Deli Home produziert Baumaterialien und ist für Marken wie CanDo, Bruynzeel, Lundia, Skantrae und Weekamp bekannt. Das internationale Unternehmen strebt ein beträchtliches Wachstum an, wodurch es an die Grenzen seiner veralteten Performance-Management-Lösung stieß. Die Migration zu OneStream bringt Zeitersparnis, Benutzerfreundlichkeit und Vertrauen.
Es war höchste Zeit für einen Wechsel, erklärt Jack Heijnen, Group Reporting Manager bei Deli Home, über die Migration vom Altsystem zu OneStream. "Das vorherige System war schon lange im Einsatz und veraltet.
Auch das interne Anwendungswissen war im Laufe der Jahre verwässert worden. "Wir verfügten nur über 20-30 % der Kenntnisse über die Anwendung im eigenen Haus, was bedeutete, dass wir außer der einfachen Nutzung des Pakets nur sehr wenig selbst tun konnten. Bei fast allen anderen Fragen mussten wir uns von Beratern unterstützen lassen, selbst bei einfachen Änderungen wie dem Hinzufügen einer neuen Einheit", so Jack weiter.
Wachstum erfordert Migration von legacy-system zu neuer Performance-Management-Lösung
Darüber hinaus hat das internationale Unternehmen starke internationale Wachstumsambitionen. Das 1869 in Indonesien gegründete Unternehmen hat sich in den letzten 150 Jahren zum Marktführer in den Benelux-Ländern entwickelt und strebt eine noch größere internationale Reichweite an.
Der Verkauf von Deli Home an eine neue Investorengruppe unterstützt dieses strategische Ziel. Jack: "Der internationale Fokus der neuen Investmentpartei beschleunigt unsere Wachstumsambitionen." Bei 30 Unternehmen, von denen einige mehrere Einheiten und unterschiedliche Arbeitsabläufe haben, erfordert dieses Ziel ein gut funktionierendes Leistungsmanagementsystem.
"Wir wollten die Berichterstattung über die Vergangenheit früher beenden, damit wir in die Zukunft blicken können.
Weniger Workarounds und mehr Zeit für Analysen
Darüber hinaus hatten die Beschränkungen des Altsystems viele Umgehungslösungen in Excel hervorgebracht. Die Verringerung dieser Umgehungsmöglichkeiten war ein wichtiges Ziel der Migration. "Wir wollten Excel-Praktiken abschaffen und das Tool führend machen", sagt Jack.
Ein zweites wichtiges Ziel war mehr Raum für Analysen. Jack: "Eines unserer Hauptziele war es, vom mühsamen Ausschneiden und Einfügen zu mehr Zeit für Analysen zu kommen. Es hat uns viel Arbeit gekostet, Berichte zu erstellen. Wir wollten die Berichterstattung über die Vergangenheit schneller abschließen, damit wir in die Zukunft blicken können."
Diese Ziele führten zur Wahl der Plattformlösung OneStream. "Mit OneStream können wir einerseits so schnell wie möglich über die Vergangenheit berichten und andererseits an der Zukunft arbeiten. Das unterstützt das Geschäft."
Enge Frist für das Projekt zur Migration von legacy-systemen
Das Migrationsprojekt hatte einen ehrgeizigen Zeitplan. "Wir wollten so schnell wie möglich konsolidieren können. Unser erstes Ziel war daher der Jahresabschluss und die daraus resultierenden Monatsberichte. Das bedeutete, dass wir eine knallharte Deadline hatten: Wir wollten bis Dezember mit dem neuen Paket arbeiten können." Bei einem Projektstart Mitte August verlangte dies dem Projektteam einiges ab. Jack: "Wir wussten im Voraus, dass es sehr knapp werden würde." Das Projektteam entschied sich für einen pragmatischen Projektansatz. "Kurze Kommunikationswege und ein kompaktes Team sorgten dafür, dass wir uns an den Projekttagen schnell abstimmen konnten. So konnten wir gut vorankommen", sagt Maaike Brouwer von Finext.
