Arlanxeo ist ein weltweit führender Hersteller von synthetischem Kautschuk. Als das Unternehmen seine eigene IT-Umgebung aufbauen musste, entschied es sich für den Einsatz der neuesten Technologie. Die erste Implementierung von SAP BPC Optimised for S/4HANA in Europa vereinfacht die Konsolidierung und bietet Einblicke in Echtzeit.
Joint Venture erfordert eigene Konsolidierung
Arlanxeo wurde im Jahr 2016 als Joint Venture gegründet. Bis dahin war die Produktion von synthetischem Kautschuk Teil von LANXESS und nutzte die Berichts- und Konsolidierungsinstrumente der Muttergesellschaft. "In dem Moment, in dem das Joint Venture gegründet wurde, wussten wir, dass wir mit dem Aufbau unserer eigenen Konzernfunktionen beginnen mussten", sagt Manfred Wicker, Leiter des Bereichs Finance & Controlling Platforms bei Arlanxeo. Der Konsolidierungsprozess wurde durch den Einsatz von SAP BPC, optimiert für S/4HANA, vereinfacht.
Obwohl das Unternehmen relativ jung ist, blickt es auf eine lange Geschichte zurück: Das Patent für die Herstellung von synthetischem Kautschuk stammt aus dem Jahr 1909. Das Unternehmen hat heute Werke in neun Ländern und ist auf Hochleistungskautschuke spezialisiert. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Maastricht beschäftigt mehr als 3.900 Mitarbeiter.
Aufbau einer völlig neuen IT-Architektur
Der Aufbau einer völlig neuen IT-Architektur ist eine große Chance, einen reibungslosen Konsolidierungsprozess zu schaffen. "Bei LANXESS hatten wir einige Probleme mit der Schnittstelle zwischen ERP und dem Konsolidierungssystem. Der Aufbau und die Pflege dieser Schnittstelle war zeitaufwändig und teuer. Deshalb wollten wir die Schnittstelle in der neuen Situation deutlich vereinfachen", erklärt Manfred.
Um das Beste aus der neuen Struktur herauszuholen, hat das Unternehmen auch gleich einen kritischen Blick auf seine aktuellen Prozesse geworfen. "Wir haben einen neuen Konzernkontenplan erstellt, der mit dem Transaktionsplan übereinstimmt. Wir haben auch damit begonnen, dasselbe Berichtspaket für Ist- und Planrechnungen zu verwenden. Das ist nicht nur effizienter, sondern erleichtert den Anwendern auch den Vergleich der beiden Berichte", sagt Ingrid Fredrix, Leiterin der Finanzbuchhaltung und Konsolidierung bei Arlanxeo.
"Ergreifen Sie die Gelegenheit zu einem radikalen Wandel. Die Vereinheitlichung bringt echte Vorteile mit sich und spart Zeit und Mühe beim Endprodukt.
Erste Implementierung von SAP BPC Optimized for HANA in Europa
Das Unternehmen hatte sich bereits für S/4HANA entschieden und suchte auch nach einer SAP-Lösung für die Konsolidierung. "Nachdem wir die verschiedenen BPC-Optionen besprochen hatten, empfahl uns SAP, SAP BPC Optimised for HANA zu verwenden", sagt Manfred.
Mit der Wahl dieser neuen Technologie nimmt das Unternehmen eine Vorreiterrolle ein: In Europa ist dies die erste Implementierung von SAP BPC Optimised for HANA überhaupt und eine der ersten weltweit.
Die Einführung einer neuen Technologie erfordert viel Liebe zum Detail. "Wir wollten sicherstellen, dass alle Prozesse korrekt, wartbar und benutzerfreundlich sind. Im klassischen SAP BPC war es zum Beispiel einfach, Eingabeschemata zu erstellen, aber in der optimierten BPC-Version mussten wir einen Weg finden, um es benutzerfreundlicher zu machen", sagt Bastiaan Sanders. Als leitender Berater bei Plainwater ist Bastiaan Sanders eng in die Architektur und Implementierung des neuen Systems bei Arlanxeo eingebunden.
