Die Auswahl einer geeigneten Performance Management (EPM) Lösung ist nicht einfach. Grund für VodafoneZiggo, einen gründlichen Auswahlprozess zu starten. Durch die Verwendung von Anwendungsfällen und die Einbeziehung der Anwender in den Auswahlprozess wurden die Bedürfnisse konkretisiert. Auf diese Weise wurde eine fundierte Entscheidung für die Lösung getroffen, die am besten zu den aktuellen Zielen passte, und es gab eine gute Grundlage für den Start des Implementierungsprojekts.
Der Wunsch nach einer gründlichen Tool-Auswahl für eine neue EPM-Lösung war schon seit einiger Zeit im Spiel. Sarita Sewnarain, Manager Technical Reporting bei VodafoneZiggo: "Früher war die Zeit noch nicht reif. Nach dem Joint Venture zwischen der Vodafone Group und Liberty Global wurde mehr Zeit benötigt, um die Berichtsstrukturen zu harmonisieren, damit der Übergang zu einer EPM-Lösung erfolgreicher verlaufen konnte. In den letzten Jahren haben wir Schritt für Schritt daran gearbeitet, dies zu standardisieren. Inzwischen sind die Anwender bereit für ein integriertes Berichtswesen."
"Der Auswahlprozess war ein logischer nächster Schritt, um verschiedene Prozesse nach der Fusion der beiden Unternehmen weiter zu vereinfachen. Man kann nicht anfangen, das Haus zu streichen, bevor der Rohbau fertig ist", fügt Julius Ronner, Head of FP&A bei VodafoneZiggo, hinzu.
"Wir waren auf der Suche nach einem integrierten End-to-End-System, das Menschen wie "One Finance" ein Werkzeug an die Hand gibt, mit dem sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Ausrichtung der Ziele bei der Werkzeugauswahl
Ein wichtiges Element der Tool-Auswahl ist es, die gemeinsamen Ziele, die VodafoneZiggo mit dem neuen System im Rahmen der "Go Digital"-Strategie erreichen will, zu verdeutlichen. Julius: "Für uns waren das die weitere Professionalisierung des Reporting & Control Cycle. Wir wollten manuelle Tätigkeiten automatisieren und Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten gewinnen, um die Rolle von Business Control und FP&A zu stärken. Außerdem wollten wir die Prognoseprozesse verbessern; mehr Einblicke, die schneller und mit weniger Arbeit verfügbar sind."
"Wir waren auf der Suche nach einem integrierten End-to-End-System, das Menschen wie "One Finance" ein Werkzeug an die Hand gibt, mit dem sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können", so Sarita weiter.
Attraktiver Arbeitgeber durch die richtigen Instrumente
Neben den inhaltlichen Zielen gibt es oft noch einen weiteren Grund, der im Auswahlverfahren eine Rolle spielt: die Gewinnung neuer Mitarbeiter. "Diesen letzten Grund höre ich in letzter Zeit immer häufiger bei Auswahlverfahren. Unternehmen wollen auf dem derzeit angespannten Arbeitsmarkt eine gute technologische Perspektive bieten", sagt Tom Borsboom, Finext-Berater und eng in den Auswahlprozess bei VodafoneZiggo eingebunden.
Dies ist sicherlich auch ein wichtiger Aspekt für VodafoneZiggo. Julius: "Die Leute wollen in einem professionellen, modernen Umfeld arbeiten und stolz auf ihre Erfahrungen und ihr Wissen sein. Niemand möchte in einem Unternehmen arbeiten, in dem er sozusagen noch mit Kohlepapier arbeitet."
Umgang mit der Komplexität der Finanzen
Der Finanzbereich von VodafoneZiggo ist komplex, mit 250 Finanzdaten, vielen verschiedenen Systemen und vielen End-to-End-Finanzprozessen. Um dieser Komplexität gerecht zu werden, wurde der Auswahlprozess Finance-wide angegangen.
"Für jedes Thema haben wir uns mit den Nutzern anhand von Anwendungsfällen eingehend unterhalten, anstatt nur die kommerzielle Demo zu bewerten", sagt Sarita. Sie ist von diesem Ansatz begeistert: "Ich werde diesen Ansatz für den Rest meiner Karriere beibehalten, das war die Grundlage für die Auswahl".