"Kurze Kommunikationswege und ein kompaktes Team sorgten dafür, dass wir uns an den Projekttagen schnell abstimmen konnten. So konnten wir gut vorankommen.
Die wichtigsten Erfolgsfaktoren bei der Migration von einem legacy-system zu OneStream
Dieser Projektansatz erwies sich als einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für den reibungslosen Ablauf der Migration. Auf die Frage nach den anderen Schlüsselfaktoren für den Erfolg sagt Jack: "Das OneStream-Programm in Kombination mit dem Wissen und der Erfahrung der Finext-Berater. Die Zusammenarbeit mit Finext war gut. Wir haben den Termin eingehalten und sind knapp im Budget geblieben."
Der offene Ansatz von Jack und seinen Kollegen trug ebenfalls dazu bei, die Ziele zu erreichen. "In den Anforderungssitzungen betrachteten wir nicht die Prozesse innerhalb des Altsystems, sondern unsere Bedürfnisse zu diesem Zeitpunkt".
Die Plattform eignet sich gut dafür. "Ich persönlich halte die Flexibilität von OneStream für ein Plus: Man baut es komplett von Grund auf. Maaike und die anderen Finexters konnten fast alle Anforderungen in der Anwendung entwickeln.
"Ich persönlich halte die Flexibilität von OneStream für ein Plus: Man baut es komplett von Grund auf. Maaike und die anderen Finexters waren in der Lage, fast alle Anforderungen der Anwendung zu entwickeln.
Weniger Zeitaufwand für das Sammeln von Zahlen
Auch Jack ist von den Ergebnissen der neuen Arbeitsweise begeistert. "Wir haben jetzt mehr Tage für Analysen gewonnen. Das ist ein echter Gewinn." Außerdem kann das Team von Deli Home jetzt vieles selbständig erledigen. Jack: "Die alltäglichen Dinge können wir selbst erledigen. Mit dem vorherigen System mussten wir einen Berater anrufen, um einen Zeitraum zu eröffnen, jetzt können wir sogar unsere Berichte selbst erstellen. Das ist ein großer Vorteil." "Jetzt ist die Konsolidierung praktisch nur noch ein Knopfdruck, und wir können uns darauf verlassen, dass die Zahlen korrekt sind."
Vertrauen in die Zahlen
Ein weiterer großer Vorteil ist das Vertrauen in die Zahlen. "Wir arbeiten jetzt an der Quelle. Früher hat jemand alle Tabellenkalkulationen miteinander verknüpft. Jetzt ist die Konsolidierung so gut wie ein Knopfdruck, und wir können uns darauf verlassen, dass die Zahlen korrekt sind. Mit dem alten System stimmten die Ergebnisse nicht immer mit den Tabellen überein."
Eine Änderung der Rechtsstruktur, die im alten System nie umgesetzt worden war, führte zu einem schwierigen Dilemma. "Wir haben uns dafür entschieden, dies in einem Zug in das neue System zu übernehmen. Das war allerdings ein Rätsel: Wir haben zuerst die historische Struktur aufgebaut und dann die neue Rechtsstruktur", sagt Jack. "Diese Entscheidung hat uns mehr Vertrauen in das System gegeben, weil wir genug Vergleichsdaten hatten, um eine gute Datenvalidierung der historischen Zahlen durchzuführen", sagt Maaike.
Die Nutzung der OneStream-Plattform
Der nächste Schritt ist die Implementierung des Budgets und der Prognose in die OneStream-Plattform. Jack: "Damit schließt sich der Kreis bei den Finanzsystemen. Danach wollen wir vielleicht damit beginnen, andere Anwendungen zu verknüpfen, damit wir alles aus einer Quelle beziehen können."
Jack hat also noch viel vor mit der Plattform. "Die Erwartung ist, dass wir das System viel mehr nutzen werden, zum Beispiel mit den Modulen des OneStream MarketPlace.