Agiler Projektansatz hilft bei größeren Änderungen während des Projekts
Um eine effektive Entscheidungsfindung zu gewährleisten, wählte das Projektteam einen agilen Projektansatz. "Da wir eine komplett neue IT-Landschaft aufbauten, hatten wir noch kein vollständiges Bild von den Details. Außerdem war SAP BPC Optimised noch so neu, dass nicht ganz klar war, welche Möglichkeiten es uns bieten würde", sagt Ingrid.
Während des Projekts traten zwei weitere Herausforderungen auf. Erstens ging das Unternehmen zu 100 % in den Besitz von Saudi Aramco über. Dadurch verkürzte sich der Zeitplan für die Implementierung um bis zu drei Monate. Darüber hinaus wurde der Server während der Implementierung von vor Ort auf die private Cloud von SAP, die HANA Enterprise Cloud, umgestellt.
Trotz dieser Herausforderungen konnte das neue Konsolidierungssystem innerhalb weniger Monate in Betrieb genommen werden. "Der agile Ansatz machte es uns viel leichter, uns an all diese Veränderungen anzupassen. Hätten wir eine Wasserfallmethode angewandt, wären solch große Änderungen nicht möglich gewesen oder hätten zumindest länger gedauert", erklärt Ingrid.
Schnellerer und flexiblerer Konsolidierungsprozess mit S/4HANA
Sowohl Manfred als auch Ingrid sind von den Ergebnissen der neuen Landschaft begeistert: "Wir haben die Prozesse vereinfacht und verwenden jetzt mehr Standardfunktionen. Das macht die Konsolidierung schneller und gibt uns mehr Flexibilität, Dinge anzupassen", erklärt Manfred. "Sobald alle Unternehmen vollständig auf S/4HANA umgestellt sind, erwarte ich, dass der Abschluss 2 bis 3 Tage schneller erfolgen wird", stimmt Ingrid zu.
Ein weiterer Vorteil ist, dass das Unternehmen von drei verschiedenen Gewinn- und Verlustberichten zu einem einzigen übergegangen ist. "In der alten Struktur hatten wir verschiedene GuV-Berichte für rechtliche, Management- und Buchhaltungszwecke. Jetzt können wir alle Fragen aus einer Quelle beantworten. Das macht die tägliche Arbeit in der Buchhaltung viel einfacher."
Direkter Zugang zu Echtzeitdaten
Außerdem bietet der direkte Zugriff auf die Daten Einblicke in Echtzeit. "Wir können die Daten in Echtzeit für die Konsolidierung nutzen, indem wir direkt auf die Daten zugreifen, ohne eine Schnittstelle oder Zuordnungstabellen. Früher haben wir die Daten einmal am Tag aus dem ERP-System in das Konsolidierungssystem gezogen, jetzt so oft wir wollen", sagt Manfred.
Der nächste Schritt ist ein Schnellabschlussprojekt, das von 10 auf sechs Tage verkürzt werden soll. "Wir müssen unseren Abschluss für Saudi Aramco beschleunigen", sagt Manfred. "Zunächst müssen wir die Abschlussschritte im ERP-Teil standardisieren, dann wollen wir die Schritte in den Abschlussbuchungen automatisieren. Wir schauen uns auch verschiedene RPA-Lösungen an, zum Beispiel um die Eingangsrechnungen zu robotisieren."
Ergreifen Sie die Gelegenheit, einen radikalen Wandel herbeizuführen
Auf die Frage nach Ratschlägen für andere Organisationen, die eine neue IT-Umgebung einführen wollen, sagt Ingrid: "Nutzen Sie die Gelegenheit zu einer radikalen Veränderung. Die Vereinheitlichung bringt echte Vorteile mit sich, denn sie spart Zeit und Aufwand für das Endprodukt. Selbst wenn Sie nur Ihr ERP- oder Konsolidierungssystem ändern, hebt der Ausstieg aus beiden Systemen Ihren Gesamtprozess auf die nächste Stufe."
"Konzentrieren Sie sich auf das S des Einfachen".
"Konzentrieren Sie sich auf das S von Simple", schließt Manfred. "Es ist wirklich sinnvoll, dem Gedanken der Vereinfachung zu folgen, indem man die Standardprozesse im Konsolidierungsprozess mit s/4hana so weit wie möglich nutzt. Das mag anfangs nicht einfach sein, aber in Zukunft wird es viel einfacher sein, als das Tool an den aktuellen Prozess anzupassen."
