Projektmanagement ist das Kerngeschäft von Boskalis Niederlande, dem Geschäftsbereich von Boskalis, der sich auf den Tiefbau in den Niederlanden konzentriert. Da jedoch kein Projekt dem anderen gleicht, erfordert dies ein hohes Maß an Flexibilität bei den verwendeten Berichtslösungen. Mit der Ankunft von Vena Solutions wurde ein robusteres System geschaffen, ohne dass die Flexibilität darunter litt.
Mehr Struktur
"Projektmanagement ist unser Kerngeschäft", sagt Carlo van Noort, damals noch Finanzchef von Boskalis NL. Diese Abteilung von Boskalis konzentriert sich auf den Tiefbau in den Niederlanden. "Wir führen alle Arten von Projekten durch, von groß bis klein. Diese Infrastrukturprojekte sind immer anders, und jedes Projekt hat seinen eigenen Budgetkontrollbericht."
Für diese Prognosen verwenden die Projektsteuerer Excel. "Der Prozess war nicht sehr effizient", erklärt Erik van Deursen von Boskalis NL. "Wir stießen auf viele doppelte Vorgänge und wollten die Integrität der Berichterstattung verbessern. In Excel kann jeder alles ändern, was manchmal zu Formelfehlern führte". "Außerdem gab es keine zentrale Speicherung der Daten", ergänzt Rody van den Bosch von Boskalis NL. "Unsere Mailbox war unser Archiv."
Die Bauabteilung wird sich daher nach einem ergänzenden Instrument umsehen. "Wir wollten die Prognosen in einer besser strukturierten Umgebung verankern. Excel ist sehr benutzerfreundlich, so dass die Leute angefangen haben, alle möglichen Varianten zu verwenden", erklärt Carlo. "Wir wollten auch die Verbindung zwischen dem Projekttool und dem Finanzsystem weiter verankern; mit einer direkten Verbindung zu den Basisdaten, so dass man von den Berichten bis zu den dahinter stehenden Finanztransaktionen durchschauen kann".
Für die Konsolidierung arbeitet die Boskalis-Gruppe mit SAP BPC, in das auch die Ergebnisse der Projektprognosen einfließen. "Wir waren auf der Suche nach dem fehlenden Bindeglied zwischen dem Quellsystem, Excel und SAP BPC", sagt Erik.
Flexibilität innerhalb des Rahmens
Boskalis NL entscheidet sich für Vena Solutions. "Vena bringt uns die gewünschte Struktur für das Projektmanagement", erklärt Carlo. "In der Kultur eines Bauunternehmens ist es manchmal schwierig, Disziplin in die Organisation zu bringen, Vena hilft dabei. Die Stärke von Vena ist, dass es Excel-Spaghetti in eine strukturierte Umgebung verwandelt."
Gleichzeitig haben die Projektcontroller viel Freiheit. Carlo: "Bei der Wahl von Vena haben wir vom Standpunkt der Benutzer aus gedacht; sie erhalten immer noch das Excel-Look&Feel, aber mit Rahmenlinien, die angeben, wie wir denken, dass wir die Projekte am besten verwalten können. Innerhalb dieses Rahmens bieten wir Flexibilität bei der Arbeit pro Projekt."
"Die Stärke von Vena ist, dass es Excel-Spaghetti in eine strukturierte Umgebung verwandelt."
Auswahlmöglichkeiten
Bei der Einrichtung wurde eine Reihe von bewussten Entscheidungen getroffen. "Wir suchten nach einem guten Gleichgewicht zwischen den Wünschen von Boskalis NL und der Freiheit des Projektleiters, wie er das Projekt leiten möchte", erklärt Benno van Ingen, der als Berater bei Finext eng in die Implementierung von Vena eingebunden war. Er war auch an der Einrichtung des übergreifenden SAP BPC beteiligt. "Flexibel ein Datenmodell aufsetzen, das sich eigentlich widerspricht", so Benno weiter. "Was enorm geholfen hat, ist, dass die Anwender von Anfang an eingebunden waren. Sie waren sogar maßgeblich an der Paketauswahl beteiligt."
