Account Reconciliation: Inzichten van Rico van Os van Peterson en Control Union

Wie ben je en wat is je functie?

"Ik ben Rico van Os en mijn functie is Group Controller bij het bedrijf Peterson en Control Union. Voorheen werkte ik 7 jaar als registeraccountant bij EY, waar ik voornamelijk jaarrekeningen controleerde. Nu werk ik aan de andere kant van de tafel, waar ik onder andere met behulp van CCH Tagetik onze jaarrekeningen opstel en consolidaties uitvoer. Ook ben ik betrokken bij transaction matching, wat op factuurniveau plaatsvindt en leidt tot accountreconciliatie."

Hoe hangt jouw functie samen met accountreconciliatie?

"In mijn functie ben ik samen met mijn leidinggevende verantwoordelijk voor de implementatie van het CCH Tagetik-softwarepakket, inclusief de inrichting van transaction matching. We matchen nu bij Peterson op variabelen zoals factuurnummer, bedrag, entiteit, noem het maar op. Ik faciliteer de accountreconciliatie door ervoor te zorgen dat de tool beschikbaar is voor onze gebruikers en begeleid gebruikers bij het proces, van het invullen van templates tot het matchen van transacties."

Heb je ooit zelf een handmatige accountreconciliatie gedaan?

"Nee, dat heb ik nooit gedaan. In mijn vorige rol als registeraccountant was ik voornamelijk bezig met het controleren van jaarrekeningen en niet met accountreconciliatie, laat staan handmatig."

Wat zie jij als de valkuilen van accountreconciliatie zonder software?

"Wat ik zie als valkuilen van accountreconciliatie zonder software is dat handmatige reconciliatie foutgevoelig is. Met software kunnen we bijvoorbeeld validaties toepassen bij het uploaden van gegevens, zoals het controleren of de bedragen in de kolommen zowel negatief zijn voor omzetregels, in plaats van dat een van de bedragen negatief is en de andere positief. Deze validaties worden al aan de voorkant bij het uploaden van gegevens in Tagetik geconstateerd, wat fouten voorkomt. Daarnaast biedt software een centrale database waarin alle gegevens worden opgeslagen, waardoor gedetailleerde analyses mogelijk zijn. Voor ons, omdat we op factuurniveau werken, is dit bijzonder waardevol. We kunnen bijvoorbeeld zien hoe lang facturen openstaan, zelfs facturen van 2020 die nog niet zijn betaald. Dit geeft ons waardevolle inzichten die we niet zouden hebben als we handmatige accountreconciliatie zouden doen. Bovendien, gezien het aantal bedrijven waarmee we werken, meer dan 150, zou handmatige reconciliatie gewoon onhaalbaar zijn gezien de omvang van ons bedrijf."

In marketingmateriaal lezen we dat softwarematige accountreconciliatie en/of transactie-matching veel tijd bespaart. Wat zijn jouw ervaringen in de praktijk?

"Wat ik zie als de voordelen van softwarematige accountreconciliatie en transactie-matching in de praktijk zijn onder andere een aanzienlijke vermindering van de foutgevoeligheid. Met software kunnen we gegevens nauwkeurig analyseren, wat helpt bij het identificeren van problemen en het opstellen van een plan van aanpak. Bijvoorbeeld, hoe gaan we ervoor zorgen dat oude intercompany facturen worden betaald? Dit soort vragen kunnen we beter beantwoorden dankzij de software. Het belangrijkste is dat het gebruik van de software discussies binnen de groep over openstaande posities stimuleert. Dankzij de software kunnen we alle gegevens verzamelen en analyseren, waardoor deze discussies duidelijk worden en we oplossingen kunnen vinden."

Wat zijn jouw ervaringen met betrekking tot de implementatie van de CCH Tagetik-oplossing voor accountreconciliatie en transactie-matching?

"Onze implementatie van Tagetik verliep vrij snel. In slechts 3 maanden hebben we de volledige implementatie afgerond, inclusief consolidatie, transaction matching, maandelijkse rapportage en meer. We waren early adopter, dus in het begin kwamen we wat bugs tegen, bijvoorbeeld dat het aantal regels dat werd ingelezen drie keer verdubbelde. Dit zorgde voor enige spanning en de vraag hoe we dit zouden aanpakken. Gelukkig hebben we samen met de experts van Finext deze uitdaging binnen 2 tot 3 dagen opgelost, waardoor de software weer naar behoren functioneerde.

De implementatie van Tagetik heeft ons proces aanzienlijk gestroomlijnd, vooral op het niveau van transactiematching. Dit heeft bijgedragen aan de efficiëntie, ook bij de externe accountants tijdens de controle van de jaarrekening. We kunnen nu duidelijk aantonen wat er is gedaan, hoe het is gedaan en wat er wel en niet is afgestemd, inclusief de redenen voor eventuele afwijkingen. Dit biedt een solide audit-trail die we gemakkelijk aan onze externe accountant kunnen verstrekken. De implementatie verliep zeer positief en snel."

Wat zou je zeggen tegen een financiële professional die overweegt om accountreconciliatie te automatiseren?

"Ik zou hen serieus aanraden om Tagetik te overwegen en de mogelijkheden die Tagetik op dit gebied te bieden heeft nader te onderzoeken. Het geeft real-time inzicht, verbetert de betrouwbaarheid van financiële gegevens en draagt bij aan managementinformatie. Ik zou ook aanraden om niet alleen accountreconciliatie, maar ook transaction matching op het laagste niveau te overwegen, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf."

Meer weten over account reconciliation en corporate reporting?

Op 28 maart organiseren wij The Future of Corporate Reporting, hét evenement voor de finance, sustainability en corporate reporting professional die voorbereid wil zijn op de toekomst van dit vakgebied. Meld je aan via deze link!