Catch Up – Oracle PBC

Oracle PBC (Planning & Budgeting Cloud) in één zin

Deze flexibele cloud oplossing voor plannen en budgetteren heeft zich al een aantal jaar in de praktijk bewezen.

De top-3 features van Oracle PBC

Elke Performance Managementoplossing helpt je om meer inzicht te krijgen, bijvoorbeeld in de financiële cijfers en het presteren van de organisatie. Oracle PBC uiteraard ook. Maar wat is nu echt bijzonder aan deze oplossing?

1. Driver based setup

Inmiddels hebben we Oracle PBC bij een groot aantal organisaties geïmplementeerd, waaronder ook de eerste implementatie in de Benelux. Wat opvalt bij al deze implementaties is de kracht van de tool. Je kunt diverse driver based forecasting modellen inrichten, denk hierbij aan een financieel, sales- of marketing- planningsmodel, waardoor je snel inzicht krijgt in diverse scenario’s. Denk bijvoorbeeld aan het effect van volumedalingen of stijgingen per land, productcategorie, of aan de impact van loonsverhogingen.

2. What-if analyses en sandboxing

De flexibiliteit van de tool laat zich ook zien bij het tegen elkaar afzetten van diverse scenario’s. Je kunt eenvoudig verschillende what-if analyses uitvoeren. Denk aan best and worst case, maar ook aan verschillende versies van het budget.

In de praktijk zien we dat plannings- en forecastingsmodellen sterk afhankelijk zijn van het type business waarin een organisatie zich bevindt. Hiervoor hebben we dan ook diverse templates ontwikkeld, zoals een retail-, FTE-, Capex- en salesmodel.

3. Workflow voor complete budgetingcycle

De hele workflow rondom de planning- en budgetteringcyclus kan worden ondersteund. De relevante betrokkenen binnen je organisatie ontvangen bijvoorbeeld takenlijsten. Deze takenlijsten zijn geïntegreerd met Outlook, waardoor je eenvoudig alles kunt schedulen. Deze structuur biedt houvast en ondersteunt de financials in het budgetteringsproces. Hierdoor is er minder kans op fouten of het te laat opleveren van de cijfers.

Bij welk type organisatie past Oracle PBC?

Deze oplossing is vooral geschikt voor organisaties die grip willen houden op de business en de cashflow. We denken dan aan organisaties die graag accuraat willen weten waar ze aan het eind van het jaar op uit gaan komen. De krachtige driver based set up en de what-if analyses geven snel inzicht in de verschillende scenario’s.

Deze planningsoplossing is al zoveel jaren doorontwikkeld dat alle complexiteiten die in de markten aanwezig kunnen zijn, binnen de tool opgelost kunnen worden. Ook zijn er veel best practices beschikbaar.

Daarnaast past PBC bij organisaties die op zoek zijn naar een schaalbare oplossing. In de praktijk zien we bij diverse internationale organisaties dat zij naast de strategische planning ook de operationele planning hebben opgenomen in de tool.

PBC is daarnaast heel geschikt voor organisaties die niet afhankelijk willen zijn van IT. Deze oplossing staat volledig in de cloud en is eenvoudig te beheren door financials. Je kunt veel gebruik maken van out-of-the-box-functionaliteiten. Daarnaast past Oracle PBC goed bij organisaties die Oracle gebruiken voor hun consolidatieprocessen; in combinatie met Oracle HFM of Oracle FCC kun je zo een geïntegreerd informatielandschap creëren.

Voor wie is Oracle PBC interessant?

Als plannings- en budgetteringsoplossing is Oracle PBC volgens ons zowel geschikt voor business controllers binnen de afdelingen, maar ook voor group controllers op het hoofdkantoor.

In de praktijk zien we dat de tool binnen organisaties breed wordt gebruikt. Door de manager financial planning & analyses, maar ook door de salesdirector of marketingmanager. Zo zien we dat de sales en marketingmensen binnen een internationale producent allemaal PBC gebruiken.

Oracle zegt zelf dat het een ‘finance driven solution’ is, en dat merken we in de praktijk. De tool is functioneel opgezet en vanuit het perspectief van de financial geconfigureerd.

De cloudoplossing is dan ook gebruiksvriendelijk; binnen de tool kun je via ‘tegeltjes’ navigeren. Daarnaast kun je jezelf per onderdeel trainen via de onlinetrainingsfilmpjes van Oracle. Deze laten bijvoorbeeld zien hoe je de software kunt configureren. Ook zijn er online best practices beschikbaar.

Fijne functionaliteiten

Uit onze tests blijkt dat de plannings- en budgetteringsprocessen goed werken.

Een aantal functionaliteiten zijn zo prettig, dat we ze graag extra belichten:

• Spreaden; de tool herkent seizoenspatronen. Stel, je verkoopt ijs. Dan verkoop je 80% van de producten in juli en augustus. Het systeem kan op basis van de historische gegevens en je target de ijsverkopen automatisch verdelen over het jaar op basis van historische gegevens.
• Predictive planning. Daarbij kun je verschillende bedrijfsspecifieke dimensies inrichten; over meerdere producten, meerdere landen en meerdere afdelingen. Ook kun je aan bepaalde posten binnen je p&l dezelfde weging meegeven, bijvoorbeeld een indexatie van de salariskosten die je over alle afdelingen gelijk wilt verdelen.
• De software bewaart alle budgetversies. Hierdoor kun je eenvoudig een afwijking tussen versie 1 en versie 6 achterhalen.
• Op basis van best practices heeft Finext binnen PBC branche-specifieke templates ontwikkeld, bijvoorbeeld voor retail planning, financial planning, planning for education en salesplanning. Dit versoepelt de implementatie en het planningsproces.
• Takenlijsten; elke betrokkene in het afsluitingsproces krijgt taken toebedeeld. Via de integratie met de kalender komen deze taken automatisch op. Dit vermindert het wachten op mensen die te laat aanleveren, en de totale closing-duur.

Implementatie en beheer

De implementatie is relatief eenvoudig. Uiteraard speelt de complexiteit van je plannings- en budgetteringsproces een rol. In de praktijk hebben we binnen vier tot zes weken een eerste model klaar. Hierbij helpen de door Finext ontwikkelde templates om een basis neer te zetten.

Het beheer van deze oplossing is eenvoudig. Via de cloud wordt je automatisch geüpgraded, hierdoor zit je altijd op de laatste versie met de laatste features en functionaliteiten. Daarnaast kun je als gebruiker zelf entiteiten, producten en accounts toevoegen. Ook kun je zelf eenvoudig de dashboards aanpassen.

In de cloud

De naam geeft het al aan: PBC is volledig cloudbased. Het is onderdeel van een groter cloudplatform. Hierin gebruikt Oracle dezelfde motor voor planning, consolidatie, reporting, tax en managementinformatie. Via point solutions zoals PBC geeft het platform een aparte oplossing voor elk onderdeel van het financiële proces.

Het platform performt goed. PBC heeft bijvoorbeeld een uptime van 99,9%. Daarnaast biedt het de voordelen van een cloudoplossing; zo verschuif je de kosten van Capex naar Opex. De licenties zijn schaalbaar, per maand kun je users bij- en afschalen.

De toekomst

Het is duidelijk dat Oracle in de cloud de toekomst ziet. Naast PBC zijn ook andere cloudoplossingen geïntroduceerd, zoals FCC voor consolidatie en rapportage.