Die Meinung der Nutzer zählt
Dazu gehören nicht nur die Nutzer aus der Geschäftskontrolle, sondern auch die Finanzkontrolle, das Rechnungswesen, die externe Berichterstattung und die IT. Julius: "Die Anwender wissen genau, was sie brauchen und womit sie es zu tun haben."
Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor war die Dokumentation der einzelnen Schritte. Dabei wurden nicht nur die Bewertungen notiert, sondern auch das Feedback in Textform. Julius: "So konnten wir uns die Sachfragen ansehen. Wir haben eine Reihe von Dingen nebeneinander gestellt, nicht nur die funktionalen Anforderungen, sondern auch eher technische Aspekte wie den Grad der Integration und die benötigten Schnittstellen."
"Die Nutzer wissen genau, was sie brauchen und womit sie es zu tun haben."
Detaillierte Begründung Nutzer überwiegen
Bei einer Tool-Auswahl ergeben sich allerlei Dilemmata, die es zu entscheiden gilt. So auch bei VodafoneZiggo. Zum Beispiel bei der Wahl zwischen einer Plattformlösung oder einer Summe von Punktlösungen. Ein weiteres Dilemma drehte sich um die Frage, inwieweit es möglich ist, bei der Toolauswahl von der bestehenden Präferenz für einen organisationsweiten Softwareanbieter abzuweichen.
Aus einer Longlist wird auf der Grundlage aller Eingaben eine Shortlist erstellt. Letztendlich fiel die Wahl auf OneStream, wobei die ausführliche Begründung der Nutzer und die Situation bei VodafoneZiggo den Ausschlag gaben.
Unparteiische Beratung bei der Werkzeugauswahl
Rückblickend empfand Julius den Auswahlprozess als sehr intensiv. "Bei einem Auswahlverfahren wird man wirklich mit Entscheidungen konfrontiert. Im Großen und Ganzen wussten wir genau, was wir wollten, aber wir wussten nicht genau, was wir voneinander wollten. Das zusammenzubringen und zu konkretisieren ist schwierig. Ich fand es auch lehrreich, mich mit anderen Abteilungen auszutauschen und zu lernen, ihre Prozesse zu verstehen.
Sarita und Julius äußern sich positiv über die Beratung durch Finext. Julius: "Wir haben Finext wegen seines Wissens, seines flexiblen Ansatzes und seiner Kultur gewählt. Die Berater von Finext fragen: 'Seid ihr sicher, dass ihr das meint, denn wir sehen die Dinge auch anders'. Wir wollten die Möglichkeit haben, gemeinsam zu arbeiten und nach Best Practices zu streben. Außerdem nehmen sie das Wissen aus dem Auswahlprozess mit in die Implementierungsphase."
Ein weiterer Grund für die Wahl von Finext ist seine Unparteilichkeit. Tom: "Wir sind unabhängig von Softwareanbietern und haben jahrelange Erfahrung in der Auswahl und Implementierung aller wichtigen EPM-Lösungen. Das ermöglicht uns eine unabhängige Beratung über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Systeme."
"Die Zeit, die Sie für die Auswahl aufwenden, zahlt sich später durch die getroffene Auswahl und die Vorbereitung der Umsetzung aus."
Getragene Auswahl und Einsparungen bei der Umsetzung
Der sorgfältige Ansatz bringt klare Vorteile mit sich. Julius: "Erstens konnten wir so die Werkzeuge auf eine integrierte Weise betrachten. Darüber hinaus bietet dieser Ansatz eine unterstützte Auswahl. Außerdem konnten wir so die internen Stakeholder überzeugen und dem Implementierungsteam einen guten Start ermöglichen. Das spart Geld bei der Implementierung und führte zu der Entscheidung, die Projektumsetzung in Form eines Co-Build-Ansatzes in der Linienorganisation anzusiedeln."
Die Auswahl des Tools wirkt sich positiv auf Saritas Team aus: "Für das Team Technical Reporting ist es interessant, dass wir den Punkt am Horizont nun in die Realität umsetzen. Unser Ziel ist es, dass die Nutzer optimal mit OneStream arbeiten und die Vorteile erleben können."
Investition umfangreiche Werkzeugauswahl zahlt sich aus
Das Team von VodafoneZiggo empfiehlt auf jeden Fall einen umfassenden Auswahlprozess. Julius: "Die Investition ist es wert. Die Zeit, die man in die Auswahl investiert, zahlt sich später durch die getroffenen Entscheidungen und die Vorbereitung der Implementierung aus."
