5 tips voor een effectieve implementatie van een rolling forecast

Het grote verschil tussen een budget en een rolling forecast?

Voor we in de aanpak voor een effectieve implementatie van een rolling forecast duiken, is het goed om nog even kort te kijken naar wat een rolling forecast eigenlijk is. Een rolling forecast heeft een schuiven de horizon, elke maand haal je de afgelopen maand eraf en voeg je een maand aan het einde toe. Zo kijk je altijd een vast aantal maanden vooruit.  

De voordelen? Zodra je je jaarbudget gemaakt hebt, is het eigenlijk al verouderd. Met een rolling forecast herzie je maandelijks je plannen. Hierdoor kun je eenvoudig ontwikkelingen doorvoeren. Denk bijvoorbeeld aan interne ontwikkelingen, maar zeker ook aan macro-economische gebeurtenissen. Want één ding staat vast: ook jouw organisatie wordt beïnvloed door allerlei onverwachte ontwikkelingen.

Daarnaast is een rolling forecast jaar overschrijdend, wat het makkelijker maakt om verder vooruit te kijken dan alleen het huidige jaar. Een derde voordeel is procesmatig: het is een mooie start voor het jaarbudget datje toch moet maken. Met een rolling forecast wordt het budgetproces een iteratief proces, waardoor de aanloop naar je budget korter wordt.

5 tips uit de praktijk voor een effectieve implementatie van een rolling forecast

Met een slimme aanpak kun je zonder aarzelingen aan de implementatie beginnen. Deze tips uit de praktijk helpen je om snel de voordelen te gaan plukken:

1.    Stel vast waarom een rolling forecast voor jouw organisatie nuttig is

Door vooraf goed door te spreken welke problemen je wilt oplossen met de invoer vaneen rolling forecast, is het eenvoudiger om tijdens de implementatie de juiste keuzes te maken. Per branche of organisatie kan de belangrijkste reden om een rolling forecast in te voeren wisselen.

Zo zien we vaak in productiebedrijven dat de afstemming tussen sales en de fabriek niet optimaal is. Hierdoor worden producten wel succesvol verkocht, maar niet of onvoldoende geproduceerd. Dit leidt tot klachten en omzetverlies. Een rolling forecast helpt dan om sales en productie beter op elkaar af te stemmen.

Ook helpt het doel om te bepalen welke horizon verstandig is; hoeveel maanden wil jij vooruitkijken voor jouw organisatie en binnen jouw markt?

2.    Begin vooral niet te groot

Natuurlijk is het verleidelijk om meteen alle processen beet te pakken. Maar je kunt veel beter klein beginnen. Door eerst een pilot voor een afgebakend stukje te doen,kun je de organisatie laten wennen. Dit kan zelfs een klein stukje van een ketenproces zijn. Bedenk daarbij ook hoeveel finance- of IT-kennis de gebruikers hebben.

In ons productievoorbeeld is het bijvoorbeeld handig om eerst alleen naar de afzette kijken. Stel, we gaan uit van een horizon van 18 maanden. Dan hoeven de eindgebruikers niets anders te doen dan maand 17 te controleren en maand 18 aan te vullen. De rest wordt automatisch gevuld. Een stuk minder werk voor meer inzicht dus.

Zodra de eindgebruikers deze manier van werken geadopteerd hebben, kun je de andere processen beetpakken. Uiteindelijk wil je al je omzetstromen, winst, regio’s,productie et cetera op deze manier gaan forecasten.

3.    Kies bewust je seasonality

Seasonality is essentieel voor het maken van een budget en forecast. Bij een jaarbudget en-forecast is het toepassen daarvan vrij logisch. Maar welke afwegingen maak je bij een rolling forecast, waarbij 18 maanden soms 2 jaar overbrugt? Stel, de huidige periode is december; dan kijk je bij 18 maanden vooruit zowel naar januari volgend jaar als naar de januari van het jaar daarop. Welke januari pakje dan voor de seasonality, de laatste januari of die van 2 jaar geleden?

Ons advies is vaak om ervoor te zorgen dat je niet 2 keer dezelfde seasonality gebruikt binnen één forecast. Dat betekent dat je voor de aankomende januari de seasonality van 2 jaar geleden pakt. Deze keuze is belangrijk, zeker bij constante groei, omdat je zo de historische groei intact houdt.

4.    Zet een duidelijk slot op de maand

Zorg voor een harde deadline voor het doen van aanpassingen. Spreek bijvoorbeeld af dat de forecast vanaf de 23^e dicht gaat. Heeft iemand nog aanpassingen? Dan moeten die wachten tot de volgende maand. Zo heeft de manager van de afdeling of business unit nog de tijd tot het eind van de maand om de aanpassingen goed te keuren.

Neem bij het bepalen van de deadline een vaste dag van de maand, zodat iedereen gaat werken met een maandstructuur. Voor financials heel gewoon, voor andere disciplines soms even wennen. Zorg daarbij voor voldoende ruimte tussen de deadline en het einde van de maand, zodat er ook bij weekenden of feestdagen genoeg werkdagen zijn voor de goedkeuringsronde.

5.    Automatiseer zoveel mogelijk – er kan meer dan je misschien denkt

Niet alleen de bovengenoemde approval flow kun je goed automatiseren, de hele rolling forecast wordt vooral effectief als je zoveel mogelijk van het proces automatiseert. Een slimme inrichting zorgt er bijvoorbeeld voor dat een totale omzetwaarde voor 18 maanden op basis van de historische seasonality van de eigen organisatie automatisch op de juiste manier verdeeld wordt over de 18 individuele maanden. Dat scheelt niet alleen veel tijd, maar is ook veel nauwkeuriger.

En dat is slechts een van de voorbeelden. Prettig aan Oracle Planning en Budgetting is dat Oracle goed uitzonderingen toelaat, waardoor je ook moeilijke modellen relatief eenvoudig kunt opnemen. Benieuwd naar wat Oracle zelf zegt over rolling forecast? Dat vind je in hun artikel What are Rolling Forecasts and How to Use Them in Enterprise Planning and Budgeting?

Daarnaast geldt voor elke EPM-cloud oplossing dat alles in de cloud staat, waardoor gebruikers wereldwijd aanpassingen realtime zien. Dat scheelt veel in versiebeheer en alle nadelen die daarbij komen kijken.

Geen gesneden koek, maar wel behapbaar

Betekent dit alles dat een implementatie van een rolling forecast een routine ingreep is? Nee, zeker niet. Er komt veel bij kijken en er moeten de nodige keuzes gemaakt worden.Maar het is wel een behapbare implementatie, die je veel voordelen oplevert.