Hunkemöller wächst schnell; es gibt jetzt über 900 Geschäfte und jedes Jahr kommen weitere Geschäfte und Länder hinzu. Dieses ehrgeizige Wachstum erfordert eine andere Performance-Management-Lösung. Mit der Umstellung auf OneStream werden die Reporting-Prozesse automatisiert, so dass die KPIs pro Shop schnell und zuverlässig zur Verfügung stehen.
"Wir wollen nicht so sehr mehr Informationen pro Geschäft, sondern schnellere Informationen, damit wir schneller handeln können", erklärt Hanno van Vuren, Financial Controller bei Hunkemöller, den Grund für den Wechsel zu OneStream, um Einblick in die Ergebnisse pro Geschäft zu erhalten.
Mehr automatisieren
Das bestehende System musste ersetzt werden. "Unser vorheriges System war veraltet. Es stürzte häufig ab, wurde nicht mehr unterstützt und entsprach nicht mehr unseren Anforderungen an die Informationsbereitstellung", so Hanno weiter.
"Wir wollten die Managementinformationen stärker automatisieren, sie stabiler machen und einen schnelleren Einblick in unsere (Vor-)Finanzen erhalten."
Schnelligkeit und Zuverlässigkeit sind die wichtigsten Ziele. "Früher hatten wir viel manuelle Arbeit, die zeitaufwändig war. Außerdem geht man ein Geschäftsrisiko ein, wenn das System nicht mehr unterstützt wird; wir wollen in der Lage sein, Geschäftsinformationen schnell und genau abzurufen." Die Übernahme durch eine Private-Equity-Gesellschaft ist ebenfalls ein Faktor. Hanno: "Das erfordert mehr Berichte und mehr Querschnitte."
Berichterstattung aus einer einzigen Quelle
Das internationale Einzelhandelsunternehmen hat sich für OneStream entschieden. "Wir haben uns für OneStream entschieden, weil es sich um eine Plattformanwendung und nicht um eine modulare Anwendung handelt. Wenn wir in Zukunft zusätzliche Berichtsprozesse wie die strategische Planung hinzufügen wollen, fällt das unter dieselbe Lizenz. Außerdem stammen die Zahlen dann aus einer Quelle, so dass wir die Daten nicht neu aufbauen müssen", sagt Hanno.
Auch die Wartung spielt bei der Wahl eine Rolle. Hanno: "OneStream basiert auf moderner Technologie, und es gibt regelmäßig Updates. Die Wartung ist einfach. Das hat sich in der Praxis bewährt; ein Update ist innerhalb von zwei Stunden geplant und erledigt. Außerdem führen wir den größten Teil der Wartung selbst durch."
Die Dynamik des Einzelhandels
Der Einzelhandel ist eine Branche mit einer eigenen Dynamik, so auch bei Hunkemöller. Das ist einer der Gründe für die Wahl von Finext als Implementierungspartner. "Finext hat eine Menge Erfahrung im Einzelhandel", sagt Hanno. "Das ist wichtig, weil sie unsere 'Sprache' sprechen. Typische Einzelhandelsbegriffe wie 'like for like' und 'in growth', aber auch unterschiedliche Vertriebskanäle wie Shop in Shop, Franchise und E-Commerce können sie daher sehr gut erfassen."
Neben der Erfahrung im Einzelhandel gibt es zwei weitere Gründe, sich für Finext zu entscheiden. Hanno: "Sie hatten bereits Erfahrung mit OneStream-Implementierungen und sind einer der größten Implementierungspartner in Europa. Außerdem haben sie eine große Gruppe von Beratern, die Unterstützung leisten können; man ist nicht von einer oder zwei Personen abhängig."
Berichterstattung mit OneStream liefert schnelle Ergebnisse pro Geschäft
Die neuen Berichte sind sehr detailliert, insbesondere die Berichte über die Filialen. "Für jeden der über 900 Shops gibt es eine Gewinn- und Verlustrechnung. Darüber hinaus kann man alle Shops 'like for like' vergleichen, unter Berücksichtigung des Reifegrads der Shops und nach Shop-Typ", sagt Rob Visser, der als Finext-Berater eng in die Berichte von Hunkemöller eingebunden ist. "Jedes Hauptbuchkonto wird in die Plattform übersetzt." |Solche Details sind eine bewusste Entscheidung. Hanno: "Bei den Shops wollen wir so viel wie möglich benchmarken; wie geht es diesem Shop im Vergleich zu einem durchschnittlichen Shop im gleichen Bereich. Wir unterscheiden verschiedene Vertriebskanäle, von denen wir verschiedene Querschnitte sehen wollen."
Kritisch gegenüber der Datenmenge
Wenn man sich für viele Details entscheidet, bedeutet das etwas für die Gestaltung der Lösung. Bei der Implementierung wurde dies daher immer kritisch betrachtet. "Es gibt zum Beispiel Einblicke in die Marge und den Umsatz pro Produktkategorie auf Shop-Ebene", erklärt Rob. "Auch das ist hier möglich, weil die Daten in den Quellsystemen gut eingebettet sind." Auch die Übertragung der Historie wurde berücksichtigt. "Gemeinsam haben wir uns Fragen wie 'Wie viel Historie wollen wir?', 'Welchen Detaillierungsgrad wollen wir in der Historie?' und 'Welche Bilanzspezifikationen brauchen wir?' gestellt", sagt Hanno. "Man muss sorgfältig abwägen, wofür man es braucht, und darf vor allem nicht etwas nur um des Machens willen machen."
"Es stellt eine Verlagerung in der Finanzabteilung dar: von der Erstellung von Berichten zu deren Analyse.
Auch in Zukunft will die Organisation kritisch bleiben. "Zusätzlich zu den über 900 bestehenden Läden eröffnen wir jedes Jahr weitere 80 Läden", sagt Hanno. "Wir müssen uns genau überlegen, wie detailliert wir die Dinge aufstellen wollen. Nehmen Sie die Personalkosten und die Mietkosten, ist da wirklich so viel Detailarbeit nötig? Jetzt haben wir das teilweise gelöst, indem wir mit Knoten arbeiten, in denen verschiedene Kostenarten zu Hauptkostenarten zusammengefasst werden."
Effiziente Berichterstattung ermöglicht einen schnelleren Einblick in die Ergebnisse pro Geschäft
Hanno ist von den Ergebnissen der Umstellung auf OneStream begeistert. "Der Abschlussprozess wurde erheblich beschleunigt. Was in das System eingegeben wird, stimmt automatisch überein und hat die gleiche Quelle. Das macht die Verwaltung einfacher; die Berichte sind sofort verfügbar und man muss nichts mehr manuell zählen. Auf Knopfdruck steht das Management-Reporting bereit, und zwar in jeder gewünschten Dimension."
Auch die Nutzer in der Finanzabteilung sind positiv gestimmt. "Die Controller sind sehr zufrieden", sagt Hanno. "In der Abteilung verlagert sich der Schwerpunkt von der Erstellung der Berichte auf deren Analyse, und das ist eine anspruchsvollere Arbeit."
