Perfetti Van Melle, bekannt für Marken wie Mentos, Smint und Chupa Chups, liefert Süßigkeiten und Kaugummi in mehr als 150 Länder weltweit. Um die tatsächlichen Ergebnisse mit den Budgets zu vergleichen, wollte das multinationale Unternehmen ein integriertes OLAP-Tool implementieren. Mit SAP (BPC) unterstützte Finext dies und bot mehr Einblicke und Geschwindigkeit.
Bedarf an einer besseren Haushaltslösung
Siebe van Geel, Sales Controller Export & Travel bei Perfetti Van Melle, sagt: "Mir war klar, dass es einen praktischeren Weg geben musste, das Budget und die endgültigen Schätzungen zu erstellen, als sie in Excel zu berechnen." Er ist der selbsternannte "Anstifter" des Projekts zur Verbesserung des Budgetprozesses. "Ich bin spontan an Bord gekommen, weil das derzeitige BLX-Planungssystem erhebliche Leistungsprobleme aufwies", sagt Christina Verdonck, Sales Controller Benelux bei Perfetti Van Melle.
"Vertrieb und Marketing können auf der obersten Ebene sehen, wo Abweichungen von den Zielen auftreten, und dann auf die unterste Ebene zoomen.
Kombinierte Aktion von IT und Finanzen
Dies führte zu einem Pilotprojekt für ein neues Geschäftsplanungstool, an dem die IT-Abteilung von Anfang an beteiligt war. "Als IT-Abteilung haben wir die Finanzabteilung bei den Entscheidungen über die technischen Optionen des Projekts unterstützt. Dabei haben wir uns vor allem auf das Back-End konzentriert", sagt Casper Nieuwenhuizen, Team Lead Business Intelligence & Application Development bei Perfetti Van Melle. "Während des Pilotprojekts haben wir sorgfältig geprüft, ob SAP BPC die Anforderungen von Perfetti Van Melle erfüllt", erklärt Maud Vermeulen von Sonum International. Als leitende Beraterin war sie eng in die Konzeption und den internationalen Roll-out des Planungsmodells eingebunden. Siebe: "Eine wichtige Anforderung war die Kompatibilität; ist es möglich, aus SAP hochzuladen und in BI zu integrieren?"
Verantwortung im Unternehmen
"Ein zweites Ziel ist es, die Verantwortung bei den Geschäftsinhabern, den Vertriebsmitarbeitern, zu platzieren", sagt Bart Hontelé von Perfetti Van Melle. "Jetzt können Vertrieb und Marketing auf der obersten Ebene sehen, wo die Abweichungen von den Zielen liegen, und dann auf die unterste Ebene zoomen. Das verschafft eine Menge Einblicke. Außerdem können wir sofort die Frage nach dem Warum diskutieren: Was wollte ich erreichen, was ist passiert und warum ist es passiert?" Als Senior Sales Controller Benelux führte Bart das Projekt zunächst in den Benelux-Ländern ein. Nach seinem Umzug nach Großbritannien wollte er es auch dort einsetzen. Inzwischen hat er die neue Lösung auch im Vereinigten Königreich eingeführt. "Als Unternehmen haben wir den Ehrgeiz zu wachsen. Um dieses Ziel zu erreichen, brauchen wir professionelle Prozesse. Die neue Planungslösung ermöglicht es uns, diese zu schaffen, indem wir ein System an verschiedenen Standorten nutzen können, ohne von lokalen Systemen abhängig zu sein", so Bart weiter. "Wir wollen eine Version der Wahrheit innerhalb eines Prozesses schaffen. SAP BPC unterstützt dies."
"Wir wollten eine Version der Wahrheit innerhalb eines Prozesses erstellen. SAP unterstützt dies."
"Durch den Einsatz von SAP BPC verfügt Perfetti Van Melle über ein Tool, das mit SAP BI integriert ist", sagt Maud. "Am Anfang war das mit mehr Aufwand verbunden, weil die Berichtsdaten aus verschiedenen BI-Umgebungen kommen mussten. Der Vorteil ist jedoch, dass BPC bereits eine Umgebung nutzt." Casper: "Es war die richtige strategische Entscheidung, alles in einer Umgebung aufzubauen und diese mit SAP HANA zu ergänzen. Das hat die Leistung und Verwaltbarkeit des Modells erheblich verbessert."