Auch bei der Integration von Vena in SAP BPC wurden durchdachte Entscheidungen getroffen. Das Hochladen von Vena zu BPC erfolgt zum Beispiel über eine flache Datei. "Technisch gesehen könnten wir das auch automatisieren", sagt Benno. Der Schwerpunkt bei Vena lag jedoch auf der Projektsteuerung. "Wir wollten zuerst die Prognosen, Berichte und Arbeitsabläufe in den Griff bekommen, schließlich laden wir nur viermal im Jahr Daten in BPC hoch", erklärt Erik.
Schnell einsatzbereit
Die zusätzliche Plattform brachte schnell die gewünschten Ergebnisse. "Die neue Situation wurde von den Benutzern schnell akzeptiert; die Umgebung ändert sich kaum, aber man erhält zusätzliche Funktionen", sagt Rody.
"Es gibt mehr Verständnis für den Prozess, was bedeutet, dass ich weniger Zeit für den Abschluss aufwenden muss.
Die Verwendung von über 100 Berichten zur Budgetkontrolle wird nun durch Vena strukturiert. "Man hat einen besseren Einblick in den Stand des Prozesses", sagt Erik. "Dadurch verbringe ich selbst viel weniger Zeit beim Abschluss." "Die Fehler in den Prognosen werden früher erkannt", stimmt Rody zu. "Der Abschluss läuft reibungsloser ab, der Benutzer stößt bereits auf seine eigenen Fehler. Das erlaubt uns auch einen anderen Fokus; wir müssen nicht nach den Fehlern in den Berichten suchen, sondern können uns ansehen, was im Projekt passiert."
Auch Carlo, Erik und Rody äußern sich positiv über die Zusammenarbeit mit Finext. Carlo: "Die Zusammenarbeit war sehr angenehm, auch wegen des Wissens, das bei Finext bereits vorhanden war. Sie haben uns auf eine Reihe von Faktoren hingewiesen und das Tool schnell einsatzbereit gemacht. Wir wollen auch die Folgephase gemeinsam mit Finext durchführen."
Die Rolle des Projektcontrollers
Die Vena-Plattform hilft dabei, die Rolle des Projektcontrollers richtig auszufüllen. "Die Rolle des Projektcontrollers ist im Wandel begriffen. Das Umfeld, in dem wir als niederländische Infrastrukturunternehmen tätig sind, ist komplex; wir arbeiten mit geringen Gewinnspannen von etwa 3 bis 4 %. Der Unterschied zwischen Gewinn und Verlust bei einem Projekt ist daher gering, was eine detaillierte Kontrolle des Projekts erfordert", sagt Carlo. "Die Stärke dieses Tools ist, dass es den Excel-Salat in eine strukturierte Umgebung verwandelt und die gewünschte Projektkontrolle ermöglicht."
Carlo erwartet von Vena weit mehr als nur Projektmanagement. "Ich persönlich glaube, dass wir an der Spitze stehen. Das ist die Basis; wir haben die Finanzzahlen in einer Umgebung, in der wir alles auf eine einheitliche Weise machen. In der Folgephase wollen wir auch qualitative Informationen einbeziehen, so dass es tatsächlich zu einem Werkzeug wird, das nicht nur dem Projektcontroller, sondern auch dem Projektteam und den Projektmanagern gehört. Wir wollen von einem Kontrollbericht zu qualitativen Informationen kommen, die der Projektleiter für seine Projektsteuerung nutzen kann. Zum Beispiel Ampelberichte für die Kontrolle des Entwurfsprozesses, Sicherheits- und Vertragsfragen wie zusätzliche Arbeitsaufträge."
Benutzerfreundlich und strukturiert
"Excel ist das benutzerfreundlichste und meistgenutzte Werkzeug weltweit. Excel kann viel, aber es gibt den Menschen auch viele Freiheiten. Die Stärke von Vena ist es, genau in dieser benutzerfreundlichen Umgebung eine Struktur zu entwickeln. So können wir einen Rahmen für unsere Arbeitsweise schaffen", schließt Carlo. Alles in allem gewährleistet dies ein besseres Projektmanagement für Vena.
