Implementierung der neuen Performance-Management-Lösung bei Paques eingebunden. "Auf diese Weise kann man sowohl das Management-Reporting als auch das gesetzliche Berichtswesen mit einem System durchführen." Folglich liefert die neue und stabile Konsolidierungslösung bei Paques schnell Ergebnisse. "Der Konsolidierungsprozess ist stabil, und darauf können wir in den kommenden Jahren aufbauen", sagt Willem. "Wir haben viel mehr Möglichkeiten als früher, zum Beispiel können wir jetzt das monatliche Management-Reporting mit der rollierenden Prognose richtig vergleichen."
"In diesem Jahr konnten wir zum ersten Mal den Jahreshaushalt mit den tatsächlichen Zahlen vergleichen. Dies ermöglicht es allen Regionen, auf benutzerfreundliche Weise in die Zukunft zu blicken".
Breite Akzeptanz in den Regionen
Die größten Zuwächse sind auf globaler Ebene zu verzeichnen. Doch auch die Nutzer in der Region sind positiv gestimmt. "Es ist eine Plattform, die man in relativ kurzer Zeit versteht. Die Bereitstellung von Managementberichten funktioniert reibungslos. Wir arbeiten auch an einem neuen Prozess für die Abstimmung zwischen den Unternehmen, was bedeutet, dass wir uns in der Zentrale weniger Sorgen machen müssen. Man kann einen solchen neuen Prozess nur einführen, wenn die Regionen das System als einfach zu bedienen empfinden. OneStream ist seit drei Monaten in Betrieb, und alle Regionen nutzen es. Das hat Willem überrascht: "Ich hatte eigentlich gedacht, dass es mindestens sechs bis neun Monate dauern würde, bis alle es nutzen. Aber die Anwendung ist nicht schwierig; es gibt darin alle möglichen Kontrollen und Abgleiche, die so logisch sind, dass die Regionen sie leicht anwenden können. "In diesem Jahr konnten wir zum ersten Mal den Jahreshaushalt mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleichen. Das ermöglicht allen Regionen einen nutzerfreundlichen Blick in die Zukunft."
Einblick in den Arbeitsablauf
Als Familienunternehmen hat Paques mit einer anderen Dynamik zu kämpfen als ein Unternehmen, das an der Börse notiert oder Teil einer Private-Equity-Gruppe ist. "Es ist eine andere Art von Druck, das fühlt sich etwas freier an", sagt Rob. "Gleichzeitig müssen auch hier die Berichte pünktlich geliefert werden, und dabei hilft OneStream. "Wir haben ein Dashboard, auf dem wir sehen können, auf welche Region wir noch warten müssen, bevor wir konsolidieren können - vorher wussten wir das nicht", erklärt Willem. "Ein weiterer Vorteil ist, dass wir jetzt einen Einblick haben, welche Regionen in Bezug auf die Berichterstattung gut abschneiden und welche noch nicht."
Hohe Arbeitsbelastung
Interne Faktoren setzten den Umsetzungsprozess stark unter Druck. "Wir hatten mehr Arbeit in der Finanzabteilung, als wir logischerweise bewältigen konnten. Jemand war im Mutterschaftsurlaub, ein anderer hat uns verlassen, und in Indien waren weniger Ressourcen verfügbar", sagt Willem.
Trotz dieser Arbeitsbelastung verlief das Projekt gut. Willem: "Wir haben es innerhalb des Budgets, des Zeitrahmens und ohne überlastete Mitarbeiter geschafft." Er ist daher begeistert von der Zusammenarbeit mit Finext. "Was mir gefällt, ist die hohe Qualität der Projektmitarbeiter, die ich auch in der Presales-Phase kennen gelernt habe. Bei anderen Beratungsunternehmen sieht man die erfahrenen Berater vor allem in der Presales-Phase, arbeitet aber während des Projekts oft mit Schulabgängern."
Vorab in die Diskussion einsteigen
Es ist wichtig, das Projekt rund um die Umsetzung gut vorzubereiten, meint Willem. "Stellen Sie sicher, dass Sie gut organisiert sind, bevor Sie beginnen. Es gibt Entscheidungsmomente, die man schon zu Beginn vorhersagen kann. So sollte man sich zum Beispiel über einige Dinge Gedanken machen, die nur mit dem Aufbau der Organisation zu tun haben. "Man kann auch viele Inhalte im Voraus festlegen. "Wir sind schon früh das gesamte Berichtspaket durchgegangen", sagt Rob. "Das Ergebnis ist, dass man die gesamte Diskussion vorantreiben kann. Natürlich hat man immer einen progressiven Einblick, aber wir konnten die Anforderungen an die Berichte während des Prozesses eins zu eins nachvollziehen. Das bringt viel Klarheit und Schnelligkeit in das Projekt."