Co-Build
Das Projekt zeichnete sich durch eine große Anzahl von Beiträgen der Nutzer aus. "Sowohl Key-User als auch Endanwender konnten Ideen zur Lösung beisteuern, so dass der Anwender so viele Informationen wie möglich aus dem Tool ziehen konnte", sagt Gert-Jan van den Berg, Berater bei Finext. Als Schwesterunternehmen arbeiten Sonum International und Finext regelmäßig bei internationalen Performance-Management-Implementierungen zusammen. Bei der Implementierung entschied sich das internationale Unternehmen für einen 'Co-Build'-Ansatz. Bei diesem Ansatz werden die Hauptnutzer in die Erstellung des Modells einbezogen. "Die Modelle werden mit der Zustimmung und Hilfe der Endnutzer erstellt", sagt Gert-Jan. "Es gibt Vor- und Nachteile", sagt Bart. "Der Nachteil ist, dass es Zeit kostet, der Vorteil ist, dass man während des Projekts viel Wissen aufbaut. Ich würde es auf jeden Fall wieder wählen." Die Endnutzer haben eine Menge gelernt. Siebe: "Ich war schockiert, als ich mir zum ersten Mal ein Logikskript ansah. Aber da ich selbst bei der Erstellung des Modells mitgeholfen habe, weiß ich jetzt, wo ich nachschauen muss, wenn Anpassungen erforderlich sind."
Auswahlmöglichkeiten
Bei einer Planungsumsetzung ist es das Ziel, das Modell so einfach wie möglich zu halten. "Es besteht immer die Versuchung, alle technischen Möglichkeiten der neuen Lösung zu nutzen und auszuschöpfen", sagt Maud. "Das ist aber nicht immer klug." "Wir wollen die Komplexität niedrig und die Leistung hoch halten", stimmt Casper zu. Auch die Branche, in der Perfetti Van Melle tätig ist, beeinflusst das Modell. "Für uns ist es wichtig, die Auswirkungen von Werbeaktionen und regulären Mengen zu analysieren", sagt Christina. "Werbekampagnen müssen sorgfältig evaluiert werden: Was verschenken wir und wie hoch ist der Ertrag? "Diese Werbekampagnen wirken sich auf das Volumen und die Gewinnspannen aus", sagt Bart. Maud: "Es ist schön zu sehen, dass Perfetti Van Melle nicht nur die Kosten, sondern auch die Erträge berücksichtigt. Das Preismodell hilft dabei, beides zu berücksichtigen." "Die Stärke der BPC-Daten liegt in der Ausgabe. Die Nutzung der umfangreichen Berichts- und Analysefunktionen von SAP BI verschafft dem Unternehmen noch mehr Vorteile."
25 Mal schneller
Die Beteiligten äußern sich positiv über die Ergebnisse der neuen Planungslösung. "Es handelt sich um ein multidimensionales Modell, das das Potenzial hat, Millionen von Datensätzen zu erstellen", sagt Bart. "SAP HANA hat wirklich dazu beigetragen, die Leistung zu verbessern, als wir mit ernsthaften Leistungsproblemen zu kämpfen hatten. Wir sehen die Nutzung von SAP HANA im gesamten Unternehmen als einen der Gründe für die zentrale Einführung von SAP BPC. Es erforderte viel Geduld und Verständnis für das große Ganze, aber zum Glück sehen wir jetzt die Ergebnisse", sagt Casper. "Wir sind froh, dass wir uns für diese Lösung entschieden haben. Die Berechnungen sind 25-mal schneller; wir sind von 45 Minuten auf ein paar Minuten gekommen.
"Die Macht der SAP-Daten liegt in der Ausgabe".
Die Kraft von SAP
Siebe: "Wir können die Menschen jetzt leicht in den Haushaltsprozess einbeziehen. Früher haben wir E-Mails hin- und hergeschickt. Jetzt hat zum Beispiel der Vertrieb Zugriff auf Preislisten und Mengen. So können sie selbst Preise oder Mengen ergänzen." Christina: "Außerdem ist die Fehlerquote gesunken. Jetzt weiß ich, dass es richtig sein wird, sobald ich meine Parameter und Daten eingegeben habe. Die Verwendung von Excel ist immer noch ein Risiko."
"Die Stärke von SAP-Daten liegt in der Ausgabe", sagt Bart. Die Daten befinden sich in einem Data Warehouse, das mit BI verbunden ist. "Die Nutzung der umfangreichen Berichts- und Analysefunktionen von SAP BI verschafft dem Unternehmen weitere Vorteile."
